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Você acaba de assumir a responsabilidade de preparar a próxima reunião de boas- vindas a novos funcionários, ou então aquele encontro anual da alta direção com todos os colaboradores da empresa, ou ainda o seminário com especialistas para falar sobre as expectativas deste ano? Não se desespere. Com planejamento, organização e um bom check list, seu evento tem tudo para ser um sucesso.

Um dos primeiros passos é definir claramente os objetivos do evento e o seu público-alvo. Uma reunião com os diretores e o presidente da companhia, por exemplo, requer uma formalidade maior que um evento de dinâmica de grupo com futuros estagiários, ainda que esse segundo exija talvez uma mobilização maior em termos de planejamento de atividades e de materiais complementares. “Tudo depende do tamanho do evento, localidade e complexidade. Podemos envolver três pessoas em caso de eventos pequenos e até dez para eventos grandes”, ressalta Alcyr Este, diretor administrativo-financeiro da Gocil Segurança e Serviços.

Qual é o tipo de evento?

A próxima etapa é determinar o tempo necessário para organizar o evento. “Vai depender de vários fatores, como a quantidade de participantes, o local onde será realizado e o tipo de evento. Normalmente, eventos externos demandam mais tempo e mais planejamento, por conta da logística e do envolvimento de equipes terceirizadas. Já os internos podem ser planejados com menos tempo, como por exemplo reuniões de diretoria que demandam pouco planejamento e acontecem com frequência”, avalia Vinícius Ranelli, da comissão de organização de eventos corporativos da Crowe Horwath, rede de consultoria, auditoria e contabilidade.

Clodoaldo Domingos Filho, gerente de operações e recursos humanos do FEMME — Laboratório da Mulher, estima que são precisos de 45 a 60 dias para preparar um evento, dependendo de seu tamanho, complexidade e time envolvido. Em caso de grandes reuniões ou seminários, um fornecedor externo pode ser contratado, o que influencia o prazo. “O ideal é sempre contratar mão de obra especializada, que irá reportar o andamento do evento ao gerente da área”, afirma.

Este, da Gocil Segurança e Serviços concorda. “Tudo depende do evento, mas sempre existe o envolvimento de terceiros, pois se você vai organizar um seminário, precisa do apoio da equipe do local no qual ele será realizado. Se for um evento de grandes proporções, não tem como deixar a responsabilidade com uma única pessoa, até mesmo porque existem expertises que não cabem ao organizador, por exemplo, em questões de eletricidade, vídeo e som, programação de TI, entre outras.”

Definir o Budget

Outro “detalhe” muito importante é o orçamento. “Pode-se fazer um evento que tenha um mesmo objetivo com R$ 100 mil ou com R$ 1 milhão, ambos podem ser eficazes, o que muda é o ‘recheio’. Com essas informações bem claras, é possível começar a criar e definir o tema central do evento, e aí, sim, é hora de pensar nos detalhes operacionais”, ensina Ranelli.

Na lista de providências operacionais estão horário, local, buffet, equipamentos de imagem e som, mobiliário, equipe de suporte, atrações, materiais impressos a serem distribuídos, brindes, entre outros. Cada item precisa ser definido em função do outro. Em se tratando de uma reunião para apresentar os projetos de RH aos gestores da organização, por exemplo, que será realizada às 8h, o ideal é que seja servido na ocasião ao menos café, água e algum sanduíche, ou outro alimento, já que é horário de café da manhã. Se o evento inclui a entrega de pastas com documentação, é necessário definir se elas estarão nas cadeiras onde os convidados irão sentar, ou se serão entregues por uma recepcionista. Todos os detalhes precisam ser pensados.

Save the date

Agora, não adianta fazer um planejamento minucioso se você ou sua equipe simplesmente demorarem para convidar os participantes do evento. Lembre-se de que hoje em dia as pessoas estão cada vez mais ocupadas. Se ainda não tem os detalhes de como será a programação, não tem problema. Envie um “save the date” (“reserve a data”), um convite enviado por e-mail com poucas informações. Exemplo: “Vamos realizar nossa reunião de planejamento estratégico no dia X, às Y horas, e você é nosso convidado. Em breve, enviaremos mais detalhes”.

Alessandra, da Apetit: ter sempre um plano B preparado

Um instrumento importante para a organização e a condução do evento é o check list, uma lista que servirá como a base do planejamento, não somente com tópicos do que deve ser feito, mas detalhes que possam inclusive servir para que outra pessoa, na ausência de quem está à frente do evento, consiga entender e prosseguir com os planos. “Pode acontecer que o organizador principal tenha um imprevisto que o impossibilite de estar presente no dia e, assim, outro profissional terá de assumir. O check list será a base para o novo responsável tocar o evento sem que se perca qualidade na organização e execução”, explica Ranelli. “A ordem das palestras, os intervalos, atividades de lazer, tudo isso precisa estar bem claro no check list e também na cabeça dos organizadores.”

Alessandra Oldembergas, gerente de marketing da Apetit, ensina que o check list precisa ter o passo a passo detalhado do evento. “É aqui que cada detalhe deve ser esmiuçado, e quando digo detalhe, me refiro a provar o suco de laranja do coffee break, verificar a tonalidade das flores acordadas com o fornecedor e testar o áudio quantas vezes forem necessárias. Tudo deve estar perfeito, e todas as pessoas que compõem a equipe de trabalho do evento devem ter esse check list em mãos para garantir que todos estarão atentos.”

Barrados no baile

E se alguém que não foi convidado aparece no evento? “Se a pessoa não foi convidada por esquecimento, com boa educação, deverá ser bem recepcionada e o cicerone deverá explicar a programação para que ela não se sinta excluída. Se não deveria mesmo ter sido convidada, a recepcionista precisará procurar o organizador do evento para que ele possa avaliar a participação”, sugere o gerente de operações e recursos humanos do FEMME.

Ranelli, da Crowe Horwath: definir duração e budget do evento

O chamado “jogo de cintura” é fundamental na organização de um evento. “No caso de festas corporativas, por exemplo, a disposição e o ânimo dos convidados devem ser observados e a equipe precisa estar preparada para um plano B, como antecipar uma atração, ou um roteiro para evitar que as pessoas saiam sem ver tudo que foi planejado”, afirma Alessandra.

“Para mim, falta de planejamento é o pior erro. Imprevistos são normais, afinal, eventos envolvem pessoas. É fundamental ser flexível e manter a calma para resolver o problema da melhor forma possível. Seu autocontrole e segurança farão com que os convidados e colaboradores também fiquem tranquilos. Manter um sorriso no rosto também faz diferença”, aconselha Domingos Filho.