A contratação de funcionários é uma das atividades mais importantes e desafiadoras para as empresas, pois envolve diversos processos, documentos e responsabilidades. No contexto atual, em que muitas organizações adotaram o modelo de trabalho remoto ou híbrido, essa tarefa se torna ainda mais complexa, exigindo soluções que garantam agilidade, segurança e conformidade legal.

E a adoção da tecnologia, nesse sentido, se torna essencial, principalmente no que tange à seleção, treinamento e desenvolvimento de profissionais. Uma pesquisa da Delloite, realizada em 2020 com 1.316 líderes de RH de 99 países, incluindo o Brasil, apontou que ao menos 71% das empresas brasileiras afirmaram que a tecnologia é uma prioridade estratégica para o setor.

Mas como as empresas de RH estão utilizando a tecnologia para contratar novos funcionários? Quais são os benefícios e os desafios dessa prática? E quais são as perspectivas para o futuro?

O uso da tecnologia para contratação de funcionários

As empresas de RH no Brasil estão utilizando a tecnologia de diversas formas para contratar novos funcionários, desde a divulgação das vagas até a integração dos contratados. As soluções mais populares são as plataformas digitais para recrutamento e seleção, que permitem a publicação de vagas, cadastramento de currículos, realização de testes e entrevistas online.

Além disso, algumas empresas já estão empregando inteligência artificial e análise de dados para fazer a triagem de candidatos, bem como realidade virtual e gamificação. Mas todos esses processos estão centrados, principalmente, no processo de recrutamento e seleção de novos funcionários. A partir da contratação, o uso da tecnologia acaba dando lugar a processos manualizados e mais morosos.

Nesse cenário, os serviços de workflow e BPM (Business Process Management) podem ser grandes aliados das empresas na gestão dos processos de contratação, tanto no presencial quanto no online. Workflow é um termo que significa fluxo de trabalho, ou seja, a sequência de atividades que precisam ser executadas para atingir um objetivo. BPM é uma metodologia que visa analisar, modelar, implementar, monitorar e otimizar os processos de negócio, utilizando ferramentas tecnológicas e boas práticas de gestão.

Ao utilizar essa tecnologia, as empresas podem automatizar e padronizar os processos de contratação, reduzindo erros, custos e tempo. Por exemplo, é possível criar formulários digitais para coletar os dados e documentos dos candidatos, enviar notificações e lembretes por e-mail ou SMS, gerar contratos eletrônicos com assinatura digital, integrar as informações com os sistemas de folha de pagamento e contabilidade, armazenar os documentos em nuvem com criptografia e backup, entre outras funcionalidades.

Retorno sobre o investimento

De acordo com um estudo da Aberdeen Group, as empresas que utilizam serviços de workflow e BPM podem reduzir em até 30% o tempo gasto nos processos de contratação, além de aumentar em até 40% a satisfação dos novos colaboradores.

Outro estudo, da Forrester Research, aponta que esses serviços podem gerar um retorno sobre o investimento (ROI) de até 176% em três anos.

Portanto, fica evidente que os serviços de workflow e BPM são soluções estratégicas para as empresas que desejam otimizar seus processos de contratação, seja no modelo presencial ou online, e garantir vantagens competitivas no mercado.

Além disso, a tecnologia de BPM aliada ao workflow no RH auxilia a área no aumento da produtividade e eficiência, eliminando retrabalhos e desperdícios; melhora na experiência dos candidatos e colaboradores, que podem realizar todas as etapas do processo de forma simples, ágil e segura, sem a necessidade de realizar processos físicos.

A sistematização dos processos de RH com o apoio da tecnologia também possibilita maior conformidade legal e fiscal, seguindo as normas e regulações vigentes na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e o eSocial, evitando multas e penalidades.

Portanto, os serviços de workflow e BPM podem auxiliar as empresas na contratação de funcionários tanto no presencial quanto no online, trazendo mais agilidade, segurança e qualidade para os processos. Com isso, as empresas podem se concentrar no que realmente importa: atrair, desenvolver e reter os melhores talentos para o seu negócio.

por Inon Neves, vice-presidente da Access