Angela Rachid / Crédito: Divulgação

Diminuir a burocracia e, com isso, o tempo gasto em todos os procedimentos de folha de pagamento foi a promessa conduzida no lançamento do eSocial, um projeto do governo de escrituração em meio digital de todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todos os empregados, empregadores, contribuintes individuais e serviços terceirizados de uma companhia.

O envio dos dados trabalhistas e previdenciários de toda a movimentação de uma empresa sempre foi queixa presente em todas as reuniões do governo com o empresariado brasileiro. Por isso, o estado com os representantes do setor desenvolveram em conjunto a proposta do eSocial.

“A definição do eSocial contou com a participação de bases governistas, de empresas, lideradas pela Gerdau, e de companhias de softwares”, destaca Angela Rachid, gerente sênior de produtos da ADP Brasil, companhia da área de tecnologia da informação. Ela, que esteve entre o grupo de executivos que acompanharam todas as discussões do projeto, conta para o site da MELHOR como as empresas estão se adequando ao eSocial e quais serão os próximos passos da proposta.

1 – Como está sendo a implantação do sistema do eSocial nas empresas?
Ângela: Trata-se de um programa muito abrangente, que exige expertise, tecnologia adequada e adequação dos processos internos das empresas. Isso pode representar um desafio para elas. A implantação está sendo baseada na revisão dos processos e dos prazos internos com as áreas, de forma a garantir o envio preciso das informações nos prazos estabelecidos pelo governo.

2 – Quais são os benefícios do eSocial para o governo e para mundo corporativo?
Ângela: Para as empresas, o eSocial irá homogeneizar e simplificar o cumprimento das obrigações, reduzindo custos e a informalidade, qualificando as informações prestadas ao Estado. Para o governo, será um novo modelo de prestação de informações, constituído por dados consistentes e transparentes.

3 – Desde o lançamento do eSocial houve alguma mudança no formato do projeto?
Ângela: Não houve mudanças no formato do projeto, porém ocorreram vários ajustes em leiautes de dados, levando em consideração as particularidades dos diversos tipos de empresas e atividades que temos no Brasil.

4 – E quais foram as principais adequações tecnológicas que a proposta exige?
Ângela:
* Incorporação dos novos campos definidos pelo eSocial;
* Mapeamento dos campos cujos valores foram padronizados com o eSocial, não apenas para novas informações a serem submetidas, mas também para informações já existentes;
* Investimentos em infraestrutura para garantir segurança, disponibilidade, capacidade de armazenamento e de transmissão, e contingência, considerando enormes volumes de dados concentrados em picos durante certos períodos do mês;
* Geração dos eventos e transmissão através do protocolo especificado pelo governo (XML e webservice);
* Gestão da certificação digital;
* Integração com os processos da empresa para minimizar o impacto no seu dia a dia;

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5 – O cronograma da implantação do eSocial já foi certa vez adiado . Atualmente, qual o cronograma de implantação que as empresas devem seguir?
Ângela: Será observado o seguinte prazo para a transmissão dos dados ao eSocial, constantes do layout dos arquivos que o compõem:
* Após 6 (seis) meses contados do mês da publicação da versão 1.2 do MOS (ainda sem previsão de lançamento) será disponibilizado ambiente de testes contemplando os Eventos Iniciais, Eventos Não Periódicos e Tabelas.
* Após 6 (seis) meses contados do mês da disponibilização do ambiente de testes contemplando os Eventos Iniciais, Eventos Não Periódicos e Tabelas, será obrigatória a transmissão dos eventos aplicáveis ao FGTS, para as empresas grandes e médias (com faturamento anual superior à R$ 3.600.000,00 no ano de 2014).

A obrigatoriedade para as demais categorias de empregadores observará as condições especiais de tratamento diferenciado que se apliquem à categoria de enquadramento, a exemplo do Segurado Especial, Pequeno Produtor Rural, Empregador Doméstico, Micro e Pequenas Empresas e Optantes pelo Simples Nacional.

6 – O projeto prevê algum tratamento diferenciado das grandes empresas para as PMEs?
Ângela: Para as grandes empresas os eventos serão informados por meio de um webservice em formato XML, o qual será validado e armazenado em um ambiente consorciado e depois distribuído aos entes partícipes do eSocial. Para os pequenos empregadores será disponibilizado um Módulo WEB.

7 – Como o projeto impacta (ou impactará) o trabalho da área de Recursos Humanos?
Ângela: É necessário [para o RH] revisar os processos e prazos internos com as áreas, de forma a garantir o envio preciso das informações nos prazos estabelecidos pelo governo. Também é fundamental que o RH mantenha as submissões atualizadas com todas as mudanças legais, o que é uma tarefa difícil e custosa para as empresas dada a complexidade e a quantidade de alterações legais no país.

8 – Há estudos que indicam o ganho de tempo e de produtividade em empresas que já implantaram o sistema?
Ângela: Como a plataforma para submissão dos eventos ao eSocial não foi disponibilizada, as empresas continuam tendo de prestar as informações sobre os empregados de forma descentralizada e por diferentes meios.

9 – Caso as propostas de mudanças na legislação trabalhista e tributária do Brasil discutidas por alguns candidatos à Presidência sejam aprovadas isso alteraria o rumo do projeto do eSocial? Ou elas ocasionariam apenas mudanças simples nos sistemas de eSocial implantados nas empresas?
Ângela: Sob o aspecto técnico, o eSocial não trouxe alterações de lei trabalhista, tributária ou previdenciária. Trata-se de um projeto ambicioso e que envolverá trabalho de todos para sua implementação – governo, empresas, prestadores de serviço – mas que trará modernização e harmonização nos fluxos de informações entre empresas e governo, reduzindo erros e retrabalho.