Quando um colaborador inicia um novo capítulo em sua trajetória profissional, é a parceria entre RH e comunicação interna que dá as boas-vindas, integrando-o à cultura e aos valores da organização. Entretanto, sem o devido acolhimento e uma estratégia de onboarding eficaz, o início dessa história pode se converter em uma experiência desconcertante para os recém-chegados, onde as expectativas muitas vezes não se alinham com a realidade.

É nesse momento tão crucial de onboarding que a comunicação interna revela todo o seu poder. Ao estimular o diálogo e o compartilhamento de informações, ela favorece a interação entre os colaboradores, transformando os novatos em membros valiosos da equipe já no primeiro dia. Não à toa, o onboarding é mais do que apenas uma formalidade; é um processo que impacta diretamente no engajamento e na trajetória desses profissionais.

O papel da comunicação interna no onboarding

Agora, imagine o tamanho desse desafio numa empresa como a Petrobras, que tem 85 mil funcionários espalhados pelo Brasil. Nesse caso, o processo de onboarding tem uma proporção igualmente impactante: quando chega gente nova, não se trata de um pequeno grupo.

Em 2022, por exemplo, foram simplesmente 700 pessoas iniciando suas jornadas profissionais ao mesmo tempo, o que demandou bastante planejamento. É o que explica Gabriela Mendes, consultora de Comunicação Interna da companhia. “Quando recebemos um grupo grande, fica mais difícil oferecer uma experiência próxima e personalizada. Para recebê-los, foi planejada uma recepção que realmente os embarcasse na empresa”, salienta Gabriela.

Além de oferecer aos recém-chegados uma ampla visão das diversas áreas da empresa, o “day one” é pensado para envolvê-los de maneira prática nas operações reforçando o sentimento de pertencimento já nos primeiros instantes. “É fundamental que todos se sintam acolhidos e bem-vindos”, resume Gabriela. Mas não só isso: a entrada de novos funcionários também representa uma oportunidade valiosa para engajá-los como representantes da companhia para o público externo.

Reputação e posicionamento

Segundo Bruno Borges Sciammarella, gerente de Canais de Comunicação Interna da companhia, os colaboradores, muitas vezes, funcionam como porta-vozes informais, e esse papel precisa ser trabalhado desde o princípio. “Em uma empresa de grande exposição como a Petrobras, eles são questionados sobre temas que ainda não dominam, mas que, de um dia para o outro, viram assunto na imprensa. O onboarding é uma oportunidade de explicarmos sobre esse papel e compartilhar informações que vão ajudá-los a explicar os posicionamentos da companhia”, afirma o Bruno.

Atualmente, a ambientação ocorre por meio da interação com colegas das mais variadas áreas da companhia, incluindo líderes, influenciadores internos e até mesmo trabalhadores que atuam nas plataformas de petróleo. Quem chega à petrolífera passa por uma inovadora experiência de onboarding, que inclui visitas a laboratórios de pesquisa, exposições imersivas e virtuais, palestras com convidados da própria empresa e rodas de conversa, em que os colaboradores compartilham histórias de vida.

“O que garante o sucesso do onboarding é o envolvimento das diferentes áreas da empresa. Na Petrobras, cada colega que participou das conversas com os novos se dedicou integralmente a tornar esse momento marcante”, pontua.

São vivências que, segundo a consultora de Comunicação Interna da Petrobras, contribuem para a construção do “sentimento de time” e para o fortalecimento da cultura da empresa. “O tom do evento é descontraído, e as palestras são uma conversa de colega para colega. Seguimos a linha de colocar os colaboradores como protagonistas”, complementa Gabriela.

Quebrando o gelo

À primeira vista, a tarefa de recepcionar novos talentos pode parecer tão simples quanto um abraço. No entanto, para que uma empresa acolha um novo funcionário, é necessário existir uma estratégia que mobilize a organização em torno desse momento. Nesse cenário de boas-vindas, a comunicação interna é quem dá sustentação ao onboarding, conectando gestores, equipes e recém-chegados, que passam a interagir de forma colaborativa em um ambiente onde a troca de informações e experiências é valorizada.

Mas para quebrar o gelo, os times de recursos humanos e comunicação interna precisam ter um profundo entendimento da jornada dos funcionários, incluindo suas expectativas, sentimentos e percepções em relação à empresa, como bem explica Gabriela. “Nessa jornada, os primeiros dias de conexão com a companhia são importantíssimos e muito desafiadores, pois, de um modo geral, os novos ainda não têm fortes vínculos emocionais com a organização”, reflete a representante da Petrobras.

Integração das lideranças pelas lideranças

Nesse sentido, para garantir que o processo de integração seja o mais acolhedor possível, também é fundamental que as lideranças estejam presentes e bem-preparadas para receber os recém-chegados, incluindo aqueles que assumem novas posições de gestão. Não é por acaso que a Ultrapar, empresa que atua nos segmentos de energia, petróleo e infraestrutura (Ipiranga, Ultragaz e Iconic); armazenagem de granéis líquidos (Ultracargo) e varejo/serviços de pagamentos digitais (AmPm e abastece aí), investe na capacitação de seus líderes.

Segundo Charlene Freire Teles, gerente executiva de Recursos Humanos e Comunicação Interna da companhia, a prioridade é gerar alinhamento entre gestor e colaborador já nos primeiros momentos da integração. “Para isso, o líder recebe um documento para ajudar a conduzir o que chamamos de ‘Conversa de Acordo’, em que se estabelecem as expectativas com o liderado, metas, primeiras entregas e dinâmica da área. Neste momento, o gestor também ouve do novo colaborador sugestões”, completa a executiva da empresa, que conta com nove mil funcionários.

Charlene explica que o dia de integração é bastante semelhante para todos os novos colaboradores que chegam à organização. Porém, para os líderes, são desenvolvidas etapas personalizadas, uma vez que eles precisam estabelecer conexões estratégicas desde o início da jornada, envolvendo-se com áreas e indivíduos-chave. Ela acrescenta: “elaboramos uma agenda de integração robusta com pares e representantes de outras áreas relevantes e que terão interação com o novo colaborador”.

Onboarding com diálogo pela comunicação interna

No onboarding da Ultrapar, as palavras-chave são “cuidado” e “informação”. Ou seja, a ênfase está em transmitir ao novo colaborador que ele está sendo acolhido com atenção e cuidado. Para alcançar esse objetivo, a jornada do colaborador é planejada desde o primeiro contato, quando ainda é um candidato, até o momento em que efetivamente ingressa na empresa. “É essencial cuidar da experiência e gerar valor”, complementa Charlene.

De olho nessa experiência, a comunicação interna atua como a guardiã do onboarding, garantindo a clareza e o impacto das mensagens transmitidas. Além disso, valores como respeito, ética, qualidade e transparência também são reforçados nesse momento de integração, enfatizando os pilares de conduta da empresa. Nesse sentido, a responsável pelas áreas de comunicação interna e RH da Ultrapar lista três grandes desafios: equilibrar o volume de informações, dinamizar o processo para auxiliar na aderência das mensagens e engajar os demais funcionários no processo.

Gamificação no onboarding

Na Ultrapar, a dinâmica de integração também inclui elementos de gamificação, promovendo uma variedade de atividades interativas que tornam o processo ainda mais estimulante, como destaca Charlene Freire Teles. “Distribuímos acontecimentos da história da empresa para que os funcionários criem juntos uma linha do tempo e conheçam curiosidades da companhia”. Além disso, os novos colaboradores ainda participam de atividades clássicas, incluindo jogos de cartas, quizzes, Super Trunfo e ligue os pontos.

Na sequência, eles participam de um tour pelo edifício da companhia e aos escritórios das demais empresas que pertencem ao grupo, que incluem as marcas Ipiranga, Ultracargo e Ultragaz. Como toque final, os novos colaboradores são convidados a deixar sua assinatura no painel “Somos Ultra”, uma instalação que reúne as assinaturas de todos os funcionários da empresa, reforçando assim o senso de pertencimento à nova organização.

Após a fase inicial do onboarding, o processo continua com uma série de treinamentos online, seguido por uma conversa de compartilhamento de experiências, onde o colaborador transmite suas percepções dos primeiros 45 dias na empresa. Essa troca de informações é um momento valioso para entender as expectativas e adaptar a integração conforme necessário. Já o primeiro feedback ao novo funcionário é fornecido após dois meses, estabelecendo uma base sólida para a construção de uma relação de confiança entre o colaborador e seu gestor. “É importante dar a devida atenção ao processo de integração e humanizá-lo. Temos recebido feedbacks positivos nesse sentido em relação ao nosso processo”, pontua Charlene.

Onboarding inclusivo e humanizado

Para um onboarding eficaz, a comunicação interna deve colaborar estreitamente com o RH para priorizar a atenção e o respeito às pessoas, fomentando a diversidade, a inclusão e a colaboração. Além disso, faz-se necessário desenvolver ações e experiências que fortaleçam os laços emocionais dos funcionários com a empresa, indo além das recompensas financeiras ao apresentar os benefícios de fazer parte da organização.

Nas palavras de Juan Pablo Leymarie, diretor de Gente & Gestão da Nivea Brasil, a comunicação interna é um dos canais mais fortes para a promoção de uma cultura inclusiva e colaborativa. Entretanto, ela vai além de simplesmente transmitir os valores da empresa, envolvendo o compartilhamento de informações cruciais, como políticas de diversidade e inclusão, histórias inspiradoras e iniciativas transformadoras.

“Essas práticas ajudam a construir um ambiente onde todos se sintam valorizados, respeitados e capazes de contribuir para o sucesso da empresa, ampliando ainda seus conhecimentos pessoais”, pontua.

Sejam bem-vindos

Segundo Juan Pablo Leymarie, um processo de integração bem planejado oferece vantagens significativas à organização, especialmente quando alinhado com as diretrizes de comunicação interna. Para a empresa, esse processo pode resultar em eficiência na disseminação de informações, incluindo o código de conduta e as regras cotidianas, ao mesmo tempo em que proporciona uma abordagem humanizada para a chegada dos novos membros da equipe.

Entretanto, não é fácil recepcionar grupos tão diversificados, com necessidades e jornadas muito variadas. O desafio de proporcionar um acolhimento eficaz exige que as equipes de comunicação interna e RH pensem de forma criativa: em vez de recorrer a eventos genéricos e padronizados, o onboarding deve ser personalizado de acordo com a área ou função do novo colaborador. Isso é essencial, como explica o diretor de Gente & Gestão da Nivea Brasil. “É o que garante a relevância das informações, além de melhorar a eficiência e a chegada desses novos funcionários. No onboarding, é necessário sempre pensar diferente para surpreender”, crava.

Na Nivea, a participação de voluntários no evento de boas-vindas contribui para um acolhimento mais caloroso dos recém-chegados, enquanto a análise das particularidades de cada área auxilia na transmissão, pela comunicação interna, de mensagens personalizadas antes mesmo do primeiro dia de trabalho.

Além disso, um onboarding bem executado garante uma transição tranquila e maior clareza nas mensagens-chave. Os benefícios disso? Juan Pablo Leymarie destaca cinco impactos positivos: fortalecimento da cultura organizacional, retenção de talentos, aumento do engajamento, melhoria da produtividade e estabelecimento de um sólido sentimento de pertencimento.

Evite a sobrecarga

Como parte da estratégia de onboarding, o time de comunicação interna pode realizar eventos de boas-vindas, como também desenvolver conteúdos e produtos, como kits especiais. Também vale definir os melhores recursos e canais de comunicação para a interação entre os colaboradores, estimulando o contato com colegas com mais tempo de casa.

Contudo, nenhum processo é à prova de falhas, como o próprio Juan Pablo Leymarie alerta. Às vezes, é necessário redesenhar as estratégias para garantir uma experiência positiva para os novos talentos. Por mais imprescindível que seja recepcionar bem o colaborador, o onboarding exige cautela e muita empatia para não o sobrecarregar em seu primeiro dia de trabalho.

Segundo o diretor de Gente & Gestão da Nivea, a integração demanda personalização, acesso à informação e coleta de feedback por parte do time de comunicação interna. “Quem está chegando precisa de informações sobre a empresa; por outro lado, o excesso de informações pode dificultar a assimilação das mensagens que, de fato, são prioritárias.” Outro erro que pode comprometer o alinhamento dos recém-chegados é uma comunicação impessoal, que passa a ideia de que o novo funcionário é “apenas mais um chegando à empresa”. Nesse sentido, o importante mesmo é saber valorizar e reconhecer seus novos integrantes.

Carreira começa com cuidado

Em uma empresa que inspira cuidado, zelar pelos colaboradores faz parte de seu propósito. Na Nivea, a chegada de novos funcionários é marcada pela proximidade. Os buddies, como são chamados os colaboradores voluntários que participam das boas-vindas, atuam como tutores durante os primeiros dias de imersão, humanizando a recepção dos “calouros”.

Logo no primeiro dia, eles recebem um kit com produtos da marca, além de mochila, mouse pad, garrafa e uma carta personalizada. Depois participam de bate-papos com figuras de cada área estratégica e são apresentados aos Grupos de Afinidade, onde os colaboradores debatem temas sensíveis como Diversidade, Equidade, Inclusão, PCD e Sustentabilidade. 

O diretor de Gente & Gestão explica que o objetivo é mostrar que, desde os primeiros dias, eles podem fazer parte dos grupos e participar ativamente das principais discussões que movimentam a companhia. “Após algumas semanas de casa, os novos talentos também são convidados para um café com o presidente da Nivea, Christian Goetz, em uma integração para compartilharem as impressões da nova jornada de trabalho. E eles ainda fazem visitas guiadas à nossa fábrica.”

Onboarding com empatia e comunicação interna

Depois de tanto esforço para integrar os novatos, já deu para perceber que o onboarding não pode ser apenas uma experiência de um dia. “É algo constante, que começa antes mesmo da pessoa chegar para o primeiro dia de trabalho e que segue ao longo de toda a jornada.” Nesse sentido, a consultora de Comunicação Interna Gabriela Mendes complementa a fórmula, acrescentando o fator “acessibilidade”. De que adianta um evento de boas-vindas se apenas uma parte dos novatos será realmente acolhida?

Portanto, é crucial considerar a acessibilidade como um princípio fundamental para garantir a inclusão de todos nas atividades. No contexto da Petrobras, mencionada anteriormente, a agenda da semana de integração abrange uma variedade de atividades projetadas para atender às variadas necessidades dos colaboradores. E, ao final da programação, os participantes ainda são convidados a responder uma pesquisa de satisfação, que serve como base para a implementação de melhorias.

Motivação desde o “day one”

Ao recepcionar quem está chegando de forma humanizada, empresas como a Petrobras e Nivea conseguem envolver e motivar seus novos colaboradores desde o início da jornada. Esse cuidado tem cinco objetivos principais, como destaca a coordenadora de Experiência e Jornada para Novos Empregados da Petrobras, Tiana Maciel: encantar os novos funcionários; situá-los na estratégia e cultura; orientá-los; acolhê-los em suas diferenças e colher deles informações para que esse processo seja uma jornada de construção coletiva.

“O onboarding é talvez o momento mais marcante na vida de um novo empregado. As emoções estão à flor da pele, o contrato de trabalho começa a valer e uma chave é virada. Nesse processo, a comunicação interna é fundamental. Ela escala esses sentimentos, conectando toda a empresa”, finaliza. O protagonismo, completa, é deles – e somente deles.

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