A escolha de uma nova solução de software de Folha de Pagamento não é das tarefas mais fáceis do RH e do Departamento Pessoal, passa pela análise aprofundada das necessidades da empresa, características do negócio, modalidade de contratação, ofertas de mercado e perfis dos fornecedores, considerando demandas atuais e o planejamento estratégico da companhia.

Toda mudança causa algum nível de insegurança, eleva as expectativas e tem como objetivo promover a evolução da performance da empresa. Se feita de maneira planejada, com método estruturado, certamente trará a solução de Folha de Pagamento ideal para as questões que hoje atrapalham o pleno desenvolvimento organizacional, promovendo inovação, melhora na qualidade das atividades do RH e Departamento Pessoal e até aumento do engajamento das pessoas nas ações de DHO promovidas pela empresa.

Mapeamento dos processos

Todo o trabalho da área para a qual o software será contratado deve ser observado tanto em relação à situação atual da empresa quanto em relação à visão de futuro. É muito importante que a solução a ser escolhida tenha condições de acompanhar a evolução dos negócios e o crescimento da empresa. 

Além da visão de negócio, o processo seletivo deve verificar as condições que o novo software oferece para viabilizar a integração com os sistemas legados, como estão estruturadas as funções para controle de acesso à aplicação e demais requisitos voltados à segurança da informação.

A partir dessas informações, são identificadas as demandas corporativas, ou seja, quais pontos devem ser resolvidos essencialmente e quais os retornos e os ganhos efetivos com a nova solução.

Análise da RFP

Após o mapeamento de processos, funcionais e técnicos, chega o momento de montar a RFP (Request for Proposal), que servirá para direcionar a avaliação das propostas dos fornecedores e o quanto as soluções apresentadas estão aderentes às necessidades mapeadas.

Este documento visa garantir que os fornecedores estejam à altura de seus padrões de qualidade, capacidade técnica e seriedade no mercado. Também ajudará o fornecedor a compreender suas condições de atender bem a empresa, fechando assim um contrato que seja interessante e adequado para ambos.

A análise da RFP é uma tarefa puramente técnica e deve ser feita com observações racionais. Se o processo foi feito de forma estruturada, esta fase será definitiva, porém, não necessariamente a mais complexa, uma vez que ao chegar até aqui os envolvidos pela definição da nova solução de Folha de Pagamento ideal para a empresa estarão com os critérios claramente definidos. 

Feito isso, o próximo passo será definir a shortlist, com dois ou três fornecedores que obtiveram a melhor classificação após a análise da RFP.
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Definição da shortlist

É de praxe selecionar nesta análise dois ou três fornecedores que atenderam o maior número de requisitos, classificados por ordem de importância para que a empresa tenha em mãos a shortlist com os indicados que irão para a próxima etapa de seleção.

Nesta etapa você deverá avaliar:

Apresentações

Os fornecedores são convidados para expor a solução à empresa. Essas apresentações trazem as principais funcionalidades e podem ter diferentes abordagens.

Para a equipe de TI, podem ser mostrados os principais recursos tecnológicos. Para os diretores de RH, Departamento Pessoal e Financeiro, os aspectos estratégicos da ferramenta. 

Ou seja, os fornecedores têm a oportunidade de mostrar como o sistema será capaz de resolver os problemas e atuar como elemento de apoio ao negócio, sob diferentes pontos de vista. 

Proof of Concept – POC* 

O Proof of Concept (Prova de Conceito) é um modelo que simula os processos importantes da solução em cotação. 

Cada comprador decidirá quais funcionalidades serão apresentadas na POC.  Esta decisão pode ser um divisor de águas entre as chances de a solução ser escolhida ou não, isso porque se o fornecedor não apresentar agora as funções que estão no topo dos critérios do contratante, a avaliação ficará aquém do esperado. Este também deverá ser um item de classificação da empresa quanto ao comprometimento do fornecedor durante todo o processo. 

Por outro lado, se a POC atender às expectativas, os tomadores de decisão poderão avaliar a capacidade de atendimento das demandas pelo software, tendo assim uma noção bem clara sobre a eficiência da solução oferecida.

*A POC normalmente é solicitada pela empresa compradora quando há processos muito específicos, pelas características do seu negócio. Vale lembrar que essa etapa é pouco requerida pelos compradores em geral, exceto em casos pontuais, devido ao esforço que a atividade demanda de ambas as partes.

Termos de contratação

Após todas as verificações e escolha do fornecedor, chega a hora de estabelecer os termos de contratação com o fornecedor escolhido.

Neste documento serão definidos: o escopo, os custos envolvidos, o cronograma, a implantação, a modalidade de contratação, se terá ou não algum módulo adicional, entre outras definições comerciais e técnicas. Este documento deverá contar com a avaliação e o respaldo jurídico para o pleno alinhamento entre as partes.

Finalizamos a série com e-book com um passo a passo do processo de troca de software de Folha de Pagamento. Esperamos ter contribuído com a ampliação do seu conhecimento e aprofundamento sobre este assunto e, com os modelos de documentos e métodos, você consiga conduzir da melhor maneira o projeto da sua empresa.

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