A administração do tempo é hoje uma das qualidades mais desejadas por aqueles que têm uma rotina de trabalho extensa e precisa fazer o dia render, porém é necessário praticar para conseguir encontrar o melhor planejamento e para alcançar bons resultados.

Nesse sentido, o coach e palestrante Jaques Grinberg Costa resume uma boa administração do tempo em oito dicas que podem ser aplicadas na rotina de trabalho.

1. Auto-avaliação do seu tempo – Faça uma lista por prioridades. A lista pode e deve ser atualizada sempre que for preciso. Tenha uma agenda para ajudar na organização das suas atividades. Inclua na sua lista intervalos de descanso.

2. Preveja – Sinalize ao lado de cada atividade diária os possíveis problemas que podem acontecer e quanto tempo será necessário para resolvê-los se aparecerem.

3. Cuidado com os e-mails profissionais – Se receber um e-mail com um assunto importante, avalie a possibilidade de responder por telefone ou pessoalmente. Uma resposta por e-mail pode gerar até 7 novos e-mails. Defina dois ou no máximo três momentos por dia para acessar os seus e-mails, até 03 horas por dia.

4. Prepare-se para reuniões – Estude o assunto com antecedência e prepare para as possíveis discussões. O organizador da reunião pode incluir no convite a pauta dos assuntos que serão discutidos, nome dos participantes, hora início e hora término e em duas linhas explicar o foco e objetivo do encontro.

5. Aproveite o tempo livre – Tempo ocioso? Antecipe atividades do dia ou dos próximos dias.

6. Gerencie o estresse – Não deixe problemas externos ou internos afetarem o seu rendimento.

7. Priorize – Atividades e/ou assuntos novos, sempre que possível resolva imediatamente. Principalmente quando envolver terceiros.

8. Administre – Se receber mais tarefas do que é possível cumprir, converse com o chefe e peça as prioridades. Explique que não será possível finalizar tudo dentro do prazo solicitado.