Nos escritórios da Microsoft em todo o mundo não é preciso convocar uma reunião para que cada time compartilhe com outros quais tarefas está executando. Desde 2012, a companhia que abriga o gigantesco desafio de gerir 80 mil colaboradores espalhados por mais de uma centena de países usa o Yammer, aplicativo móvel pelo qual pagou 1,3 bilhão de dólares. Tamanho investimento, é claro, não se deveu somente ao desejo de controlar o desenvolvimento de um software móvel para integração de equipes, mas à visão da companhia fabricante do Windows de que apps mobile serão fundamentais para gestão de equipes.

“Nós optamos pelo Yammer porque acreditamos que ele tem um enorme potencial para se integrar aos programas do Office e servir como uma ferramenta, em nuvem, acessível no PC, no tablet ou no celular para gestão de equipes”, afirmou, à época da aquisição, Steve Ballmer, então CEO da Microsoft. Espécie de “Twitter corporativo”, o Yammer permite que um funcionário poste comentários rápidos (até 200 caracteres) sobre as atividades que está realizando e compartilhe isso com usuários de todos outros times da empresa. O valor elevado desembolsado pela Microsoft para comprar o app mostra o quanto as companhias creem que a gestão de pessoas deve se deslocar para os dispositivos móveis nos próximos anos.

No Brasil, empresas nacionais como a fabricante de software para smartphones Pontomobi e a agência de publicidade com foco em redes sociais Ampfy são clientes do Runrun, uma aplicação que funciona na nuvem no estilo “software como serviço”, em que o cliente não paga por licença de uso, mas sim pelo número de usuários simultâneos da plataforma. Na aplicação, equipes de trabalho postam as tarefas que estão realizando, há quanto tempo o fazem e estipulam um prazo para concluí-la. A ferramenta, que por estar em nuvem pode ser acessada de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, permite que gestores de equipe e de RH redefinam prioridades, realoquem times para novas tarefas e tenham uma gestão integrada, em tempo real, do fluxo de trabalho do time. De acordo com Gabriel Borges, fundador da agência Ampfy, o uso da ferramenta diminui a necessidade de reuniões e troca de e-mails entre seu time. “Não tenho a menor dúvida de que a quantidade de reuniões e e-mails trocados seria muito maior se a gente não tivesse o Runrun”, afirma Borges.

Caminho sem volta
De acordo com o pesquisador da Faculdade de Economia e Administração da USP Roy Mantelarc, os departamentos de gestão e RH demoraram para se beneficiar das vantagens da mobilidade, mas agora que isso está acontecendo, o processo será inexorável, diz. “Os primeiros times a explorar a mobilidade foram os departamentos de TI e vendas, sobretudo porque puderam acessar de forma mais rápida ferramentas instantâneas de comunicação. No caso do RH, por questões culturais e de segurança da informação, esse processo aconteceu de forma mais conservadora.

Ballmer, da Microsoft: enorme potencial para gestão de equipes

Segundo Mantelarc, é mais difícil, por exemplo, integrar um sistema de folha de pagamentos ou análise de desempenho desenhado para rodar no Windows às aplicações para tablets ou smartphones. No entanto, as vantagens de poder acessar os dados necessários para uma consulta a partir de qualquer dispositivo foram vencendo as resistências técnicas e culturais. “Sempre existiu o temor de permitir que informações sensíveis e de uso interno, como salários e metas individuais, pudessem vazar no momento em que estivessem disponíveis em plataformas móveis, como celulares. Na prática, no entanto, não era muito mais seguro consultar esses dados em um notebook, que também pode sair do escritório dentro de uma pasta”, diz Mantelarc.

Um bom exemplo de que o mundo mobile, definitivamente, chegou ao RH foi a decisão da companhia canadense LinkedIn de criar apps móveis para ampliar seu uso por tablets e smartphones. No Brasil, dos 15 milhões de usuários da rede social focada em trabalho, 33% dos acessos já vêm de plataformas móveis. Esse volume de acesso móvel deve crescer 50% até o fim de 2014, prevê Daniele Restivo, diretora de programas globais de comunicação do LinkedIn. Além do app tradicional, usado por profissionais para atualizar seu perfil e procurar empregos, a companhia canadense oferece o LinkeIntro, aplicativo para consulta rápida a perfis de profissionais, usado basicamente por empregadores. “A aplicação é muito útil quando você está falando com alguém ao telefone e precisa checar dados de seu perfil ou, ainda, para verificar alguma informação do candidato com facilidade, minutos antes de um encontro pessoal”, afirma Daniele.

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Daniele, do LinkedIn: 33% dos acessos já vêm de plataformas móveis

A gama de aplicações móveis para departamentos de recursos humanos reúne, atualmente, até assistentes de entrevista, como o aplicativo Intersog, disponível para iOS e Android. No software, o gestor de RH pode digitar o tipo de cargo para o qual fará uma entrevista e checar uma lista rápida de perguntas importantes a serem feitas. Se quiser, pode até gravar a entrevista de acordo com o roteiro e anotar impressões pessoais ou dar uma nota ao candidato após o bate-papo. “Mesmo os gestores mais experientes podem se perder no roteiro de entrevista, embora o app seja particularmente útil para formar novos gestores, aqueles que ainda não têm intimidade com processos seletivos”, diz Cesar Prandelli, um dos desenvolvedores do Intersog.

Formação e avaliação
Apesar das várias vantagens oferecidas ao RH na hora de entrevistar e selecionar pessoas, é para os programas de formação e análise de desempenho que as aplicações móveis se mostram mais avançadas, sobretudo por sua capacidade de processar dados em tempo real. Um exemplo são os apps de treinamento corporativo, já desenvolvidos por várias empresas como IBM e Oracle. A aplicação, em si, não é utilizada na sala de treinamento, porém ao final de uma palestra ou curso rápido, o gestor pode convidar seus alunos a entrar no app de treinamento e responder a um quiz rápido. A principal tecnologia é permitir ao instrutor ter acesso, no momento seguinte à sua aula, ao nível de erros e acertos de seus alunos. “Isso é particularmente útil para ajudar as empresas a entenderem quais conteúdos foram assimilados e onde ainda há confusão na cabeça de seus colaboradores”, diz Mantelarc.

O mesmo raciocínio vale para análise de desempenho. Aplicativos sincronizados com softwares de gestão de projetos permitem aos gestores saber, em tempo real, qual pessoa e qual equipe está adiantada ou atrasada em cada fase de um projeto, visualizar conquistas realizadas e dificuldades encontradas por seus colaboradores. “Essas características não são muito diferentes, em termos de metodologia, do que o RH sempre fez. A grande inovação está no fato de o app aumentar a produtividade e gerar relatórios em tempo real, já que os dados podem ser preenchidos pelos colaboradores com toques sobre a tela e o processamento da informação acontecerá de forma automática”, diz o pesquisador da USP Mantelarc.

O segmento que mais dá aplicações móveis para auxiliar o trabalho de gestores de RH, no entanto, ainda é o de educação. Nos últimos anos, apps criados para ensinar colaboradores a dominar um idioma estrangeiro, aprender a criar apresentações elegantes ou utilizar com habilidade um novo software de planilhas ou gestão pipocaram nas lojas de software para smartphone. Essa pequena revolução móvel tornou acessível a qualquer usuário de smartphone estudar a disciplina que queira, no local onde deseje ou seja possível, como no trajeto de ônibus do trabalho para casa. Ao RH cabe identificar as habilidades que seus colaboradores precisam desenvolver e criar planos que os incentivem a fazê-lo. As ferramentas para isso existem, são gratuitas ou muito baratas e cabem no bolso do paletó.