O ano de 2020 será lembrado como um ponto de inflexão para muitas empresas, quando mudanças e adaptações foram exigidas em tempo recorde. O setor de Recrutamento e Seleção foi um que necessitou se transformar de forma intensa, modificando processos e buscando a utilização de novas ferramentas tecnológicas.

Nesse cenário, o papel do profissional de RH se torna ainda mais importante, pois o setor é o responsável por atrair, recrutar e reter os melhores talentos, proporcionando maior diferencial competitivo para as organizações.

“Com a pandemia, evoluímos para o processo totalmente remoto e não temos visto nenhum prejuízo de qualidade nele. Muito pelo contrário, times inteiros remotos podem tirar limites físicos do R&S. Por que não contratar uma pessoa do interior do país para desenvolver uma função que hoje está remota? Com as tecnologias atuais é possível fazer entrevistas, testes, dinâmicas, tudo online”, explica Karine Gaia, gerente de Marketing do Convenia.

O Convenia é uma HRTech (startup que atua na área de Recursos Humanos) que oferece serviços para otimizar e desburocratizar o RH, da contratação ao desligamento de um funcionário. Ele disponibiliza uma cartela de produtos como gestão de ponto, de folha de pagamento e de férias, com a possibilidade de testes gratuitos.

Buscando identificar as principais mudanças ocorridas no R&S e quais as melhores práticas e ferramentas que a área da gestão de pessoas deve incorporar, a MELHOR entrevistou a gestora sobre processos de recrutamento online, ferramentas para otimizar o RH, onboarding, e mais.

Desde quando a prática de Recrutamento e Seleção ganhou força com vocês? 

Recrutamento e Seleção sempre foi uma tarefa chave da nossa empresa, mesmo quando contratamos nossos primeiros colaboradores. Empresa de tecnologia não tem máquinas, não tem estoque. O grande ativo de qualquer empresa de tecnologia são as pessoas do time. Portanto, recrutamento e seleção deve ser um processo chave para a construção de qualquer empresa.

O recrutamento online também sempre esteve presente nas primeiras etapas do nosso processo e, com a adesão do home office, tivemos que fazer adaptações para que o processo continue acontecendo sem atritos como a contratação de ferramentas 100% focadas em R&S e a inclusão de mais pontos de contato entre o candidato e a Convenia.

Como ficam os processos de Recrutamento e Seleção daqui para frente?

Nós da Convenia já fazíamos as primeiras etapas do processo online. Em grandes centros onde a locomoção sempre é difícil, fazíamos isso para darmos conforto aos candidatos.

Agora, com a pandemia, evoluímos para o processo totalmente remoto e não temos visto nenhum prejuízo de qualidade no processo. Muito pelo contrário. Times inteiros remotos podem tirar limites físicos do Recrutamento e Seleção.

Por que não contratar uma pessoa do interior do país para desenvolver uma função que hoje está remota? Com as tecnologias atuais é possível fazer entrevistas, testes, dinâmicas, tudo online.

Quais são as ferramentas mais comuns nesse processo e o que está surgindo que podemos chamar de inovador?

As ferramentas mais comuns são as ferramentas que permitem um processo de recrutamento e seleção de ponta a ponta que garanta:

• Cadastro da vaga para divulgação
• Criação das etapas do processo seletivo
• Aplicação de teste de fit cultural e técnico
• Filtragem dos candidatos por melhor perfil
• Registro da interação do candidato com o RH e o gestor da vaga

Em relação a inovação, as ferramentas mais inovadoras são aquelas que ajudam o RH a transformar a experiência de contratação em algo totalmente digital. Na Convenia, por exemplo, desenvolvemos para nossos clientes uma admissão totalmente nova onde funcionários conseguem subir toda a sua documentação (tirando uma foto simples de cada documento), assinar contratos, informar dependentes, escolher benefícios, tudo 100% online.

Além de resguardar o funcionário durante a quarentena, isso vai permitir uma nova experiência entre empresa-colaborador. Uma experiência que se aproxima muito mais de uma relação moderna de aplicativos de internet do que da burocracia do tradicional departamento pessoal.

O que os RHs de empresas conservadoras, que estão enfrentando o desafio do home office, por exemplo, precisam entender nesse processo?  

Todas as empresas conservadoras, ou não, precisam entendem que garantir a segurança e a saúde do colaborador ou candidato deve ser a principal prioridade nesse momento e que se for necessário ocorrerem mudanças, elas terão que acontecer. É necessária uma mudança de mentalidade tanto do RH quanto dos C-levels para terem mais flexibilidade, agilidade e para adotarem novas tecnologias.

O tema do momento é a empatia. Nem as empresas tradicionais, nem as mais modernas, já lidaram com esta situação. Isso é novo tanto para os RHs quanto para os líderes e colaboradores. Todos estamos aprendendo enquanto a situação avança. Portanto, é preciso enxergar o mundo com os olhos do outro e entender como podemos fazer algo para sairmos melhor.

E com relação ao onboarding digital, como funciona? Teria algum case para ilustrar?  

O onboarding digital é igualmente importante. Nele, o candidato consegue passar por todas as etapas desde o aceite da carta proposta, preenchimento dos dados, assinatura dos contratos até ser recebido pelo time de forma totalmente digital. Consideramos os seguintes itens essenciais para que a integração do novo colaborador seja um sucesso:

• Garantir que o colaborador já tenha recebido os equipamentos essenciais para ele trabalhar remotamente e seus acessos ao e-mail e plataformas no primeiro dia do onboarding. 
• Definir uma agenda com os gestores para contarem sobre a empresa, a cultura, objetivos, metas e o funcionamento das áreas, assim como uma reunião para apresentar todo o time.
• Organizar um cronograma online de treinamentos e apresentações para que o novo colaborador tenha um guia do seu onboarding e prazos bem definidos.
• Delegar uma pessoa para ser o anfitrião do novo colaborador, alguém com quem ele possa tirar dúvidas e apresentá-lo para as outras áreas.
• Manter um canal de comunicação aberto para que ele possa passar feedbacks da sua integração ao gestor
• Ao final do onboarding, peça para que os novos colaboradores avaliem o processo com uma pesquisa de NPS, sugiram melhorias para que você possa melhorar sempre que tiverem novos colaboradores.

Temos inúmeros cases dentro do Convenia. Nossos clientes já admitiram mais de 15.000 colaboradores utilizando nossas ferramentas digitais. Antes, a ferramenta tinha o propósito de acabar com a papelada e oferecer uma experiência melhor. Agora, um onboarding digital é praticamente obrigatório em todas as empresas.

O que se poderia observar em termos de perdas e ganhos?

A prática do recrutamento online traz diversos benefícios como diminuir o tempo de contratação, entrevistar mais candidatos, eliminar os imprevistos de locomoção e de custos para o candidato que muitas vezes está desempregado ou mora muito longe, além de facilitar a aplicação de testes.

Obviamente, existem alguns pontos negativos que podem ser abordados de uma melhor forma em uma entrevista presencial como a análise do fit cultural. É importante tanto para o candidato conhecer o ambiente e o seu futuro time, quanto para o entrevistador inserir a pessoa dentro do ambiente.

Esse problema gera a necessidade de ter softwares mais complexos que apliquem testes de cultura baseados em dados gerados pelos colaboradores da empresa e também que exijam mais etapas no processo seletivo, aumentando o contato com o time.

Já o onboarding digital é algo mais novo e muitas empresas estão se adaptando, ele também exige mais pontos de contato com o time e uma rotina muito mais organizada para fazer a integração do novo colaborador.

Analisando todos os processos de onboarding digital da Convenia, podemos considerar como principal ganho a comunicação e a autonomia adquirida pelos novos colaboradores, mas obviamente a empresa precisa disponibilizar recursos e ferramentas que possibilitem que os novos colaboradores interajam mais.

O ponto negativo é ter mais disponibilidade do time e a necessidade de contratar ferramentas que facilitem a comunicação. Analisando os ganhos e considerando que já temos soluções no mercado para resolver os possíveis problemas, vejo que o modelo já se tornou efetivo e não considero como uma tendência e sim uma realidade.