Feita pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt), com 325 empresas de diferentes segmentos e portes, de diversas regiões do país, a pesquisa Home office Brasil, edição 2016, apresenta três movimentos distintos de crescimento da prática em comparação ao estudo do ano anterior: 50% de aumento no número de empresas que estão implantando a prática; 15% de aumento no número de empresas que estão estudando a implantação da prática; e 28% de aumento na formalização da prática.

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“Muitas companhias selecionam colaboradores de diferentes localidades para formar equipes para seus projetos e, ao colocá-los em contato virtual, reúnem os melhores talentos disponíveis além de economizar tempo e dinheiro. Logo, saber gerenciar times virtuais em diferentes cidades e países é um requisito básico para assegurar o sucesso desse novo modelo de trabalho”, diz Axel Schmidt, gerente de relações públicas da TeamViewer. A colaboração a distância é um desafio, porém, é possível tornar mais eficiente a gestão de equipes virtuais seguindo alguns passos:

Alinhe tarefas e processos
Alinhar objetivos, funções e responsabilidades de uma equipe é uma das funções básicas de um gestor. No entanto, coordenar equipes virtuais é algo mais complexo, uma vez que as pessoas não estão localizadas em um mesmo ambiente. “As equipes virtuais precisam de mais comunicação, mais protocolos e mais clareza.

Como gerente de projeto, é necessário deixar claro para sua equipe as políticas e procedimentos básicos, como processos de trabalho com detalhes sobre quem faz o quê e quando, as expectativas com prazos, a resolução de problemas da equipe, disponibilidade e, até mesmo, as comunicações”, diz Schmidt. Se essa informação é recolhida em um manual, não se esqueça de que este é um documento vivo que muda continuamente, com base na prática diária.

Monitore o bem-estar do colaborador
“Após o gestor definir o processo de gerenciamento de acordo com a empresa em que você trabalha e com o perfil dos seus colaboradores, ele deve perguntar diariamente para o seu time se eles estão bem ou qual o nível do ‘bem-estar’ de todos. Softwares de colaboração e compartilhamento online podem ser usados para fazer essa comunicação”, destaca.

Use a tecnologia para promover a colaboração
Antes de começar uma tarefa, reserve um tempo para checar quais ferramentas de TI ou conexões de internet os membros de sua equipe utilizam – uma vez que eles não compartilham um escritório, suas necessidades podem variar. “Videoconferências, chamadas via web e compartilhamento de desktop permitem que os líderes fiquem mais próximos de suas equipes virtuais, sem gastar muito tempo e dinheiro em viagens de negócios ou telefonemas. Considere diferentes fusos horários e cargas horárias de trabalho. Isso irá evitar qualquer contratempo durante a fase de execução”, conta.

Equilíbrio na comunicação
“O gerente do projeto precisa estar visível e se fazer presente. Para criar uma personalidade virtual é preciso encontrar um equilíbrio de como se comunicar”, diz Schmidt. Comunicar-se excessivamente, sem objetividade, pode causar a perda de informações importantes e transmitir uma sensação de microgestão ou falta de confiança.

Ser invisível e não ser ouvido por semanas pode fazer com que um membro da equipe virtual interprete isso como uma falta de preocupação do gestor e ele pode se perguntar sobre a importância do projeto. “Isso pode fazer com que os membros da equipe coloquem suas prioridades em outros lugares.”

Faça uma checagem periódica das atividades
“É importante ter um processo que permita saber se o projeto está evoluindo no tempo previsto ou se terá algum atraso, principalmente quando não se tem o contato face to face com o seu colaborador e ele tem uma demanda muito grande para entregar em um mês”, comenta. Deixar para conferir o andamento da atividade no último dia não é uma boa ideia e poderá trazer surpresas negativas. “Então, para evitar atrasos, tenha pontos de checagem periódicos antes da entrega final.”

Execute reuniões eficazes
Reuniões virtuais podem ser eficazes e eficientes – com planejamento adequado –, mas existem alguns desafios. “As pessoas se dispersam quando as reuniões não seguem uma dinâmica ou uma agenda clara. Para evitar isso, o melhor é preparar uma pauta em que todos possam contribuir. Durante a reunião, um bom líder de equipe fará perguntas frequentes a fim de verificar se todos estão envolvidos e contribuindo com o projeto. Regras claras também ajudam a gerenciar a interação do grupo”, diz Schmidt.