A sala de reunião foi pensada para se adequar à estratégia, que é somar valores sem barreiras físicas, com mobiliários confortáveis para os colaboradores se sentirem mais à vontade e passarem mais tempo no local. O conceito é de um ambiente informal para promover a troca de informações e o brainstorming

Há três anos, a Coface do Brasil, empresa que atua no mercado de soluções de gerenciamento de crédito corporativo, percebeu que precisava contar com um espaço que pudesse comportar, em todos os aspectos, as metas empresariais. Isso implicaria mudanças drásticas em todas as áreas da companhia e na forma de trabalhar de seus profissionais, como recorda Hercules Pascarelli, diretor financeiro e administrativo. “Resolvemos mudar de local a sede da empresa, em São Paulo, e, além de buscarmos um espaço que ficasse próximo dos clientes e de pontos estratégicos da cidade, como aeroporto e metrô, queríamos melhorar a comunicação e, consequentemente, a produtividade dos profissionais”, conta o diretor. Assim, chegou-se à conclusão de que planejar a empresa de acordo com as demandas específicas dos funcionários era o mais sensato, já que um ambiente bem planejado tem tudo para oferecer, como reflexo, bons resultados e melhoria na comunicação entre as pessoas.

Neste ambiente, a empresa escolheu usar divisórias em vidro nas salas de diretoria para destacar a transparência do material como fator de integração espacial, sem comprometer a privacidade necessária dos ambientes. Já no staff (setor financeiro, administrativo e TI), foram valorizados os espaços abertos, para favorecer a integração entre as equipes por meio do conceito open space

Um dos primeiros passos para a mudança, segundo o diretor, foi procurar uma empresa de arquitetura para projetar um espaço em que os colaboradores pudessem se comunicar e se encontrar de forma mais objetiva. A proposta era que o mobiliário e o aproveitamento dos espaços para os funcionários fossem pensados para integrar os processos de trabalho e, ainda, que zelassem pela saúde dos colaboradores. “Buscamos construir a nova sede usando um layout totalmente novo, não luxuoso, mas adequado aos padrões de uma multinacional”, explica Pascarelli, ressaltando que os funcionários (são 80 trabalhando em um espaço de 800 m2) comentaram que o escritório é infinitamente melhor do que o anterior.

Um dos segredos da Coface nesse novo ambiente chama-se ergonomia, ação que tem como foco encontrar o melhor ajustamento entre o trabalhador e as condições do trabalho. De acordo com a arquiteta Bianca Angelini, da Marcap Engenharia, as normas de ergonomia são seguidas para, principalmente, dar conforto às pessoas, embora isso apenas não seja o suficiente. “Às vezes, elas [as normas] não abrangem as necessidades específicas de cada função. Por isso, perceber as demandas de cada setor é essencial, já que uma área de projetos tem necessidades diferentes da de compras, por exemplo”, explica a arquiteta. Isso quer dizer que os apoios de braços, as cadeiras, a iluminação, tudo deve ser levado em conta segundo cada função É importante, também, usar materiais que absorvam o som para inibir ruídos, inclusive o do trabalho.

Bianca ressalta que quanto mais uma organização planejar seu ambiente mais resultados vai ter. “Quando uma pessoa está confortável em seu posto de trabalho, em um ambiente ergonômico, com certeza vai produzir mais e melhor. Além disso, existe a questão de saúde: um colaborador mal instalado pode desenvolver alguma patologia, uma tendinite, por exemplo. Muitas empresas acham que essa preocupação é apenas mais um gasto, mas, na verdade, trata-se de um investimento”, garante.

Os resultados obtidos pela Coface mostram os benefícios do método. O principal, segundo Pascarelli, foi uma visível melhora na comunicação entre as pessoas. Funcionários que nem se conheciam direito antes da mudança passaram a ter contato direto por causa de uma área operacional completamente aberta à visão. E quando você tem uma integração melhor de duas ou três áreas operacionais, por meio do convívio, isso facilita o desenvolvimento dos processos de trabalho. A Coface conseguiu, assim, uma agilidade nos processos operacionais que não tinha antes. “Um exemplo disso foi a posição do departamento técnico perto das outras áreas, o que otimizou a transferência de documentos. Isso significa dizer que o ganho de tempo, resultado do planejamento do espaço, reduziu custos da companhia”, comemora o diretor.

Outro impacto relevante que a Coface levou em conta ao adotar conceitos de ergonomia na mudança da sua sede foi na saúde de seus colaboradores. “Eu diria que conseguimos obter uma melhora de 1000% em relação à saúde e ao bem-estar das pessoas. Isso porque conseguimos colocá-las em um prédio com bombeiro próprio e segurança.

A área comercial e operacional foi projetada para atender às necessidades do escritório com qualidade, ergonomia e versatilidade. Os critérios mínimos necessários para uam cadeira ser ergonômica. por exemplo, são encosto levemente adaptado ao corpo para a proteção da região lombar; assento plano(sem formato), com borda da frente arredondada; e altura do assento regulável para ajustar-se à altura do trabalhador e da função exercida

E, internamente, todos os itens de iluminação, cadeiras, mesas, acabamento protegem-nas de acidentes e problemas de saúde. Temos um ambiente em que todos podem se comunicar, da copeira ao presidente”, conta Pascarelli, acrescentando mais benefícios: a redução do número de faltas, que é comprovada por dados do RH, além da criação de novas oportunidades internas de crescimento dos colaboradores, devido à comunicação interna mais forte que não havia no outro escritório.

Na prática
Mas como implantar essas mudanças? Bianca explica que para executar um projeto desse tipo é preciso, primeiro, conhecer a organização. “É fundamental entender o modo de funcionamento da empresa, como se dá o relacionamento entre as áreas – se é formal ou descontraído, por exemplo – para formatar o conceito a ser aplicado no projeto. Depois disso, é necessário observar os hábitos dos colaboradores, ou seja, como cada um trabalha”, explica. Isso porque, de acordo com Bianca, se o funcionário fica muito tempo no teclado, precisa de um tipo de mesa diferente de quem usa uma prancheta.

De forma geral, o maior desafio ao projetar um espaço de trabalho inteligente, funcional e mais produtivo, é aproveitar o espaço privilegiando o mais importante. Se uma empresa quer ter uma estratégia de crescimento, é preciso, também, garantir o conforto dos funcionários. “Priorizar as necessidades dos funcionários está em primeiro plano. Não dá para fazer cinco salas de reunião e deixar as pessoas ficarem apertadas. Assim como não dá para fazer um café enorme se não existe espaço suficiente”, ressalta Bianca.

Hoje, na Coface, a ergonomia faz parte de sua estratégia de negócio. “Ela está ligada diretamente às metas de crescimento da organização. Na medida em que os targets estipulados foram linkados diretamente aos custos e à praticidade das instalações, percebemos o grande ganho que tivemos”, afirma Pascarelli. Para ele, planejar o ambiente para crescer é fundamental, especialmente visando facilitar a comunicação entre as pessoas. “A tendência no mercado brasileiro é, cada vez mais, as empresas procurarem otimizar seus espaços na busca do aproveitamento total das suas potencialidades para gerar resultados positivos”, afirma o diretor, que enfatiza que a decisão de um negócio deve passar também, além do ganho e lucro, pelo bem-estar dos funcionários e pelo planejamento dos espaços.