A situação é recorrente e dificilmente alguém escapa dela. Basta uma conversa rápida para ver que os profissionais estão cada vez mais habituados a participarem de exaustivas reuniões de trabalho que não levam a nada. Mas como acabar com o problema e garantir a boa comunicação, além da produtividade das equipes?

O consultor da Mega Empresarial, Roberto Vilela, diz que estes encontros são essenciais, mas que um pouco de organização e autocrítica pode acabar com o tempo perdido em discussões vagas. Confira as dicas que ele separou:

Tenha uma pauta bem definida
Antes de marcar uma reunião, defina o tema que será discutido, as principais questões que deverão ser resolvidas e compartilhe essas informações com os participantes. Assim é possível evitar abordagem de temas paralelos ou horas a fio de conversa sem um ponto bem definido.

Convoque apenas quem está ligado ao assunto
É comum que todos os profissionais de um setor sejam convocados para encontros que irão discutir temas relevantes a apenas algumas funções. “Se a reunião é voltada a questões que envolvem toda a empresa, é de planejamento estratégico, apresentação de resultados ou novas definições, faz sentido unir toda a equipe. Caso contrário, selecione apenas quem realmente será impactado pelo assunto para a discussão”, indica Roberto.

Para assuntos corriqueiros, utilize outros canais
E-mail, telefone, comunicado interno. Muitas vezes existem questões que são levadas a reuniões e que poderiam ser resolvidas muito mais rapidamente. “É o caso de informações que não entrarão em discussão, apenas serão informadas, como férias coletivas, uso de alguma estrutura da companhia, chegada ou saída de um cliente da carteira da empresa. Aí basta avisar a equipe e não há motivos para tirar os profissionais do foco de suas funções para uma reunião”, afirma o consultor.

Estabeleça o tempo de duração
Se possível, deixe claro aos participantes quanto tempo haverá disponível para o encontro. Uma dica é unir a equipe próximo a horários de pausa, como almoço ou fim de expediente. Assim é possível controlar melhor o tempo e garantir foco.

Local adequado e pausas entre um tema e outro
Para discussões rápidas, reúna a equipe em pé, garantindo que o tema não vá se estender. Já no caso de reuniões demoradas, como as de planejamento, apresentação de resultados anuais, o ideal é fazer uma pausa entre um assunto e outro. Assim as pessoas podem respirar por alguns minutos e retomar o foco em novo período.