Por José Carlos Fortes, presidente da Fortes Tecnologia

José Carlos Fortes

Provavelmente, você já ouviu que uma empresa é como uma grande máquina que precisa de várias engrenagens para garantir o seu completo funcionamento. Obviamente, essas peças são os setores internos, que por meio das suas respectivas equipes e um adequado sistema de gestão e automação de processos otimizam suas rotinas, ganham produtividade e contribuem para o aumento dos resultados da organização. Isso pode até parecer óbvio, todavia, não há uma abordagem mais clara para mostrar a importância que cada área, colaborador e tecnologia representam para melhorar os processos e gerar produtividade na empresa.

Em virtude de tamanha importância, listo aqui os sistemas empresariais indispensáveis para o seu negócio. Estes sistemas ou módulos, quando integrados entre si, normalmente numa mesma base de dados, são também conhecidos pela sigla em inglês ERP (Enterprise Resource Planning), que em tradução livre pode ser entendido como Sistema de Gestão Empresarial.

Sistema de gestão financeira e faturamento
O setor financeiro, sobretudo nas pequenas e médias empresas, é responsável por operações que constituem ponto nevrálgico da gestão. Dependendo da configuração e do organograma da empresa, é no financeiro que se faz o controle do fluxo de caixa, gera o faturamento, acompanha os valores a receber e a pagar, controla todas as disponibilidades em caixa, bancos, aplicações financeiras e operações afins. Assim, torna-se indispensável a utilização de um bom sistema de gestão financeira para que tudo seja adequadamente registrado e analisado. Uma falha poderá levar a consequências danosas para o negócio. Sua importância é diretamente proporcional à complexidade, porte e organização da empresa. A integração do sistema financeiro com a contabilidade agiliza e simplifica o processo de geração das informações contábeis para a administração, permitindo ao contador desempenhar tempestivamente um papel mais relevante na análise dos dados e consultoria junto às organizações, contribuindo de forma objetiva junto a estratégia e administração das empresas.

Sistema de controle de estoque
Tratando-se de empresas comerciais ou industriais, controlar o estoque é vital, tanto em relação a manter a disponibilidade adequada dos itens para venda e produção, quanto para que o fluxo de caixa da empresa não fique comprometido, em decorrência do pagamento de fornecedores de estoques excessivos e desnecessários. Seu correto controle pode ser feito por um bom sistema de gestão de estoques. Tanto a falta quanto a sobra podem gerar prejuízos para a empresa. O primeiro pela perda de vendas e o segundo pelo desperdício e o custo financeiro para manter o estoque. Por isso, a forma mais prática de criar e manter um estoque equilibrado é usando um sistema de gestão de estoque. Para as empresas de serviços que usam materiais na sua prestação de serviços, é igualmente importante o seu controle, que além de permitir a composição dos custos de forma mais correta, também evita perdas com a falta dos materiais ou custos financeiros com a manutenção de excessos.

Sistema de pessoal
O principal ativo das organizações está na sua equipe de colaboradores. Sem pessoas qualificadas e comprometidas, o sucesso torna-se muito mais difícil de ser alcançado ou mesmo inatingível. Portanto, cuidar bem do time é fator decisivo para o seu negócio. Além dos cuidados relativos à gestão dos recursos humanos propriamente dito, é igualmente importante o lado mais objetivo e operacional da área de pessoal, notadamente no que tange ao cumprimento das obrigações no campo das relações trabalhistas. Assim, faz parte deste contexto um sistema completo de folha de pagamento que automatize a geração dos contracheques dos colaboradores com crédito nas respectivas contas bancárias, calcule corretamente todos os encargos sociais e previdenciários, gere informações para acompanhamento e gestão dos custos de pessoal, bem como assegure o pleno cumprimento das obrigações assessórias junto ao fisco. Destaque-se a importância da integração também do sistema de folha de pagamento com o sistema de contabilidade, para o ganho de produtividade com a geração dos lançamentos automáticos.

Sistemas contábil e fiscal
As operações e os fatos econômico-financeiros das organizações convergem para a contabilidade. É no sistema de contabilidade onde são feitos todos os registros contábeis, fiscais, pagamentos, recebimentos e afins. É peça fundamental, neste processo, o sistema de escrituração fiscal, que deve ser integrado com o contábil em decorrência da sua estreita relação operacional no cálculo dos tributos a serem contabilizados. Os sistemas contábil e fiscal possuem ainda um importante papel no cumprimento das obrigações assessórias junto ao fisco, aos órgãos de registro empresarial e fiscalização em âmbito federal, estadual e municipal. Com a informatização plena das operações das empresas, sobretudo em decorrência da imposição e implantação do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – por parte do fisco, a cada dia torna-se mais importante a integração entre sistemas, em especial envolvendo a contabilidade, área responsável pela elaboração dos demonstrativos que mostram a situação patrimonial e os resultados obtidos pela organização. Com as demonstrações extraídas do sistema de contabilidade, o empreendedor poderá tirar conclusões de como anda o seu negócio. O Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado, combinados com as demais demonstrações, constituem um banco de informações valiosíssimas para a tomada de decisão. Portanto, torna-se indispensável para a organização um eficiente sistema de contabilidade.

Sistemas na nuvem
Nas pequenas e médias empresas em que é comum a terceirização da sua contabilidade, em alguns casos, essa integração não é viável. Porém, se a empresa usar os modernos sistemas em nuvem (internet), essa integração com os escritórios contábeis já é perfeitamente possível. Com uma solução na web, por exemplo, você pode consultar informações contábeis, financeiras ou de pessoas da sua empresa ou clientes de qualquer lugar e a qualquer hora. Com a necessidade das empresas de terem cada vez mais rápidas suas informações, buscá-las em um ambiente online na nuvem facilita e ajuda muito na produtividade.

Não há dúvidas de como os sistemas empresariais podem contribuir para o crescimento de uma organização, pois tornam mais simples os processos, minimizam os erros, facilitam a comunicação e reduzem custos. E a sua empresa já tira proveito desses sistemas?