* Por Renato Batista, CEO da NetGlobe

Voltar ao trabalho presencial depois de tanto tempo em casa pode ser uma tarefa desafiadora para líderes e suas equipes. Atualmente, ao contrário da mudança do escritório tradicional para o home office, que foi feita às pressas em 2020, corporações de todos os segmentos e tamanhos podem se preparar para adotarem novos modelos de funcionamento. 

E a tendência é que o hibridismo ganhe cada vez mais espaço, já que combina o conforto e flexibilidade do lar com a convivência e troca de experiências mais humanizadas no escritório. É o que revela uma recente pesquisa da plataforma Zoom em parceria com a SurveyMonkey. De acordo com o estudo, 2 em cada 3 pessoas acreditam que o modelo híbrido é o ideal. 

A questão é como empresários e gestores devem se preparar para lidar com a nova realidade? O importante é fazer uma autoanálise das necessidades atuais e projeções futuras. E para isso, preparamos alguns passos chaves que podem ajudar nesta organização:

Passo 1: Converse abertamente com sua equipe

Antes de mais nada, é preciso entender o que seus colaboradores pensam sobre o assunto. Ouça atentamente as preocupações, anseios e ideias deles, para proporcionar um ambiente de trabalho saudável e produtivo. Além disso, ouça também os feedbacks dos clientes e líderes em relação às entregas para saber como anda a produtividade do time. 

Atente-se também ao tempo de adaptação de cada um. Alguns colaboradores podem precisar de mais orientação e apoio para lidar com a tecnologia do que outros e é papel do líder perceber e criar mecanismos para lidar com essa questão. 

Passo 2: Seja um apoiador da cultura híbrida

Muitas empresas já conseguiram adaptar sua cultura ao modelo 100% home office, mas como fica no modelo híbrido? Entenda que, por mais que se trate do mesmo escritório e das mesmas pessoas, a cultura que foi desenvolvida antes e durante a pandemia não será mais a mesma. Lembre-se que mesmo quando o funcionário estiver em casa, ele precisa estar totalmente integrado com o que está acontecendo na sede da empresa. A comunicação entre os que estão trabalhando remotamente e presencialmente precisa ser funcional e humanizada. 

Para isso, você pode usar a tecnologia a seu favor, com salas de reunião e apresentação equipadas com câmeras inteligentes, projetores, telas e ambientação adequada para que todos possam se ver e ouvir bem a qualquer momento, de forma ágil e fácil. Aqui, o conceito de smart workplace deve ser explorado ao máximo, inclusive usando inteligência artificial para proporcionar agilidade, autonomia aos usuários e compatibilidade de softwares ágeis. 

Já quando o assunto é liderança no modelo híbrido, a adaptação dependerá muito da troca de informações, experiências e recursos entre equipes e gestores. Os líderes devem se atentar ao bem-estar das equipes, buscando entender o que cada membro deseja para a própria carreira e de quais formas eles podem aprender com o trabalho, utilizando a tecnologia como aliada para acompanhar suas dificuldades, conquistas e ideias. 

Assim, a integração dos ambientes de trabalho serve como ponte para a criação de relações transparentes e humanizadas, permitindo ao líder avaliar o desempenho e dar feedbacks realistas ao time, da mesma forma que permite ao time fazer auto-avaliações e se desenvolver, gerando uma comunicação sem barreiras. Essas práticas são essenciais para a retenção de talentos e estruturação de uma cultura empresarial forte, criativa e diferenciada. 

Passo 3: Faça do seu escritório um espaço híbrido e altamente conectado.

Ok, você já percebeu que, provavelmente, algumas mudanças precisam ser feitas, mas tenha calma. Mesmo para aquelas empresas que querem reformar completamente seus espaços ou até mudaram de endereço, é preciso entender que cada lugar possui uma infraestrutura diferente, tanto externa quanto interna, e isso possui um alto impacto sobre a escolha dos produtos e serviços ideais.

Em alguns setores, certas funções podem passar por mudanças significativas, como é o caso dos recepcionistas e secretários, por exemplo. Com o uso de sistemas virtuais, a área que era destinada à recepção pode sofrer grandes mudanças, o que não significa que ela irá simplesmente desaparecer.

Passo 4: Invista em tecnologias colaborativas e workplace para  elevar eficiência

Na hora de tomar uma decisão tão importante, consulte um especialista no assunto. Mesmo que você já tenha uma pessoa ou uma equipe de TI, lembre-se de que estamos falando de uma nova cultura e novas tecnologias, que provavelmente, vão precisar de adaptações para o seu caso. Por isso, consulte uma empresa especializada no uso de tecnologias voltadas ao trabalho híbrido antes de tomar qualquer decisão.

Vale lembrar que tudo precisa estar bem integrado e todos os detalhes devem ser pensados de ponta a ponta, desde o agendamento inteligente de salas e espaços até o controle facilitado dos equipamentos de som, vídeo, acústica, iluminação etc. Assim, procure entender quais plataformas de colaboração podem ser melhor utilizadas pelo seu time, sempre pensando na segurança de dados e design intuitivo das interfaces. 

Passo 5: Experimente o novo e crie a sua empresa do futuro.

Com a pandemia, o trabalho dos profissionais de TI ganhou ainda mais destaque. Ficou claro que não adianta ter os melhores recursos sem bons profissionais de suporte, certo? A fase inicial de implementação dos espaços híbridos requer, além de uma boa análise pré-instalação de equipamentos, um bom acompanhamento do uso. Pense que seus colaboradores e líderes também estão em fase de adaptação e dependem do bom funcionamento dos recursos para produzirem mais e melhor. 

Conclusão

Os desafios no desenvolvimento de novos ambientes integrados e novas culturas organizacionais são grandes, porque estamos falando de mudanças estruturais tanto em termos físicos quanto comportamentais. A recomendação é sempre a mesma: personalização! A troca de informações e experiências entre empresas e pessoas é sempre muito válida, mas encare essas trocas como uma forma de entender o que faz sentido para o seu caso. Desde que entrei no mundo da tecnologia de comunicação corporativa, há quase 20 anos atrás, percebi que toda empresa que sobrevive e se torna sustentável a longo prazo tem a capacidade de se adaptar às mudanças para reter talentos e clientes. Para crescer e se destacar no mercado, especialmente no cenário atual, isso é ainda mais imprescindível.