Lara, do Grupo Conectt: oferecer ferramentas com as quais o funcionário já tem familiaridade

Fora do trabalho, as pessoas têm ao seu dispor inúmeras ferramentas digitais que podem ser usadas para interagir, criar, buscar e gerar informação. Até recentemente, todos esses instrumentos eram acessados somente do lado de fora da empresa, quando o trabalhador chegava em casa e se conectava ao seu computador pessoal. Vistos com desconfiança por muitos empresários, esses instrumentos chegaram a ser barrados por receio de que os empregados se distraíssem ou deixassem vazar informações sigilosas. No entanto, a situação hoje é bem diferente: em muitas empresas, o digital passou a ser um aliado na comunicação interna, com efeitos diretos sobre a gestão de pessoas. Ferramentas disponíveis no ambiente externo já fazem parte do cotidiano de companhias preocupadas em melhorar a comunicação. Meios de colaboração, networking, expressão e plataformas sociais são alguns dos itens que ganham espaço no ambiente corporativo. Além de deixar os funcionários mais confortáveis – e, portanto, mais produtivos -, essas alternativas são importantes aliadas das áreas de comunicação interna e RH.

A executiva de contas do Grupo Conectt, especializado em portais corporativos, Lara Rocha Garcia Guarnieri, conta que as empresas têm apresentado um interesse crescente em desenvolver comunidades virtuais dentro das suas intranets. “A tendência é oferecer ferramentas com as quais o funcionário já tem familiaridade”, explica. A Conectt, que atua neste mercado há 15 anos, identificou o aumento da demanda por ambientes colaborativos digitais a partir de 2004 e 2005, justamente quando as redes sociais deslancharam no Brasil. Em geral, as intranets mais desenvolvidas permitem que o usuário tenha um perfil com suas características mais relevantes, nos moldes das redes sociais, incluindo suas principais realizações dentro da empresa. 

Na hora de buscar talentos internamente ou definir promoções, a rede social corporativa facilita o trabalho do  RH e permite que os profissionais se sintam mais reconhecidos, pois os seus esforços ficam visíveis a todos que acessam a intranet. “Para trabalhar recrutamento interno ou desenvolvimento de liderança, essas ferramentas são importantes.” Nesses ambientes colaborativos, também são usuais algumas funcionalidades que tendem a facilitar a rotina burocrática de RH como solicitar férias e incluir dependentes no convênio médico.

Acesso à informação
Para as grandes corporações, as intranets têm contribuído na democratização do acesso à informação e para diminuir as distâncias entre as unidades situadas em diferentes regiões do país. Antes da criação desses ambientes, a comunicação ocorria por contato telefônico, seja para obter modelos para apresentações, procedimentos internos ou documentos. Com a intranet, é possível centralizar todos esses itens em um só local, agilizando o trabalho de todos. “Essas interações já existiam antes, mas as redes sociais potencializaram essa troca”, afirma Lara. Há empresas que decidem ir além do intercâmbio de informações geradas nas redes socias corporativas. Elas investiram em um sistema que funciona como uma biblioteca virtual para armazenar informações relevantes da empresa em uma única plataforma, os chamados wikis. No formato da conhecida Wikipédia – enciclopédia virtual criada de forma colaborativa pelos internautas -, organizações criam suas próprias wikis para guardar e disseminar procedimentos relevantes de uso interno.

Foi o caso da empresa de tecnologia HBSIS, situada em Blumenau (SC), que decidiu  mapear os processos internos e centralizar todo o conhecimento nesse sistema. Segundo a responsável pela gestão de qualidade de processos da empresa, Giana da Silva, os procedimentos são mapeados, aprovados pela área responsável e depois publicados. As pessoas que acessam os dados podem sugerir alterações e melhorias, que são avaliadas por um grupo de aprovadores. No ar há três anos, a wiki da empresa contém 32 metodologias em 8 áreas diferentes. “Temos outros projetos na fila, e a rede deve crescer ainda mais”, afirma. Se antes as informações ficavam restritas, hoje elas podem ser acessadas por todos. “O conhecimento fica preservado mesmo quando as pessoas saem.”

Temas de aulas
Todos os processos armazenados nessa enciclopédia virtual estão virando temas de aulas em vídeos transmitidos on-line. A intenção é facilitar a compreensão do conteúdo disponível em texto. Até o momento, a HBSIS desenvolveu cursos on-line para a área de suporte, mas pretende criar outros para as diferentes funções existentes na empresa. Segundo o gestor do conhecimento Rodrigo De Mello Demo, os cursos têm a duração de algumas horas e podem ser assistidos em até dois meses. Além de economizar tempo e dinheiro que seriam gastos em aulas presenciais, a iniciativa permite que cada profissional estude no horário em que preferir, inclusive em casa e de forma fracionada. “O repasse de conhecimento ocorre de forma mais autônoma”, explica.

A empresa lançou também uma intranet que recebeu o nome de Mundo HBSIS. Criado em agosto de 2010, o ambiente conviveu com murais e e-mails durante cerca de um semestre, mas desde 2011 é a única forma de comunicação interna. Segundo a analista de comunicação Denise Cassal, o Mundo HBSIS contém todas as informações necessárias para os colaboradores, desde utilidades como organogramas e modelos de apresentação até as notícias e campanhas internas. Os perfis dos funcionários no Mundo HBSI contêm fotografias, contatos, preferências pessoais e  histórico dentro da empresa. Hoje, as pessoas podem fazer comentários em notícias e fotografias, mas não têm um espaço livre para postar uma mensagem pública. No entanto, a empresa já estuda tornar possível esse tipo de manifestação. Para a HBSIS, que possui 265 funcionários, a principal vantagem da rede é a eficiência na hora de disseminar informações. “Sentimos que isso estreitou nossa relação com a equipe de São Paulo”, conta.

Autonomia para diferentes áreas
Com sua intranet no ar há cerca de um ano, a empresa de tecnologia Radix percebeu o benefício de conceder maior autonomia para a publicação de informações das diferentes áreas da empresa. Cada grupo tem liberdade para publicar informações relevantes sem precisar esperar pela área de comunicação. “O RH divulga vagas internas e a área de saúde e bem-estar pode divulgar suas iniciativas”, exemplifica a gerente de comunicação e marketing da Radix, Rebecca Ratto.

Ao contrário de muitas empresas que têm medo de dar liberdade aos funcionários, a Radix permite que seus 250 colaboradores se manifestem livremente na rede interna, que segue os padrões do conhecido Facebook. Nesse ambiente, as pessoas podem publicar e curtir fotos, vídeos e mensagens, além de marcar e seguir outros funcionários. Segundo a executiva, tamanha liberdade só é possível porque a empresa confia no seu processo de seleção e no bom-senso dos seus funcionários.  A maioria dos empregados da Radix tem menos de 35 anos de idade, o que facilitou a adesão devido à familiaridade com a ferramenta. Um dos principais benefícios da iniciativa foi a melhoria no clima entre os colegas de trabalho. Também ficou mais fácil para a empresa conhecer os seus colaboradores. Semanalmente, a Radix publica na intranet o perfil de um funcionário, com direito a uma fotografia e detalhes pessoais, o que motiva a interação entre eles.

Desafio de adesão
Criar uma intranet não é a parte mais complicada. O difícil é conseguir o engajamento dos colaboradores com a nova ferramenta. Esse desafio está sendo vivido atualmente pela empresa de Tecnologia da Informação (TI) Arkhi, de Minas Gerais. O líder de relacionamento e negócios da companhia, Willian Atherton, conta que a intranet batizada de Arkhiland ainda não é utilizada por todos os seus profissionais. “Tem pessoas que participam ativamente, mas outras nem visitam a rede.” Para superar esse problema, a empresa estuda formas de atrair a atenção do público interno. Um dos caminhos será mapear os grupos de interesse dentro da empresa e definir aqueles que querem levar as informações desses grupos adiante, colocando-os em contato. “A ideia é que as pessoas assinem o conteúdo que desperta interesse e existam pessoas emitindo informação sobre estes temas.”

Outra possibilidade é a criação de um grupo dentro do próprio Facebook. Dessa forma, a pessoa entraria na rede para ver seu perfil pessoal e também acessaria o perfil corporativo. Até o momento, não há definições, pois ainda é preciso avaliar a questão da segurança e vantagens e desvantagens de unir as identidades pessoais e profissionais dos colaboradores. De acordo com Atherton, o principal objetivo da intranet da empresa é acelerar a propagação de informação, além de estimular a troca de conhecimentos entre profissionais que ficam dentro da Arkhi e aqueles que passam a maior parte do tempo fora da empresa, visitando clientes. “Se não promover a interação entre estas partes, a cultura empresarial sai perdendo”, afirma.