Por Maicon Bertin, Head de Soluções em HR da Benner

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) já é uma realidade para as empresas brasileiras. E, com a chegada da fase dois do projeto, que engloba empresas que possuam um faturamento inferior a R$ 78 milhões, algumas dúvidas podem surgir. Por isso, é importante buscar conhecer e entender melhor como como funciona esse novo modus operandi que será aplicado nas corporações.

Destaquei os 15 principais pontos de atenção para se manter em dia com o eSocial, mantendo assim suas obrigações trabalhistas nos trilhos.

1) Prazo de envio dos eventos periódicos
Eventos periódicos são os eventos que possuem prazos pré-definidos para a sua ocorrência, como o envio da folha de pagamento dos funcionários. Este prazo, definido pelo eSocial, é até o dia 7 do mês seguinte, salvo os dias em que não há expediente bancário. Neste caso, é necessário antecipar para o dia útil anterior.

2) Emissão de guias
O eSocial não irá apurar as contribuições previdenciárias de constituição de créditos e emissão de guias, isso implica que a empresa terá que se familiarizar com o ambiente DCTFweb, onde será possível fazer a apuração de débitos tributários, consultas, compensações e geração de DARF. Também há a utilização do eCac como atendimento online ao contribuinte, onde fornece informações como recolhimento da empresa.

3) Certificação digital
Com a certificação digital a sua empresa pode acessar Conectividade Social, utilizando a internet como forma de disponibilização de serviços com segurança e facilidade, além de garantir autenticidade jurídica. A certificação digital para o eSocial serve para a transmissão e assinaturas de documentos no âmbito online.

4) Funcionários estrangeiros
Para os trabalhadores estrangeiros atuantes no Brasil, é necessária a inscrição de um CPF estabelecido pela Receita Federal em parceria com o Ministério das Relações Exteriores – MRE. Para fazer obter a inscrição do CPF ao funcionário estrangeiro, a empresa precisará preencher um formulário disponível no site da Receita Federal, imprimi-lo e, em seguida, entregar o formulário com cópia dos documentos originais em uma repartição consular brasileira.

5) Retificações e alterações
Os procedimentos de alterações de informações contidas ao eSocial ocorre somente nos eventos de Tabelas (S-1005 a S-1080) e no evento S-1000 (para consulta dos eventos nas tabelas, acesse o Manual de Orientação do eSocial). No entanto, as alterações estão atreladas às suas respectivas vigências e período de validade. Demais casos de alterações serão tratadas pelo eSocial como procedimentos de retificação ou de exclusão.

6) Saúde do trabalhador
Empresas que possuem áreas de riscos terão a obrigatoriedade de documentar todas as áreas, chamada Tabela de Ambientes de Trabalho (S-1060). Onde, posteriormente, quando um trabalhador estiver atuando em uma dessas áreas, a empresa necessitará disponibilizar as informações de risco do funcionário ao eSocial. Há também a necessidade constante de monitoramento da saúde do funcionário, disponibilizando as informações no eSocial. Caso haja afastamento, as informações também devem enviadas.

7) Bases de cálculo
Sobre as remunerações que integram ao cálculo de valores devidos à Previdência Social e a serem recolhidos ao FGTS, possui os valores de abonos de férias, adicionais de insalubridade, auxílio doença (quinze primeiros dias), aviso prévio trabalhado, décimo terceiro, férias normais, horas extras, repouso semanal, entre outros. Confira todos os valores no Manual de Orientação do eSocial.

8) Tabela de cargos
É obrigado a todo empregador/órgão público, na primeira vez que utilizar o eSocial, e toda vez que for criado, alterado ou excluído um determinado cargo, enviar a tabela de cargos contendo informações de identificação de cargos, apresentando o código e período de validade. A empresa necessita constar no eSocial a informação dos seus funcionários para a validação de diversos outros eventos, como o cadastramento inicial, admissão e alteração de dados, tudo isso deve ser feito antes do evento “S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo”, “S-2200 – Admissão de Trabalhador” ou “S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início”. É importante a empresa analisar e definir cargos, respeitando às normas trabalhistas, estatuto dos servidores, legislação e suas implicações.

9) Múltiplos vínculos do empregado
Caso na empresa haja algum funcionário com múltiplos vínculos empregatícios, é necessário a apuração da contribuição previdenciária a ser descontada. Devem ser informados os CNPJs dos outros empregadores e os valores da remuneração recebida. Importante: cabe ao funcionário informar e comprovar outros vínculos com empresas, assim como a remuneração que recebe.

10) Remuneração de períodos anteriores
Remuneração referente a períodos anteriores a acordo de trabalho, legislação federal, convenção de trabalho, sentença normativa, conversão de licença saúde e verbas de natureza salarial deverão ser lançadas com informações relativas aos períodos anteriores da decorrência dos fatos descritos.

11) Empregado que dirige
Quando há um funcionário exercendo a função de motoristas dentro da empresa, é necessário a disponibilidade dessa informação diante das situações correspondentes, seja transporte de carga ou de passageiros.

12) ASO (Atestado de Saúde Ocupacional)
Para fins de monitoramento da saúde do trabalhador, o envio das informações relacionadas aos exame médico admissional (S-2200 – Saúde do Trabalhador) deverá ser encaminhado até o sétimo dia do próximo mês. O exame de retorno de um funcionário por um período maior de 30 dias, seja por doença ou acidente de trabalho, também deverá constar no evento de monitoramento da saúde do trabalhador.

13) Afastamentos
Caso ocorra evento de afastamentos por conta de acidentes de trabalho, agravo de saúde ou doença decorrente do trabalho, de período não superior a 15 dias, as informações devem ser enviadas até o 7º dia do mês subsequente da sua ocorrência. Para acidentes de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença não relacionada ao trabalho, com período de afastamento entre 3 a 15 dias, o prazo de envio das informações é o mesmo.

Afastamentos com mais de 15 dias devem ser enviados até o 16º dia da sua ocorrência. Se dentro de um período de 60 dias, um funcionário sofrer acidente, agravo de saúde ou doença mais de uma vez e, a somatórias desses dias parados ultrapassar 15 dias, o envio de informações deve ser no 16º dia.

14) Aviso prévio
O aviso prévio é o documento antecipado e obrigatório em que, ambas as partes, empregador e empregado, desejam rescindir sem justa causa o contrato vigente. O envio das informações deste evento devem ocorrer em até 10 dias após a sua comunicação.

15) Desligamentos
As informações do evento de desligamento de funcionário devem ser enviadas até o 1º dia útil seguinte, no caso de aviso prévio trabalhado ou fim de contrato por prazo. Para demais casos, a data para as informações serem enviadas é de até 10 dias seguintes ao desligamento do funcionário.

Como você pode ver, o eSocial traz mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado para sua vigência. Por isso, contar com a tecnologia para se adaptar ao eSocial é a melhor alternativa para garantir que todas as informações sejam geradas e transmitidas, de forma integrada e no tempo certo.

Buscar uma plataforma projetada para ser integrada a qualquer sistema de gestão (ERP) e demais soluções utilizados pela empresa é importante para obter o controle, monitoramento, agendamento dos processos, integridade dos dados e emissão das informações do eSocial com agilidade e mais segurança. Um ponto fundamental, também é avaliar como esta plataforma vem se comportando e obtendo êxito com as etapas já realizadas até o momento.