Realizar menos reuniões equivale a ter mais dinheiro em caixa? Por incrível que pareça, essa foi a conclusão de um  estudo  conduzido pela Triad Consultoria que revela que o desperdício que se tem com esses encontros improdutivos é de, aproximadamente, 500 mil reais anuais a cada 100 funcionários. Para fugir dessas arapucas sem objetivos e deixar de gastar à toa, confira as dicas de Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade e CEO da consultoria:

1) Estabeleça previamente os objetivos da reunião
Evite ao máximo convocar uma reunião de última hora. Para que ela seja produtiva, todos os participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da convocação e os temas que nela serão discutidos.

2)Convoque certo
Analise o motivo do encontro e convoque as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Algumas vezes, há pessoas que não precisariam estar ali naquele momento e poderiam aproveitar para fazer outras coisas.

3)Abra a reunião clarificando os objetivos
Inicie lendo o objetivo e a pauta da reunião.Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. 

4)Utilize um relógio no centro da mesa
Um dos principais desafios para os condutores que começam a aplicar essas técnicas é o controle do tempo da reunião. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.

5)Registre a memória da reunião
Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais ideias discutidas na reunião e os próximos passos.

6)Avalie o processo
Após a reunião, faça uma pesquisa com os participantes sobre como foi a condução da reunião, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica.