Por Juliana Trindade, Gerente de Projetos da Access Brasil

O RH é fundamental no processo de integração dos novos funcionários, que também impacta as taxas de rotatividade nas organizações. Porém, é difícil se dedicar a essa tarefa quando existe uma pilha de papéis ocupando o tempo, especialmente quando falamos dos trâmites que envolvem o processo de contratação no Brasil.

Dados divulgados no último ano pelo IBOPE, em uma reportagem publicada no fim de 2017 pela revista Veja, mostram que o processo de admissão no Brasil, considerando desde a entrega de documentos até a digitação dos dados no sistema, pode chegar a duas semanas em 64% das organizações. Em 5% das empresas, esse período pode chegar a um mês, gerando até a perda de candidatos selecionados.

Reduzir as atividades manuais relacionadas ao processo de contratação é fundamental para que o RH possa se dedicar ao que é mais importante do ponto de vista estratégico após a seleção do candidato ideal, que é sua integração à cultura da empresa. Para isso, é importante digitalizar as informações.

Hoje muitas empresas já embarcaram na jornada de digitalização dos dados do RH para se adequar ao eSocial, bem como a outras demandas legais. O investimento em mais inteligência na gestão de documentos do RH para obter um maior nível de automatização também deve trazer uma série de benefícios relacionados ao aumento da produtividade do RH e à redução das taxas de rotatividade graças a uma maior capacidade de atender às demandas por mais agilidade em processos como o de contratação.

Hoje tecnologias como o OCR (Optical Character Recognition – tecnologia de digitalização que converte dados diversos em documentos legíveis que podem ser pesquisados, manual ou eletronicamente) podem desonerar o RH na checagem manual de documentos durante os processos de contratação. Sistemas automatizados de gestão documental podem, por exemplo, abrir um prontuário com todas as informações do profissional selecionado, permitindo que o RH tenha, em minutos, a documentação mínima necessária para sua contratação.

Atualmente o mais comum é que os novos funcionários precisem preencher uma longa papelada e, em alguns casos, tenham de comparecer à empresa mais de uma vez antes de começar a trabalhar. Com um processo de contratação digital, toda essa papelada pode ser feita no primeiro dia de trabalho em alguns minutos, reduzindo o tempo necessário para sua efetivação.

Ao mesmo tempo, materiais de boas-vindas e introdução às funções no cargo, como manuais e apostilas, podem ser compartilhados facilmente, economizando tempo do RH e outros gestores também envolvidos neste processo, bem como dos contratados.

RH mais produtivo e funcionários mais engajados

Vale a pena destacar que, além de dar mais agilidade ao trabalho do RH, ao digitalizar o processo de contratação, as empresas reduzem riscos relacionados ao cumprimento da legislação, pois a checagem automática dos dados permite o controle de status de cada funcionário, bem como o envio das documentações e a segurança das informações.

Isso tem um impacto considerável na adequação ao eSocial, por exemplo, em que o RH precisa analisar cadastros para observar se há ou não alguma informação que destoe da atualidade, especialmente porque qualquer inconsistência impede que o sistema continue funcionando.

Além de reduzir os riscos, a digitalização do processo de contratação permite ao RH dedicar mais tempo à criação de ações de engajamento dos novos funcionários, como atividades de team building, programas de treinamento e planos de desenvolvimento e mentoria, aumentando os níveis de satisfação.

Ou seja, ao livrar o RH da gestão de documentos, os profissionais podem se dedicar mais à gestão de talentos do ponto de vista estratégico, deixando de atuar como um organizador de documentos para se tornar uma parte importante do crescimento do negócio.