Qual é o verdadeiro propósito da comunicação interna? Segundo o escritor e jornalista israelense David Grossman, informar é apenas um de seus objetivos. Quando o trabalho é excepcional, ela não só transmite informações, como engaja e conecta os colaboradores, especialmente em tempos de trabalho remoto e processos cada vez mais digitais. Não por acaso, as plataformas de comunicação interna se tornaram uma estratégia crucial no contexto organizacional, ganhando versões e funcionalidades diversas para garantir um ambiente colaborativo e integrado.

Embora o conteúdo seja “rei”, a forma como ele é compartilhado e acessado faz toda a diferença. Imagine ter dezenas de benefícios à disposição, mas todos dispersos em diferentes aplicativos, cada um com seu respectivo login, além de comunicações esparsas em diversos canais. Isso não apenas dificulta o acesso às informações, como também desmotiva o colaborador a participar da narrativa interna, comprometendo o engajamento no que é relevante à organização. Daí a importância das plataformas de comunicação interna no cenário atual: ao agregar serviços e informação, elas garantem acesso fácil e intuitivo ao conteúdo institucional, ao mesmo tempo em que estimulam as interações entre as equipes.

Ambiente integrativo e democrático

Naturalmente, as redes sociais internas são plataformas extremamente eficazes do ponto de vista da comunicação interna e podem ser grandes aliadas da cultura organizacional quando bem estruturadas. É o que aponta a gerente de Comunicação Interna da TIM Brasil, Carolina Paiva. “À medida que concentram em um único lugar a comunicação oficial da companhia, essas plataformas também abrem espaço para as expressões individuais,” explica a porta-voz.

As plataformas de comunicação interna são ambientes bastante democráticos, onde os colaboradores podem interagir livremente com executivos e profissionais de outros setores, mediante postagens abertas e comentários. Além disso, elas estimulam a troca de experiências e a celebração de conquistas, tanto pessoais quanto coletivas. “É um lugar onde cada pessoa pode expressar suas ideias, fortalecer a cultura e o engajamento”, complementa Carolina.

Por esse motivo, são necessárias diretrizes simples e claras para assegurar que o ambiente virtual seja amigável. Não se trata aqui de censurar a conduta alheia, e sim garantir uma postura ética dentro das plataformas, alinhada aos valores da empresa. “No meu entendimento, baseado na experiência que tive até agora, a rede social só contribui para a confiança e engajamento das pessoas”, sublinha a porta-voz da TIM. Ela destaca que, através das plataformas, também é possível apoiar a criação de diversos grupos de afinidade, do clube do livro até a organização de caronas. No final das contas, o virtual pode contribuir de maneira significativa para fortalecer os laços entre os colaboradores, mas a tarefa não é nada fácil.

Plataformas de comunicação interna

Embora tudo isso funcione facilmente do ponto de vista técnico, engajar pessoas é, com certeza, um dos desafios mais complexos. Para Adriana Maia, diretora de Comunicação da IOB, empresa especializada em software de gestão empresarial e contábil, a eficiência dessas plataformas depende de três fatores fundamentais: atratividade, curadoria e usabilidade. “O engajamento é uma questão importante. Podemos investir e instalar uma plataforma de última geração, mas se as pessoas não a usarem, não se sentirem atraídas ou conectadas a ela, não adianta nada. Ela perde o sentido”, analisa a especialista.

Na visão de José Carlos Nascimento, diretor de Pessoas e Cultura da IOB, para que as plataformas de comunicação interna sejam eficazes, os colaboradores precisam, antes de tudo, reconhecer a utilidade delas, o que demanda uma mudança de mindset. Para a IOB, que opera 100% remotamente, uma comunicação eficiente é determinante para o andamento das atividades. “Sem estarmos nos escritórios, precisamos ainda mais nos comunicar com as pessoas e enfatizar a importância da comunicação para a liderança. Os colaboradores devem entender o que acontece na empresa e sentir que pertencem a ela”, complementa José.

Não é por acaso que a implantação das plataformas de comunicação interna é bastante desafiadora. Como bem destaca a gerente de Comunicação Interna da TIM Brasil, Carolina Paiva, não basta simplesmente disponibilizar o canal; a implantação requer estudos detalhados sobre a vocação de cada canal ativo, incluindo a avaliação da necessidade de adaptar ou descontinuar alguns deles. “Por isso, acredito que dar valor à voz das pessoas que postam na rede é uma forma de incentivar a presença cada vez maior do time na rede social”, acrescenta.

Ferramenta indispensável

Por isso, mesmo que a escolha das plataformas internas seja uma decisão “top-down”, os times de comunicação e recursos humanos devem entrar em cena para garantir que os colaboradores compreendam importância delas e possam aproveitá-las ao máximo. Em outras palavras, Adriana Maia ressalta que é preciso tornar esse novo ambiente interativo “indispensável” às pessoas.

Mas como fazer isso? Com curadoria de conteúdo e condicionamento. Em vez de um simples “copy-paste”, um conteúdo mais elaborado, utilizando a linguagem e o tom de voz da empresa, pode ser um ponto de virada no quesito “engajamento”. Caso contrário, corre-se o risco de banalizar a ferramenta com informações dispersas ou repetitivas. “Se houver conteúdo demais, tudo perde a importância. Não pode ser disperso demais, parecendo apenas um canal qualquer, mas também não pode ser sobrecarregado a ponto de se tornar apenas barulho”, pondera a diretora de Comunicação da IOB.

Desafio na IOB

Desde o lançamento da intranet da empresa em setembro de 2021, o trabalho de sensibilização sobre a nova plataforma foi contínuo até que ela fosse plenamente incorporada à rotina dos colaboradores. A equipe de comunicação interna compartilhou mensagens, gerenciou o conteúdo e garantiu a curadoria das pautas e histórias, trazendo a perspectiva de diversos colaboradores, desde gestores até estagiários e analistas. “Não é só o gestor ou o presidente que tem lugar de fala. Todos nós temos muito o que dizer, por isso precisamos representar todo o público”, enfatiza José Carlos Nascimento.

A utilização plena da intranet exigiu muito treinamento, conversas e sensibilização dos gestores, que, por sua vez, repassavam as informações para suas equipes. É importante lembrar que, independentemente da plataforma ou canal de comunicação, o envolvimento dos gestores é sempre fundamental. Naturalmente, quando um deles decide adotar um novo método de trabalho, a implementação se torna muito mais rápida e eficaz.

Humanização

Embora não haja uma fórmula secreta que garanta likes infinitos, as plataformas de comunicação interna devem ser, antes de tudo, centradas nas pessoas – em suas necessidades e interesses. O sucesso reside em abrir espaço para as histórias e pontos de vista das pessoas, colocando-as como protagonistas. “Quando vamos contar uma história na intranet, seja sobre o lançamento de um produto ou algo mais descontraído, sempre trazemos a perspectiva do colaborador. Mesmo quando o assunto é mais sério, buscamos humanizar ao mostrar quem é aquele colaborador”, explica Adriana. Desse modo, a IOB consegue trabalhar a tecnologia a seu favor, humanizando sua comunicação com o público interno, enquanto o engaja nas pautas internas.

Além disso, há o fator “usabilidade” que inclui a adoção de atalhos para facilitar a navegação. Na IOB, por exemplo, a intranet da empresa é configurada como a página padrão em todos os navegadores, funcionando como um hub de atalhos para tudo o que é importante na empresa. Por meio dela, o colaborador consegue acessar o holerite, conferir detalhes acerca do plano de saúde e muito mais, tornando a plataforma muito mais atrativa e funcional. “Se fôssemos esperar que as pessoas abrissem o navegador e digitassem o endereço, não daria certo. Dessa forma, as pessoas sabem que tudo o que precisam está lá; basta clicar e acessar.”

Unificar ou centralizar, eis a questão

Com tantas ferramentas e plataformas disponíveis no mercado, desde opções voltadas para a saúde mental até práticas de ioga, surge a pergunta: é melhor centralizar a comunicação interna em uma única plataforma ou diversificá-la? A resposta depende das demandas e peculiaridades de cada organização. Segundo Carolina Paiva, da TIM Brasil, a centralização pode facilitar a gestão da comunicação, desde que haja um bom planejamento e uma clara definição da vocação e persona.

Por outro lado, a empresa também utiliza a comunicação descentralizada em projetos específicos, conduzida por membros dos grupos de trabalho, o que gera alta visibilidade e engajamento. “Inicialmente, isso acontecia de forma orgânica. Com o aumento da frequência, passamos a repostar esses conteúdos para dar ainda mais destaque aos temas e gerar mais interesse”, explica Carolina. No caso da TIM, a rede social interna é integrada ao Microsoft Teams e a outras ferramentas do pacote Office 365, proporcionando acesso a diferentes recursos em uma única plataforma.

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