Um longo caminho foi percorrido até que as empresas finalmente entenderam que a principal estratégia para obtenção de sucesso é investir em pessoas. Apesar de estarmos sempre em busca de automatizações e análise de dados, são as pessoas que acabam fazendo a diferença em um negócio, através de sua interpretação de dados e insights voltados para a ação. Com isso, o RH se tornou protagonista deste movimento, e para que seja cada vez mais estratégico seus times precisam simplificar cada vez mais suas operações, para isso estão se aliando à tecnologia, e assim digitalizando grande parte dos seus processos.

Papel, papel e mais papel

Com uma grande demanda de processos legais, o RH se vê em meio à muitos processos baseados na assinatura de documentos, gerando grande demanda de gestão de documentos físicos e alta complexidade e tempo de espera para a finalização dos processos. É neste momento que a assinatura eletrônica pode ajudar.

O que é uma assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é um termo amplo, que abrange todas as formas de subscrição que utilizam de meios tecnológicos para sua efetivação, contemplando inclusive a assinatura digital. Sendo breve, a assinatura eletrônica é uma maneira de autenticar documentos, sem a necessidade de utilizar a assinatura manual em papel.

A assinatura digital é uma assinatura eletrônica que é assegurada por um certificado digital. Existem diversos tipos de certificados digitais e estes são emitidos e controlados pelo ICP Brasil. Apesar da variedade, todos os tipos garantem as premissas básicas para a validação de um documento, sendo elas:

• Integridade: Garantia de que o documento não sofreu alteração após a sua assinatura, essa premissa é cumprida através do registro da data e horário da assinatura e das modificações realizadas no documento, caso o documento sofra alguma alteração após o momento da assinatura, esta deixa de ter validade.

• Autenticidade: Garantia de que a pessoa que está assinando o documento é realmente quem alega ser. Essa premissa é cumprida através o certificado digital e também por meios de autenticação, como acesso com login e senha em ambiente seguro e registro do IP do equipamento utilizado no momento da assinatura.

• Não repúdio: Garantia de que quem assinou o documento não possa negar sua validade. Ao assinar um documento (de forma eletrônica ou não), automaticamente cumprimos com esta premissa.

Mas a assinatura eletrônica possui validade jurídica?

Sim. A assinatura eletrônica já é amplamente utilizada, inclusive em órgãos públicos. Legalmente, a assinatura eletrônica é respaldada pela Medida Provisória 2.200/2001-2. Inclusive, o parágrafo 2 do artigo 10 da Medida provisória deixa clara a possibilidade da utilização deste recurso:

“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

A Medida Provisória em questão foi publicada em um momento que não era necessário uma MP ser convertida em lei para ter validade após 120 dias, o que faz com que esta seja válida até o presente momento.

Mas e os benefícios trabalhistas? O funcionário conseguirá obtê-los sem dificuldades?

Essa é uma das perguntas mais comuns entre os times de recursos humanos. Com a assinatura eletrônica o funcionário consegue dar entrada e sacar benefícios como o FGTS ou seguro-desemprego? No meio de uma revolução digital, os processos estão migrando cada vez mais para um formato simplificado, o próprio Governo do Estado e a Caixa Econômica Federal já possibilitam o saque de tais benefícios de forma eletrônica através de aplicativos.

Mas se mesmo assim ainda houver dúvidas, se pode tranquilizar muitos locais já utilizam este modelo de assinatura e seus ex-funcionários não tiveram dificuldades para obterem seus benefícios.

A digitalização dos processos de RH é uma realidade e a assinatura eletrônica é apenas uma parte deste todo. E o seu time? Como enxerga essas mudanças e como vocês estão adaptando seus processos para essa realidade?