Por Reinaldo Passadori, CEO do Instituto Reinaldo Passadori de Comunicação Verbal

Você sabe participar ou realizar reuniões? Esses encontros são fundamentais para empresas, sendo ocasiões para fechamentos de contratos, alinhamentos de trabalhos, tomadas de decisões, ou divulgações de rumos e informações relevantes. Contudo, são constantes casos nos quais essas ações mais prejudicam do que auxiliam as empresas.

As reuniões devem ser muito bem planejadas para que seus objetivos sejam realmente atingidos, caso contrário essas perdem o significado ou podem causar uma impressão negativa. Também se deve ter cuidado para evitar um mal que chamamos de “reuniãotite”, que seria a realização desses encontros com uma frequência muito grande e sem objetividade.

Para evitar que isso ocorra, preparei algumas recomendações sobre o tema:

Planejar o antes, o durante e o depois – ao agendar a reunião já deve ser definido o profissional responsável, organizando agenda de todos e as pautas a serem debatidas. Hoje existem diversas ferramentas que possibilitam o envio de avisos de alertas aos participantes. Durante a reunião, sempre é preciso que alguém conduza, para limitar ânimos e tempo. Por fim, ao finalizar o evento é importante enviar a pauta com definições de ações e quem será responsável por cada ponto abordado.

Definir objetivos claros – As reuniões empresariais geralmente possuem objetivo de fechar negócios, alinhar os resultados, passar um feedback sobre os últimos acontecimentos e acompanhar o desempenho do negócio. Assim, já se deve ir preparado com o discurso e algumas opções sobre os temas que serão definidos. Exemplo é uma reunião comercial, onde já se deve ir com os limites de negociações para que possa, possivelmente, já sair do local com um contrato assinado.

Existem vários tipos de reuniões, mas as mais comuns são:

Reuniões de negócios – são as que são agendadas para debates, análises e fechamento de contratos ou alinhamentos parcerias;
Planejamento – tem como objetivo estudar cenários e fazer projeções para o desenvolvimento do negócio por um determinado período;
Deliberativas – deliberar significa resolver, decidir, assim essas reuniões objetivam reunir pessoas para resolver vários assuntos, decidir rumos a serem tomados;
Informativas – esse tipo de reunião ocorre depois que as decisões foram tomadas, tendo como foco a passagem dessas informações, com foco de não deixar mal-entendidos;

Orientações para que sua reunião seja prática e objetiva, além de garantir sucesso e resultados:

Defina os temas que serão abordados e o tempo que durará;
Escolha o local adequado e respeite o horário, bem como, a duração prevista;
Defina os participantes da reunião;
Estabeleça uma dinâmica interpessoal;
Tenha os objetivos claros;
Marque na sua agenda;
Utilize recursos audiovisuais para a sua apresentação ficar mais completa, eficaz e clara ao público.
Envolva os participantes para que haja interação;
Mesmo que você só seja convidado para reunião é imprescindível ser pontual, saber a pauta a ser tratada, e estar bem preparado para argumentar de forma clara, precisa e objetiva, tornando-se uma pessoa que será observada como referência na área de atuação. Por isso reflita: E você? Como se sai numa reunião?