Por Rafael Leopoldo, Diretor de Crescimento e Tecnologia da Selbetti Tecnologia

Todas as empresas têm processos, seja para realizar um pagamento, fazer um pedido, contratar um funcionário, dar férias, entre outros exemplos. Qualquer que seja o processo, existem diferentes pessoas, regulamentações e sistemas envolvidos nele. E à medida que as empresas crescem, há chances de esses processos também crescerem e, se não forem administrados de maneira adequada, podem levar a uma queda na eficiência e na produtividade.

Após anos de digitalização, podemos dizer que o RH passou pela Transformação Digital. De fato, muitos processos foram digitalizados – até mesmo porque o eSocial exigiu isso das empresas no passado. Agora, é preciso dar um passo a mais, no sentido de unir todos os sistemas que possibilitaram a transformação digital em uma tecnologia, que faça a orquestração de todas as etapas envolvidas na rotina de RH. E isso, ainda, não é uma realidade para a área de Recursos Humanos: existem muitos sistemas – sem que eles se conversem, e cuja conexão entre eles ainda precisa ser feita manualmente. Por exemplo: processar o pedido de férias do funcionário que chega via Intranet. Alguém ainda precisa passar a solicitação de um sistema (seja um formulário, um email, ou um portal para funcionários), para o software que gerencia a folha.

Suítes conhecidas como iBPMS combinam software de gerenciamento de processos de negócios (BPM) a recursos adicionais, como inteligência artificial (IA) e o RPA (Automação Robótica de Processos) para ajudar as empresas a automatizarem dinamicamente vários de seus processos. O principal diferencial do iBPMS é a incorporação de ferramentas tecnológicas mais modernas que permitem análise de dados, aprendizado de máquina, reconhecimento de padrões e linguagem natural, tornando as rotinas mais inteligentes, adaptativas e personalizadas.

Tecnologia e RH são temas indissociáveis
Mesmo com todos esses anos de avanço em relação à tecnologia, o RH ainda precisa seguir trazendo mais inovação. Prova disso é a pesquisa publicada no final de 2023 pelo Gartner – site que é referência global em tecnologia e inovação – traçava as prioridades da área para este ano: uma delas era, justamente, a adoção de mais tecnologia. Entre os motivos para isso estão a necessidade de aumentar a produtividade, bem como compliance e a governança sobre as informações, além de melhorar a segurança dos dados que trafegam pela área.

No Brasil, a Great Place To Work (GPTW) produziu, em parceria com o Ecossistema Great People, o Relatório Tendências Gestão de Pessoas 2024. A pesquisa foi feita com 1.864 respondentes de todo o país, de organizações de diferentes tamanhos e atividades incluindo tecnologia, indústria, varejo, financeiro, saúde, terceiro setor, entre outros.

Os entrevistados apontaram a necessidade de digitalizar processos de RH e promover a transformação digital na área como duas das prioridades na gestão de pessoas neste ano. Ainda que a digitalização esteja em pauta para algumas empresas, muitos gestores de RH viveram a jornada da digitalização sem, no entanto, ver resultados práticos no aumento da produtividade, porque os dados estão sendo processados em silos, criados pelos diferentes sistemas sem a devida integração das ferramentas digitais.

iBPMS traz melhoria em processos
O RH é o primeiro setor a ter contato com o colaborador, antes mesmo dele ingressar na empresa, quando ainda é um candidato a uma vaga, e o último a se relacionar com o funcionário – seja em um processo demissional, ou de aposentadoria, por exemplo.

Com o iBPMS, o RH pode melhorar seus processos em vários aspectos, tais como: gerar um aumento de eficiência e produtividade, com a eliminação de tarefas manuais e redundantes; criar uma melhor experiência ao funcionário; aperfeiçoar a comunicação e a colaboração, integrando as equipes, os sistemas e os parceiros; aumentar a flexibilidade do RH, possibilitando que os processos se adequem ao negócio, e não o contrário.

Por fim, o iBPMS auxilia o RH a ampliar a visibilidade e obter insights importantes que podem melhorar a gestão como um todo, com o monitoramento de indicadores de desempenho dos processos, identificação de gargalos, riscos e oportunidades, e possibilitando aos gestores a tomada de decisões baseadas em dados e evidências.

Com processos mais eficientes, a empresa consegue maximizar a produtividade e melhorar a experiência dos colaboradores, aumentando sua retenção e engajamento – o que claramente contribui para margens mais saudáveis no negócio.

Soluções para diferentes níveis de habilidade
O estudo produzido pelo Great Place to Work no Brasil também avaliou os empecilhos para a adoção de inovação nas áreas de RH das empresas, e uma delas é a falta de profissionais especializados em tecnologia dentro de Recursos Humanos.

Nesse quesito, as soluções iBPMS também oferecem uma vantagem são low-code, ou seja, não é necessário conhecimento em linguagem de programação para que a própria equipe de RH possa mapear, criar e monitorar seus fluxos de trabalho, melhorando os processos e a experiência dos colaboradores de recursos humanos e das demais áreas da empresa.

Em suma, hoje o iBPMS é uma ferramenta poderosa para o RH enfrentar os desafios da transformação digital e se posicionar como um parceiro estratégico do negócio, contribuindo para o alcance dos objetivos organizacionais e para a valorização do capital humano. Mais do que isso, o iBPMS inaugura um novo capítulo na digitalização do RH – agora basta começar a escrever essa história.