Consultor ensina como evitar os hábitos que atrapalham a produtividade para não perder o controle de sua agenda

A falta de tempo é um dos maiores problemas que os profissionais enfrentam (e reclamam) atualmente. Parece que as horas de trabalho não são suficientes para realizar todas as demandas que planejam e as urgências que aparecem. A solução, para muitos profissionais, tem sido ficar até mais tarde no trabalho ou chegar mais cedo para tentar resolver todas as pendências do dia anterior. O resultado de toda essa correria é o aumento do nível de estresse, problemas de saúde, falta de tempo para a família e, principalmente, para si mesmo. O pior é que cada vez mais comum encontrar profissionais com esse perfil por todos os cantos, independentemente de idade, cargo, sexo e profissão. Estamos criando uma geração de ‘executivos sem tempo’ que, no futuro, pode se transformar na geração ‘sem saúde e qualidade de vida’.

As horas não estão passando mais rápido, como parece, o que mudou foi a velocidade com que as demandas chegam ao profissional. A internet, as ferramentas de colaboração, o e-mail e a necessidade de trabalhar em grupo gerou um novo modus operandi de trabalho que, infelizmente, o executivo do século 21 não está preparado para lidar. Numa pesquisa realizada pela Triad Consulting, empresa especializada em produtividade, foi comprovado que apenas um terço do tempo das pessoas é alocado com atividades realmente importantes. O problema não é falta de tempo, os profissionais é que precisam aprender a usá-lo de forma produtiva. Veja abaixo os seis erros mais comuns – alguns tabus e práticas antigas – que fazem você perder o controle da sua agenda e como evitá-los:

1. Não anotar as suas demandas
Se você é uma das pessoas que faz a gestão do tempo confiando apenas na memória, tem tudo para adquirir muitas urgências no decorrer do dia e esquecer as prioridades. É praticamente impossível planejar todas as tarefas com aquilo que não se visualiza claramente. O aconselhável é escrever em um papel, agenda ou software (o que preferir), tudo o que precisa realizar na semana para, então, planejar-se. Dessa forma, você consegue visualizar as tarefas que precisam ser executadas e distribuí-las melhor. Com essa visão mais ampla, é possível começar a trabalhar na prevenção das urgências, colocar o importante em destaque e evitar as circunstâncias.

2. Super alocar a segunda-feira
Uma segunda-feira mal planejada é a chave para estragar toda a semana. Se você perder o controle das suas atividades no primeiro dia útil e não recuperar isso no dia seguinte, dificilmente conseguirá manter o planejamento. Procure sentar todo o domingo e planejar a semana distribuindo igualmente todas as atividades durante os cinco dias, tendo consciência de que não poderá resolver tudo o que precisa somente na segunda-feira. Procure também calcular quanto tempo vai gastar com cada tarefa, pois, desse modo, é mais fácil saber o que realmente consegue fazer em seu dia de trabalho.

3. Planejar o dia
O seu dia não deve ser planejado e, sim, priorizado! Programar o dia não é suficiente para evitar as urgências e circunstâncias da última hora. O dia deve ser priorizado com o que foi previamente planejado. Isso significa dar uma ordem para sua execução. Comece revisando seu e-mail e crie eventuais atividades para o dia, depois inicie pelas coisas rápidas e fáceis, resolva as urgências e, então, foque no importante.

4. Work by mail
Não trabalhe apenas com suas mensagens eletrônicas e, sim, com suas prioridades. Um péssimo hábito que muitos profissionais têm é ficar com o e-mail aberto e assim que uma nova mensagem chega, começar a realizar o que ela pede. Com isso, acabam fazendo múltiplas tarefas, que resultam na falta de foco e perda de tempo. E-mail deve ser visto poucas vezes ao longo do dia – nesse período responda as mensagens e tente esvaziar a caixa de entrada. Se algum e-mail precisar de uma ação de longa duração, transforme-o em uma tarefa e a priorize ao longo do dia.

5. Colocar tarefas como compromissos
Como profissional, seus dias possuem tarefas e compromissos. As tarefas têm dia específico para serem executadas ou finalizadas, mas não tem um horário pré-determinado para começar ou terminar. Já os compromissos ficam na agenda e possuem hora de início e de término para acontecer. Calendário não foi feito para agendar atividades ao longo do dia. Além de deixar sua agenda mais inflexível, é péssimo para realocar atividades no caso de possíveis furos. Já fui instrutor de uma consultoria americana que jogava fora as listas de prioridades e mandava usar apenas o calendário – isso não funciona na prática.

6. Reunião com a equipe na segunda-feira
Existe uma máxima na administração que prega que reuniões com a equipe devem ser feitas na segunda-feira. Sinceramente não sei quem inventou isso, mas sei que o habito é muito comum. O pior dia da semana para planejar com sua equipe é a segunda-feira. O ideal mesmo é a sexta-feira. Essa afirmação sempre causa polêmica quando apresento para a liderança, mas quando eles experimentam a mudança ficam espantados com o resultado. Existe, sim, uma forma correta de realizar a reunião de planejamento com a equipe na sexta e se a reunião for bem produtiva, permitirá que as pessoas se planejem com suas próprias propriedades mais as que foram geradas na reunião para a próxima semana. É muito produtivo, experimente!