A capacidade de administrar o tempo é fundamental para a produtividade sua e da equipe, e também para sua própria ascensão profissional. Pessoas realizadoras sabem como extrair o melhor do tempo que dispõem, e como fazer dele um poderoso aliado para alcançar resultados e atingir metas. Confira algumas dicas fornecidas por Ernesto Berg, consultor de empresas e especialista em desenvolvimento organizacional, para a correta e eficiente administração do tempo.

1. Estabeleça os objetivos com clareza
Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça de suas metas. É bom lembrar: barco sem rumo não chega a porto algum.

2. Faça uma lista diária e priorize as atividades
Isto é tão básico quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (notebook, palmtop, tablet etc.), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo. Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas que você pretende fazer.

3. Delegue
Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a. Delegando você estará livre para alçar vôos mais altos.

4. Saiba tomar decisões
Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão. Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o mesmo problema como o resolveram. Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa ideia é também procurar um especialista no assunto.

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5. Saiba dizer NÃO
Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está cheio de trabalho, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Acabará apenas ganhando a taça do “Engole Sapo”. Trabalhar muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advirem nas atividades que você já estava desempenhando.

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6. Seja breve ao telefone
Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo sem, entretanto, perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião. Peça a alguém – para anotar o número e ligue mais tarde.

7. Faça reuniões produtivas
Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento das pessoas e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

8. Evite o perfeccionismo
“O perfeito é inimigo do ótimo”, diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Se o ótimo já está ótimo, deixe o rio continuar fluindo, e não o impeça. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.

9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor
Todos temos um “relógio biológico” que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da maré. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc. À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros.

10. Organize-se
Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas atividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Divida as tarefas em porções menores e depois complete-as, passo a passo. Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.

11.Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails).
Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:

Jogar Fora – Pergunte-se:”Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogar esse papel no lixo (ou deletar esse e-mail)?” Se a resposta for “nada”, então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento.

Transferir – Transfira os papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado, e que poderão ser de utilidade a eles.

Agir – Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail), tome-a logo – contanto que não interfira nas suas prioridades -, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então delegue-as a alguém.

Arquivar – Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.

12. Pratique a relação 80/20
Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: “80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações”. Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos. Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade.