Por Vagner Santana, diretor de Tecnologia da Apdata

Você sabia que os colaboradores que passam por um processo de onboarding tem 69% a mais de probabilidade de permanecer na empresa por três anos seguidos? O dado, extraído de uma pesquisa da SHRM Foundation, evidencia a necessidade de acolher os novos profissionais com um programa estruturado. A ideia é fazer com que eles se sintam parte da organização desde a aprovação no processo seletivo.

Na prática, o termo em inglês onboarding significa embarcar. No contexto corporativo, trata-se de um conjunto de procedimentos adotados para adaptar e capacitar o novo colaborador quanto às suas funções, cultura e procedimentos da companhia e o que a empresa espera dele enquanto profissional. É praticamente um “mergulho” em tudo o que diz respeito à organização.

Por entender a importância desse processo, compartilho quatro boas práticas que acredito serem fundamentais para um onboarding de sucesso:

Considere o onboarding como estratégia de negócio da companhia – Em geral, uma integração desmembrada causa três problemas: frustra os novos colaboradores, que vão levar muito mais tempo para conseguir desempenhar completamente suas funções; prejudica a empresa como um todo, devido aos riscos de reduzir o engajamento e elevar as taxas de rotatividade; e reduz a eficiência do profissional, pois, em alguns casos, na ânsia de que o colaborador inicie as atividades, muitas organizações se esquecem de solicitar documentos importantes ou oferecem treinamentos inadequados.

Comece o onboarding assim que o funcionário for aprovado – Segundo dados divulgados pelo IBOPE em 2017, em 64% das empresas o processo de admissão chega a durar duas semanas. Em uma parcela menor das organizações (5%) dura até um mês. Ou seja, há tempo suficiente para adiantar o processo de onboarding por meio do envio de documentos digitais e essa iniciativa tende a otimizar o tempo do RH.

Entre as tarefas possíveis de serem cumpridas estão o preenchimento de documentos com informações para o pagamento do salário e dos benefícios, além de formulários de admissão, entre outros. Também é recomendado disponibilizar materiais da empresa para que os novos membros do time tenham a chance de saber mais sobre a história e os valores da organização.

Apoie-se em soluções de tecnologia – Sempre que um processo passa a ser automatizado, a tendência é que os profissionais responsáveis pela ação, neste caso os de RH e os gestores da área, ganham mais tempo para dedicar a atividades puramente estratégicas. Além disso, no caso de contratações, reduz-se os riscos de erros relacionados à entrega dos documentos, que podem gerar problemas entre a empresa e o Governo.

Centralize as informações de onboarding em uma única plataforma – Hoje, os sistemas mais modernos de Recursos Humanos auxiliam as empresas a realizar o onboarding na organização. Com a solução de tecnologia adequada, é possível centralizar os materiais de integração em uma única plataforma de gestão de talentos, possibilitando manter um rastreamento dos estágios completados no onboarding por cada funcionário.

Na ferramenta, também é possível identificar quem ainda não iniciou o processo, os que têm documentos pendentes, quem ainda não concluiu os treinamentos propostos e quais passos ainda faltam para que cada funcionário finalize a ação. Nestes casos, tanto o gestor da área contratante quanto o RH consegue ter uma visão completa da situação do colaborador.

Entendo que cada profissional tem um período de adaptação próprio. Mas, acredite, com um programa de onboarding estruturado e apoiado em tecnologias adequadas, é possível automatizar boa parte das etapas, gerando mais agilidade à integração do funcionário ao time. Tudo isso aumentam, de maneira significativa, as chances de engajamento do colaborador já no primeiro dia!