Sabe aquela história de que ‘tudo precisa ser para ontem’? Pois é, com a ascensão das plataformas digitais e a onipresença do WhatsApp na vida dos colaboradores, a comunicação nas empresas ficou mais rápida que nunca. Mas, junto com essa velocidade, veio também um grande desafio: como garantir que o público interno continue conectado, mesmo quando o tempo para o cafezinho está cada vez mais escasso? Por mais rápido que seja mandar uma mensagem, uma coisa é certa: nada substitui o olho no olho. E é justamente nesse equilíbrio entre os mundos digital e presencial que as empresas estão encontrando uma maneira de manter a comunicação interna ágil e, ao mesmo tempo, humana.

Essa agilidade toda pode, sim, acelerar os processos internos, mas também traz à tona algumas questões filosóficas. A primeira remete ao conceito de infoxicação, que está mais atual do que nunca. Quanto mais rápida é a comunicação, maior o volume de informações trocadas. E isso, de uns tempos para cá, se tornou uma verdade incontestável. Mesmo sem querer, o colaborador é continuamente sobrecarregado com demandas que chegam de todos os lados. O resultado? Múltiplas conversas paralelas, decisões desencontradas e, claro, muita confusão.

Avalanche informativa

Quem nunca abriu a caixa de e-mails ou o WhatsApp e pensou “socorro, quantas mensagens!”? De fato, o que não falta é informação para processar. A gente sabe que a agilidade é uma grande aliada da comunicação interna, mas, como tudo na vida, o digital tem seu “lado B”. Para Ricardo Castellani, gerente Sênior de Comunicação, Assuntos Corporativos e Sustentabilidade da Novo Nordisk, essa agilidade trazida pelo digital mudou drasticamente a forma como as pessoas se comunicam, impactando a comunicação de maneiras nunca antes vistas. “Foi necessário adaptar os textos, pois as pessoas não têm mais tempo para abrir e ler textos muito longos. Desta forma, passamos a trabalhar na curadoria dos materiais para melhor endereçar as mensagens”, pontua.

Além de ser uma comunicação mais imediata, os textos ficaram mais curtos e diretos. E como ele bem destaca, eles também se tornaram mais assertivos, o que representa um desafio logo de cara. Ou seja, cada mensagem deve ser direcionada para quem realmente precisa, na hora certa e pelo canal certo, evitando sobrecarregar os colaboradores com conteúdo irrelevante.

Curadoria

Daí a importância de filtrar o que faz, ou não, diferença na vida dos colaboradores. Mensagens irrelevantes apenas sobrecarregam a caixa de entrada de e-mails ou viram notificações acumuladas nos aplicativos. Para Mariá Menezes, diretora de Pessoas e Cultura da Sankhya, uma das principais desenvolvedoras de software de gestão corporativa no país, a resposta para o caos está na relevância e na clareza do que é compartilhado.

Segundo ela, na Sankhya, a solução passa por uma curadoria rigorosa dos conteúdos e pela segmentação das mensagens, garantindo que cada colaborador receba apenas o que faz sentido para sua função. Além disso, para a porta-voz, uma comunicação centralizada é indispensável. “Usamos uma plataforma que organiza as informações e facilita o acesso no momento certo, evitando distrações e garantindo que as mensagens críticas não se percam”, explica Mariá.

A tal curadoria é como uma peneira: só deixa passar o que realmente importa. E Ricardo Castellani não brinca quando fala da importância desse filtro. “A saída aqui é a curadoria de conteúdo. As empresas precisam ser cada vez mais assertivas. Temos pensado estrategicamente cada vez mais nas questões relativas ao que é fundamental comunicar”, complementa. E é assim que a comunicação interna consegue ser mais eficaz, sem entupir a caixa de entrada com informações que, no fim das contas, só confundem. O porta-voz da Novo Nordisk é enfático ao apontar que “nem tudo o que acontece na empresa ou que envolve a companhia precisa ser comunicado”.

Clareza x profundidade

Assim como no filme “Tudo em Todo o Lugar ao Mesmo Tempo”, o excesso de informações pode criar um verdadeiro caos e aumentar o risco de ruído nas mensagens trocadas, comprometendo a clareza e efetividade da comunicação interna. Quem faz esse alerta é Mariá Menezes, diretora de Pessoas e Cultura da Sankhya, uma das principais desenvolvedoras de software de gestão corporativa no país. “A agilidade das ferramentas digitais é uma faca de dois gumes: por um lado, elas permitem respostas rápidas e trocas dinâmicas; por outro, podem ser em um volume excessivo e comprometer a clareza e profundidade das mensagens.”

Além de saturar os times, essa sobrecarga de dados faz com que os colaboradores percam de vista o que realmente importa, afetando até a conexão com os valores e propósitos da empresa. Não à toa, qualquer que seja o modelo de trabalho adotado pela organização, a comunicação interna precisa lidar, invariavelmente, com o digital e suas inúmeras “facilidades”, que, se não bem gerenciadas, podem, sim, se transformar em grandes desafios.

Informalidade

Parece que foi ontem, mas faz alguns anos que o Whatsapp virou a nova sala de reuniões das empresas. Até quando a ferramenta não é oficial, ela acaba sendo usada para resolver pendências do dia a dia. “Por mais que a Novo Nordisk não utilize o WhatsApp como uma ferramenta oficial de comunicação, sabemos que as pessoas usam a plataforma como uma ferramenta de troca de mensagens, devido à cultura atual de uso de mídias digitais e à agilidade na troca de informações”, reflete Ricardo Castellani. A verdade é que, gostando ou não, o WhatsApp continua moldando o jeito como os colaboradores se comunicam.

E, claro, não dá para ignorar a praticidade da ferramenta. Vale, sim, lançar aquele lembrete sobre algum evento mais imediato, só para garantir que a informação se espalhe mais rápido. Mas, como o próprio Ricardo reforça, não é uma estratégia oficial – embora, inevitavelmente, a comunicação interna já tenha adotado alguns traços do digital. “As estratégias já incorporam um pouco da agilidade e da forma de se comunicar utilizada pela plataforma, como uso de abreviações e emojis”, continua. E isso, naturalmente, impacta o modo como as empresas têm se adaptado ao digital, adicionando toques de informalidade à comunicação. No entanto, à medida que isso acontece, o desafio é sempre o mesmo: equilibrar praticidade com clareza.

Gerenciamento

Quando o diálogo fica restrito ao WhatsApp, por mais prático que seja resolver tudo por lá, é importante lembrar que esse ambiente informal pode, na verdade, mais atrapalhar do que agilizar a tomada de decisões, especialmente se não houver um gerenciamento adequado. “Não há nenhuma gestão e segurança na troca de informações via WhatsApp, então há um certo risco”, alerta Mariá Menezes, da Sankhya. As regras precisam ser claras, mas, muitas vezes, só isso não basta.

Para que a colaboração seja positiva, é essencial contar com plataformas estruturadas, que permitam a gestão do que é compartilhado com transparência e acessibilidade. Na Sankhya, a solução foi adotar o Workplace como “default”, que não apenas organiza as informações, mas também garante que tudo esteja alinhado com as estratégias e a cultura da empresa.

Relevância e atenção

Mas, sejamos sinceros, de nada adianta ter a melhor plataforma do mundo se a comunicação interna for engessada – pouco acolhedora e irrelevante. No mundo digital, são os líderes e influenciadores internos que garantem aquele toque humano à comunicação, independentemente do canal escolhido. Para Mariá Menezes, da Sankhya, esse é o caminho da comunicação com colaboradores. “As empresas podem usar estratégias de liderança para reforçar a comunicação, além de contar com influenciadores, pessoas que têm uma rede de contatos ampla, para ajudar a transmitir as mensagens de forma mais eficaz”, sugere.

E como equilibrar a agilidade do digital com uma comunicação interna que faça sentido para os colaboradores? Para Mariá, o desafio está em conquistar a atenção das pessoas em um cenário onde há competição constante pelo foco e pelo tempo. A melhor estratégia será sempre selecionar o canal e o formato mais adequados para cada mensagem. “Internamente, fazemos algumas perguntas para direcionar melhor nossa comunicação: qual o melhor canal e formato? Quem precisa ser comunicado?”, exemplifica.

Presencial tem valor

Vamos combinar: nada contra o digital, mas, às vezes, sair da frente da tela e ter uma conversa cara a cara faz toda a diferença na comunicação interna. Quando se trata de engajamento, o presencial continua imbatível. Seja em um workshop, uma reunião de equipe ou uma confraternização, o presencial tem o poder de fortalecer o senso de pertencimento e criar laços que as plataformas digitais, por melhores que sejam, não conseguem replicar tão facilmente.

Esqueça o corre-corre dos e-mails e mensagens de texto, a conexão aqui é mais profunda. Ricardo Castellani define os eventos presenciais, sob a ótica da comunicação interna, como momentos muito preciosos que permitem aprofundar algum tema ou gerar um alto engajamento. Por isso, ele sinaliza que é fundamental incluí-los na estratégia e tirar o máximo proveito em termos de engajamento.

Além disso, segundo o porta-voz da Novo Nordisk, eles oferecem algo que o digital não consegue entregar: proximidade. “O contato presencial em eventos internos desempenha um papel crucial na melhoria dos relacionamentos entre os colaboradores e permite que os membros da equipe se conheçam de forma mais pessoal e desenvolvam um senso mais profundo de pertencimento”, completa.

Conexões mais profundas

Não por acaso, a diretora de Pessoas e Cultura da Sankhya considera as interações fundamentais na estratégia de comunicação interna, ainda mais com tanta gente trabalhando remotamente nos dias de hoje. “Essas eventos proporcionam uma oportunidade única para promover conexões mais profundas e engajar os colaboradores, permitindo que eles vivenciem a cultura da empresa de forma mais tangível e direta”, explica.

Segundo ela, momentos como esses fortalecem não só a cultura, mas os laços entre as equipes, garantindo que todos estejam na mesma página. E não para por aí: “quando estamos juntos em um mesmo espaço, as interações se tornam mais autênticas e espontâneas, fortalecendo o senso de pertencimento”, completa Mariá.

O futuro é híbrido

Mas, afinal, o futuro será mesmo só digital? Na comunicação interna, o caminho parece ser outro, misturando o melhor dos dois mundos. Tanto Mariá Menezes quanto Ricardo Castellani acreditam no poder que essa combinação pode proporcionar às empresas. “Não se trata de futuro, mas do presente da comunicação interna. Isso já é uma realidade na Novo Nordisk”, afirma Ricardo, deixando claro que a integração entre digital e presencial já faz parte da rotina.

Sobre as boas práticas para alcançar esse equilíbrio, Ricardo vai direto ao ponto. “O futuro da comunicação interna não. O presente da comunicação. Isso já é uma realidade na Novo Nordisk. E não vejo, por exemplo, uma Comunicação interna totalmente centrada no digital.” Para ele, o segredo é saber usar o que cada ferramenta ou momento traz de melhor. O digital vai ser cada vez mais assertivo, mas o presencial é e continuará sendo fundamental. “É preciso definir objetivos claros para cada tipo de comunicação: o digital, como e-mails e mensagens instantâneas, funciona para atualizações rápidas, enquanto o presencial é essencial para discussões mais profundas, brainstorming e construção de relacionamentos”, analisa.

Mariá Menezes, por sua vez, reforça que o futuro não será exclusivamente digital. Embora as plataformas digitais ofereçam rapidez e alcance, ela ressalta que os momentos presenciais continuam sendo indispensáveis para promover uma conexão mais profunda e emocional, algo que dificilmente se replica online. Para ela, a chave está em criar uma estratégia clara que combine tudo isso e seja genuinamente acolhedora. Práticas como comunicação clara e segmentada, promoção de interações significativas e valorização do feedback constante são fundamentais para o sucesso”, finaliza a diretora de Pessoas e Cultura da Sankhya.

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