Seis ferramentas para gerir o tempo e aumentar a produtividade

Quando uma empresa presta serviços, a mensuração do tempo é primordial para não perder dinheiro. É isso que explica Fabio Ricotta, CEO da Agência Mestre. “Um dos maiores erros de quem não utiliza alguma ferramenta que organize as tarefas é querer fazer tudo ao mesmo tempo, conforme o serviço vai chegando”, explica Ricotta. “Separar as tarefas em blocos, mensurar o tempo que foi gasto e fazer análises para uma melhoria contínua são as chaves da gestão de tempo em empresas de serviço”, explica o especialista. Sabendo que a falta de controle leva muitas pessoas a ficarem perdidas ou desperdiçarem tempo, Ricotta lista seis ferramentas que permitem manter o foco:

Considerado um dos softwares mais conhecidos do mercado, o Trello possui uma interface simples e intuitiva, e que ajuda você a dividir as atividades em blocos. “O bacana do Trello é que ele é bem visual, então você consegue identificar com facilidade o que precisa ser realizado e o que já foi concluído”, conta Ricotta, que sugere a ferramenta para equipes ou células de trabalho um pouco menores, de até 10 pessoas.

Com muitos recursos semelhantes aos do Trello, a Runrun.it ainda inclui a contagem do tempo para realizar as tarefas, além das dependências das tarefas. “É a ferramenta que atualmente utilizamos na Agência Mestre para gerenciar e organizar as tarefas, e ela também permite identificar o que é necessário que aconteça para que uma tarefa possa ser iniciada ou entregue”, explica o especialista. “Por exemplo: eu só posso criar um layout de um site quando o wireframe está pronto.”

Semelhante ao Runrun.it, a Asana possui recursos para gerenciar a equipe de trabalho, com o visual como ponto forte. “Só de olhar você já entende facilmente o fluxo de atividades em sua empresa”, explica.

Considerada um intermediário entre a simplicidade do Trello e os acréscimos da Runrun.it, o todoist tem um design mais limpo e sem distrações, e ainda permite trabalhar com tarefas, subtarefas, projetos e subprojetos. “As opções de notificações e gráficos de produtividade ajudam bastante”, completa Ricotta.

Com organização também pautada na ideia de cards, a pipefy é uma ferramenta brasileira. “Ela vem sendo cada vez mais usada no mundo todo, e está ganhando espaço e notoriedade pela facilidade de usar”, conta o especialista. “Vale a pena testar criando uma conta grátis.”
Por fim, Ricotta destaca que o mais importante não é a ferramenta, mas o resultado alcançado com ela. “Use aquilo que funciona para a sua empresa e dá certo”, resume, destacando a importância de focar o que é simples. “Muitas empresas se dão bem com uma planilha no Google Drive, com os arquivos necessários divididos pelas pastas”, exemplifica. Isso significa que, segundo Ricotta, o importante é ter uma ferramenta que funcione. “O mais importante é que, no fim das contas, você possa separar seus blocos de tempo e trabalhar sem distrações”, conclui.