A dificuldade de crédito e a crise econômica têm sido impiedosas com a força de trabalho nos EUA. O número de pessoas desempregadas aumentou em 3,6 milhões nos últimos 14 meses. Hoje, mesmo organizações financeiramente saudáveis estão se envergando diante da crise. Antes de reduzir o contingente ou fazer cortes dolorosos nos benefícios de saúde e previdência, algumas empresas adotam uma espécie de triagem, congelando remuneração e contratação, reduzindo licenças remuneradas e consolidando unidades. Essas são, de fato, estratégias para cortar custos, mas não as únicas opções. E em situações como essa é que residem oportunidades para profissionais de RH se destacarem: evite dispensas e cortes em benefícios importantes e você provará – para altos executivos, gestores e todos os empregados – que tem não só entendimento de negócios, mas também um coração, afirma Brenda McChriston, da consultoria Spectrum HR Solutions.

Com tanta coisa em jogo, Brenda e outros profissionais de RH dão dicas de como as empresas podem controlar os gastos da área sem comprometer suas posições competitivas, ceifar empregos ou reduzir os rendimentos ou os benefícios que os funcionários mais valorizam.

Em primeiro lugar, alguns alertas: evite contabilidade criativa. Não alimente a ilusão de estar apertando os cintos ao delegar responsabilidades e transferir verbas de treinamento, contratação ou outras atividades de RH para os gestores de linha. Brenda e outros especialistas alertam que se você se desfizer muito do seu orçamento ou de sua incumbência acabará na rua. “Vejo pessoas dobrando suas obrigações e fazendo cross-trainning, não transferindo o trabalho a outras”, diz Brenda.

Do mesmo modo, seja honesto com você e com seu executivo financeiro. Claro que um corte de 20% no seu orçamento de 5 mil dólares para reembolso de estudos pode parecer austero e dar a impressão de que você é competente em reduzir custos. Mas, se 3 mil dólares representarem o máximo que um funcionário seu já tenha gasto, você não estará economizando.

Evite também uma armadilha que Lenny Sanicola, gestor de práticas de benefícios da WorldatWork, descreve como “morte com cem facadas”. Cortes gradativos abalam o moral, e os empregados ficam angustiados esperando o próximo golpe. “Como funcionário, eu preferiria ouvir todas as más noticias de uma vez”, diz Sanicola. E não fique constrangido de pedir aos colaboradores ideias sobre redução de custos. “Eles propõem ideias criativas”, conta Brenda.

Esses são os alertas. Pegue uma xícara de café, coloque a planilha de lado por enquanto e descubra como você pode gastar menos e obter mais.

CHECK-UP DE SALÁRIOS E BENEFÍCIOS
Comece a cortar custos onde os gastos estão aumentando mais rapidamente – na maioria das vezes, com os seguros – e certifique-se de que esteja obtendo valor por tudo aquilo que está pagando. Veja como:

Faça uma checagem.
Os prêmios de seguros são parcialmente baseados no quão arriscado sua seguradora considera que você seja, diz o consultor em benefícios, Dixon Greer. Questione o avaliador de riscos para evitar um aumento abrupto do índice. Greer recorda um caso significativo em que uma cadeia de hotéis reverteu um aumento considerável em seu prêmio de seguro de vida depois que auditores provaram que sua seguradora inflou injustamente seu risco ao considerar a morte de um executivo em um inusitado acidente envolvendo um caminhão de sorvetes desgovernado. Além disso, audite o seu plano anualmente quanto a pagamentos dobrados e condições de elegibilidade para manter as taxas de risco e aumento de prêmios em níveis razoáveis. 

Reduza a cobertura.
Reduza benefícios para esposas e parceiros de funcionários que tenham acesso à cobertura pelos planos de seus próprios empregos. Compense os colaboradores que optarem por não participar de seu plano de saúde.

Perca o que você não usa.
Caia fora de fornecedores padronizados, pacotes “inflados” de benefícios, como os que contemplam tratamento ortodôntico, algo que pode não ter a ver com a faixa etária dos funcionários. 
 
Trabalhe certo.
Dê uma olhada rigorosa nos benefícios de bem-estar e desative programas que não funcionam a contento. Compare o tempo que leva para aparecer os resultados de programas como aconselhamento nutricional para diabéticos em relação a outras métricas como turnover. Se é mais provável que os funcionários tenham ido embora antes de você vir os resultados, o benefício pode não valer a pena. Do mesmo modo, se você investe num programa de emagrecimento, mas os empregados não estão reduzindo suas medidas, corte as perdas da empresa ao retirar o subsídio. Alguns programas, como os de gerenciamento de peso, podem estar contemplados pelo seu plano de saúde e serem estendidos aos dependentes. 

Mude a rotina de exercícios.
Monitore o uso que os funcionários fazem das academias na empresa. Feche as que são subutilizadas. Venda o equipamento, o que trará economia com manutenção e limpeza, e considere alternativas como formação de grupos de caminhada de funcionários ou subsídios a trabalhadores que malham em academias.

Procure descontos.
Negocie benefícios que não afetam seu orçamento, como descontos em ingressos para cinemas, peças e eventos esportivos, clubes de compras, e matrículas em academias. Publique esses descontos com destaque e torne-os mais fáceis de serem usados.

RECRUTAMENTO, RETENÇÃO E TREINAMENTO
Recrutamento pode não ser sua grande prioridade no momento. Mas ainda assim você pode precisar repor trabalhadores-chave que deixem a empresa. A seguir, sete dicas para minimizar custos:

Caia na rede.
Utilize sites gratuitos de recrutamento. Recorra a serviços online pagos de sites específicos do seu segmento de negócio.

Centralize.
Enxugue custos administrativos e maximize descontos por volume ao centralizar o recrutamento.

Ganhe tempo.
Acelere a contratação e reduza custos administrativos ao permitir que os candidatos marquem as entrevistas online.

Contrate localmente.
Estimule os funcionários a recomendar amigos e os gratifique por isso.

Entreviste pela internet.
Reduza despesas de viagem ao peneirar candidatos de outras localidades via webcam. Alguns sites oferecem conferências via webcam, de modo que não é preciso investir em software.

Espalhe conhecimento.
Reduza despesas com T&D ao selecionar funcionários para compartilhar seus conhecimentos em sessões formais. Do mesmo modo, opte por soluções de baixo custo que incluam e-learning e outros programas via computador. 

Faça seu investimento render.
Exija que os funcionários que recebem benefícios de educação permaneçam no emprego por um período específico ou que reembolsem a empresa se forem embora antes do tempo.

TECNOLOGIA E GESTÃO DE CONTRATOS
Sua caixa postal provavelmente transborda de anúncios de softwares que os fornecedores dizem que você não pode deixar de comprar. Mas, a menos que um sistema vital esteja à beira de um colapso, segure a onda.

Fique aberto.
Corte as taxas de licença de softwares ao trocar por alternativas de programas “de código aberto” gratuitos. Por exemplo, o Google Docs permite aos usuários criar documentos e planilhas, armazená-los e gerar colaboração online de graça.

Nada de exigências especiais.
Pense duas vezes antes de pedir a um fornecedor que customize um produto que já vem pronto para ser usado, para que se encaixe em seus processos. Isso aumenta os custos e pode causar problemas que venham a comprometer o serviço futuramente.

Pechinche.
Estabeleça uma política de rever os contratos com todos os fornecedores. Durante uma recessão, os preços, assim como prazos e termos de pagamentos, se tornam negociáveis. Tenha o cuidado de criar uma proposta que inclua tudo o que for necessário: os itens adicionais podem significar custos. Envolva os fornecedores no desenvolvimento das propostas – eles podem dar dicas de como economizar dinheiro.

Corte custos e salve uma árvore.
Se você tiver responsabilidade pelas instalações da empresa ou pelos benefícios com transporte, aproveite o interesse dos funcionários em preservar o meio ambiente. As dicas a seguir podem caber em seu orçamento e fazer bem para o planeta:

– Troque equipamentos velhos ou defeituosos por produtos que tenham o selo Energy Star da Agência de Proteção do Meio Ambiente (EPA na sigla em inglês). Os computadores com essa certificação têm a mesma performance, porém gastam menos energia, o que ajuda a economizar dinheiro e combater o aquecimento global. Uma pequena empresa com 100 computadores pode economizar 6 mil dólares anuais, além de reduzir a emissão de gases, segundo a EPA.

– Certifique-se de que os engenheiros estão usando o que há de mais eficaz no que diz respeito a ar condicionado e consumo de água.

– Incentive os funcionários a usar transporte público e serviços de ônibus fretados em vez de táxis, especialmente quando se deslocam entre aeroportos e hotéis.

– Incentive os ciclistas a pedalar rumo ao trabalho. Nos EUA, uma mudança nos impostos pouco divulgada permite que a empresa ofereça uma quantia para os ciclistas arcarem com suas despesas. O dinheiro é sem descontos para o trabalhador e as empresas podem deduzir esse custo em impostos federais.

– Estimule o sistema de caronas ao reduzir ou eliminar benefícios de estacionamento para os funcionários que vão sozinhos de carro para o trabalho.
 
– Contate revendedores para negociar móveis de escritório usados. 

– Instale sensores que desliguem as luzes em salas vazias.

– Cancele as assinaturas de jornais e outras publicações que os funcionários têm em casa. Economize em assinaturas de publicações raramente utilizadas ao acessá-las por meio de bancos de dados online gratuitos, disponíveis em vários sistemas de bibliotecas públicas. Ou examine os conteúdos de muitas publicações profissionais em versões online e compre os artigos de que você realmente necessita. Negocie com os publishers taxas mais baixas de assinaturas em grupo das publicações essenciais ao seu negócio.

– Cortar o serviço de café é uma maneira de reduzir custos, mas a economia pode ser feita de forma menos radical. Se litros de café velho estão sendo jogados fora porque os funcionários preferem café fresco, experimente uma máquina que faça café em xícaras individuais.

Reprodução com permissão da HR Magazine , publicada pela Society for Human Resource Management