Ouso de redes sociais no horário de trabalho reforça a discussão sobre a permissão, limites e quais os canais mais adequados para a comunicação interna e publicação de documentos exclusivos de uma empresa. Para Carlos Franco, diretor de portais corporativos da TerraForum, consultoria especializada no desenvolvimento de ferramentas tecnológicas para gestão empresarial, a palavra-chave é “propósito”. “É importante definir estrategicamente para quê a empresa quer que seus funcionários colaborem, conversem e troquem informações”, diz.

Segundo ele, geralmente as organizações que bloqueiam o acesso às redes sociais alegam que os funcionários se distraem e perdem produtividade. Porém, hoje em dia, é cada vez mais comum as pessoas acessarem, via smartphones, Facebook, Twitter e Youtube. “Não dá para confiscar o celular de todo mundo. Na verdade, quando a companhia decide permitir o acesso, ela deve ter políticas, estratégias, fazer acompanhamento. É mais seguro liberar e deixar bem claro qual
é a conduta esperada dos funcionários”, recomenda.

Por outro lado, o especialista não acredita que essas redes irão substituir as intranets. “É preciso haver um equilíbrio entre a parte consolidada de normas, serviços, aplicativos, enfim, toda uma gama de conteúdo e informações que estão dentro da empresa e não podem ser deixadas de lado, mas também deve ser dada maior abertura à colaboração”, reconhece. Franco afirma que, muitas vezes, as informações corporativas estão escondidas em documentos armazenados em algum diretório de rede, em uma linguagem pouco acessível e muito comum a questões normativas, o que acaba acarretando uma diminuição da produtividade porque as pessoas perdem muitas horas para descobrir como se faz um simples reembolso de viagem, por exemplo.

Segundo o sócio da TerraForum, as empresas podem desenvolver uma intranet em que se consiga deixar claro e fácil de entender essas informações, garantindo a produtividade das pessoas, visto que elas vão gastar menos tempo para encontrar a informação, além de liberar o pessoal de RH, por exemplo, para assuntos mais importantes, pois não terão de atender as mesmas dúvidas de vários funcionários.

Flávio Mendes, executivo de social business da IBM América Latina, acredita que o modelo de comunicação a ser adotado pelas empresas é uma mescla de redes sociais com os portais corporativos. “Eu não diria que a intranet tende a ser substituída, mas haverá uma convergência ou uma integração de componentes sociais transformando-a numa intranet social. Se olharmos o portal interno da IBM, ele tem uma forte vertente social, pois permite localizar especialistas e compartilhar conhecimento, que são características das redes sociais”, relata.

Compartilhamento
Outros especialistas acreditam que as redes irão, efetivamente, substituir as intranets. A Totvs lançou, no ano passado, a by You, rede social de propósitos corporativos e profissionais, em que stakeholders, tanto corporativos quanto pessoais, interagem, colaboram, buscam e geram negócios. Marcos Puccini, executivo responsável pela by You, afirma que a intranet da Totvs foi integralmente substituída pela nova rede. “Todo o fluxo e repositório de documentação estão no by You, com um suporte de Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial [ECM, em inglês] muito forte”, conta. Ele afirma que a migração foi natural porque as próprias pessoas começaram a levar para a nova rede o conteúdo da intranet.

Alexandre Mafra, diretor de relações humanas e serviços compartilhados da Totvs, afirma que o produto foi implantado internamente basicamente por questões de comunicação. “Os gestores sentiram mais o impacto da mudança, especialmente pelo fato de que aproximadamente 40% do efetivo trabalha fora da empresa e foi muito significativo para começarmos a avaliar termômetros que antes não eram sentidos e também por atingir um público que apresentava dificuldade para ser atendido.”

Além da substituição da intranet, os e-mails também foram sensivelmente reduzidos na Totvs. “Assim, passamos a ter uma relação de causa e efeito muito mais rápida e uma ferramenta muito mais efetiva para medir cada ação da empresa. Também começamos a atingir outros grupos, mudando a forma de nos relacionar, montando grupos colaborativos, disseminando conhecimento, porque a informação que circula na rede atinge um público muito maior e serve como fonte de consulta, além de trazer mais transparência para os processos”, diz.
O compartilhamento de informações e conhecimento por meio das redes sociais também faz parte do dia a dia da Franquality Consultoria, que colocou no ar a Franquality Plus, para troca de conteúdo e relacionamento em aprendizagem e liderança.

Almiro dos Reis Neto, presidente da consultoria, comenta que a decisão pela criação da rede social se deu por uma necessidade do mercado de compartilhar experiências em treinamento e desenvolvimento. “Observamos que as redes mais populares estão mais focadas em recrutamento e seleção e também pelo fato de os sistemas de gestão do conhecimento mantidos pelas organizações não atraírem o público mais jovem”, relata. “Por esses motivos, decidimos lançar uma rede com um perfil mais amigável e semelhante ao Facebook, em um ambiente com o qual os jovens já estão mais acostumados”, completa.

A Franquality Plus permite a criação de grupos de discussão, postagem de fotos, vídeos e o grande diferencial que Almiro considera como ferramenta de disseminação do conhecimento é a possibilidade de agendar e transmitir cursos e seminários ao vivo por meio de plugins de apresentação de slides e exibição de vídeos em streaming. Por enquanto, a rede social da Franquality ainda é fechada apenas para clientes e convidados da consultoria, mas a ideia é abri-la para a comunidade de RH, brevemente.

Fonte de consulta
O que considerar ao liberar acesso às redes sociais

> Criar um guia de uso: deixar bem claro qual é a conduta esperada dos funcionários, para que servem as redes sociais e como eles devem falar da empresa;

> Limitação aos padrões corporativos: é difícil colocar aderência a padrões corporativos, como compliance, pelo fato das redes sociais mais populares, como o Facebook serem abertas;

> Segurança: o vazamento de informações não acontece só pelas redes; pode acontecer pelo telefone ou documentos impressos que podem estar à vista, na mesa do funcionário;

> Monitoramento: a empresa não deve fazer um controle policialesco do que os funcionários fazem nas redes. O importante é definir muito bem os objetivos delas ou da intranet, o valor que a empresa quer ter com essas ferramentas e ter processos de monitoramento.