A experiência do colaborador começa muito antes de ele receber o crachá e conhecer o cantinho do café — e se o RH quiser inovar de verdade, precisa olhar com atenção para as etapas de recrutamento e onboarding que são o princípio dessa jornada. Essa é a lógica por trás das estratégias de atração e retenção de talentos de empresas como Afya e Transpetro, que foram os grandes destaques no Melhor RH Innovation. A inovação em gestão de pessoas aparece no uso da tecnologia, no diálogo com os colaboradores e na construção de vínculos consistentes desde o primeiro contato — antes mesmo do day one. O resultado disso se traduz em mais engajamento, propósito e menos rotatividade. A bem da verdade, quando a área de RH faz valer a empatia e o acolhimento que lhe são devidos, os colaboradores se sentem parte de algo maior, permanecendo na empresa por escolha, e não por obrigação.

Já dizia Bill Gates, fundador da Microsoft, que “tempo gasto em contratação é tempo muito bem investido”. E a frase continua atual: contratações malsucedidas e malfeitas não beneficiam ninguém. Existe o fit cultural, claro, mas, mais do que isso, é crucial entender que a relação entre empresa e colaborador precisa começar com o pé direito. Imagine alguém que entra em uma organização sem saber exatamente o que se espera dele. A entrevista foi genérica, o gestor estava mais preocupado com prazos e, no onboarding, ninguém o apresenta à equipe. Sem clareza sobre os processos — e sobre seu real papel naquele novo mecanismo —, tudo acaba ficando no ar, o que causa insegurança já nos primeiros dias.

No fim das contas, o próprio RH sai penalizado dessa jornada meramente operacional, já que um processo de seleção aleatório consome tempo, recursos e energia que poderiam estar sendo aplicados em estratégias mais assertivas. É assim que boas contratações se perdem.

Afya – recrutamento com IA e estratégia unificada

Na Afya, referência em educação e soluções para a prática médica no país, a expansão da marca trouxe um desafio proporcional ao seu tamanho: como manter a consistência nos processos de recrutamento em diferentes unidades, com culturas locais e perfis diversos? Foi aí que o RH entrou em cena para garantir essa coerência e padronizar o recrutamento de médicos para a carreira docente. Vencedor na categoria Recrutamento e Seleção do Melhor RH Innovation, o case mostra, na prática, como o RH pode inovar ao transformar um processo antes descentralizado e “ruidoso” em uma jornada estratégica e mais humana, tendo a tecnologia como suporte.

Aliás, a inteligência artificial, aqui, não substitui a escuta e o cuidado, mas potencializa tudo isso. Com ferramentas eficientes em mãos, como triagem automatizada de currículos, plataformas digitais de entrevista e dados, o RH pôde atuar de forma mais estratégica, antecipando demandas e personalizando a jornada do candidato. “A centralização dos processos e a adoção de IA trouxeram ganhos expressivos em escala e eficiência. Ganhamos tempo, ampliamos o alcance e oferecemos uma jornada mais fluida e inteligente para todos os envolvidos”, destaca Keila Mendes, gerente de Atração e Seleção de Talentos da Afya.

Com o novo modelo em vigor, a empresa conseguiu realizar 507 entrevistas com engajamento médio de 55%. Foram 253 horas economizadas pela equipe de RH da Afya e mais de 200 horas poupadas do lado dos candidatos. Entretanto, para além desses números positivos, o verdadeiro diferencial está na intencionalidade do processo, focado na experiência.

Em vez de apenas preencher vagas, o RH passou a buscar, durante o recrutamento, médicos interessados em ensinar e que valorizam a carreira acadêmica — o que já é um passo importante para um onboarding ainda mais promissor (como veremos a seguir). Essa conexão entre propósito pessoal e missão institucional tornou o processo mais orgânico e eficiente, consolidando o papel do RH como propulsor da estratégias de atração e retenção de talentos.

Conteúdo como estratégia de RH para recrutamento e onboarding

Uma das iniciativas que mais gerou resultados na Afya foi o programa “Docente Influente”, que transformou professores da casa em porta-vozes da marca empregadora. Nas redes sociais, eles passaram a compartilhar não apenas a rotina, mas reflexões valiosas sobre o ensino na prática, engajando o público médico. Em vez de anúncios tradicionais, a empresa apostou em conteúdo como ferramenta de atração. E a abordagem deu certo: segundo Keila, houve aumento de 49% nas candidaturas diárias, maior participação em eventos médicos e 2.496 novos leads médicos gerados. “Percebemos que esse público não estava ativamente buscando vagas, mas, sim, conteúdo relevante. Além de fortalecer o employer branding, essa estratégia reforçou o próprio senso de pertencer desses profissionais à Afya”, pontua a porta-voz.

Outro pilar do projeto foi a criação de uma plataforma centralizada de talentos, essencial para garantir a consistência do processo de recrutamento em todas as unidades da Afya. A unificação dos dados dos candidatos permitiu ao RH ampliar o alcance das estratégias de recrutamento e seleção, além de facilitar o reaproveitamento de perfis dentro do ecossistema da empresa e o próprio onboarding. Keila Mendes enumera os benefícios proporcionados pelo projeto: uma experiência mais acessível para os candidatos, maior fluidez na mobilidade de talentos entre as unidades e mais visibilidade para gestores em diferentes regiões. “Isso fortalece a marca empregadora e cria um ecossistema de talentos mais dinâmico e conectado.”

Recrutamento colaborativo com propósito

Além disso, também foi instituída uma política de indicações para posições críticas, com recompensas financeiras e prêmios simbólicos. O resultado disso? Maior engajamento interno e um senso de pertencimento fortalecido, já que os próprios colaboradores passaram a se envolver na construção dos times. “Estamos cultivando uma cultura de recrutamento contínuo, com protagonismo e orgulho de fazer parte”, reforça Keila, destacando que essa política incentiva os colaboradores a indicarem profissionais em que confiam. Para a especialista, esse movimento cria um ciclo virtuoso que fortalece a atuação do RH, ao mesmo tempo que amplia o engajamento interno.

Com uma jornada mais inteligente e conectada, a Afya mostra, na prática, que atrair médicos para a docência não depende apenas das vagas abertas, mas de um ecossistema acolhedor, integrado e com propósito. O case é um exemplo claro de como o RH, quando assume seu protagonismo com estratégia e empatia, é capaz de redesenhar não só processos, mas culturas inteiras – a começar pelo recrutamento e passando, agora, para o onboarding. “O RH do futuro é aquele que une tecnologia e empatia para criar experiências relevantes, posicionar a marca empregadora e garantir a sustentabilidade do ecossistema de talentos médicos”, finaliza Keila.

Afya – onboarding estratégico que fortalece cultura e pertencimento

Se o recrutamento já carrega a responsabilidade de escolher com intenção, o onboarding é o momento de transformar essa escolha em pertencimento. Foi com esse olhar que a Afya estruturou um novo modelo de integração, centrado na conexão imediata com a cultura da empresa. Não à toa, o case foi vencedor na categoria Onboarding do Melhor RH Innovation. A mudança veio em resposta a um momento de forte expansão, com cada unidade seguindo um formato próprio de onboarding, sem um processo devidamente estruturado. Isso não só comprometia a adaptação dos recém-chegados, como acabava dificultando a própria permanência deles.

O desafio, então, foi padronizar essa experiência sem abrir mão do acolhimento e da identidade de cada equipe ou unidade. Marina Santos das Neves Valentim, gerente de Cultura e Engajamento da Afya, detalha como a iniciativa transformou o onboarding por lá. “Ao garantir essa integração, conseguimos alinhar desde o início cada novo talento à cultura, aos valores e propósito da empresa. E isso reduziu significativamente os gaps de adaptação e conhecimento, promovendo uma entrada mais fluida e confiante.” Segundo ela, essa jornada única foi essencial para criar uma base sólida de cultura.

Com duração de dois dias, o programa atual apresenta o ecossistema Afya de forma mais integrada aos novos colaboradores, conectando-os às diferentes áreas da empresa e garantindo, assim, o alinhamento de expectativas. Logo no início, ele também têm acesso à Universidade Corporativa, o que reforça, na prática, o valor que a empresa dá ao desenvolvimento contínuo. “O onboarding deixou de ser um momento de boas-vindas para se tornar uma etapa estratégica de cultura e engajamento”, explica Marina. Do lado do RH, integrar o onboarding a um processo de recrutamento mais assertivo significa, também, alavancar a jornada do colaborador e, ao mesmo tempo, fortalecer o posicionamento da área como agente analítico e propulsor de inovação.

Proximidade gera confiança

A força do projeto está, também, no acompanhamento mais próximo durante os primeiros meses de integração. Para isso, a Afya implementou um ciclo de escuta estruturado, com avaliações em três momentos-chave: no day one, no 45º e no 90º dia. Com base nesses feedbacks, a equipe consegue ajustar continuamente a experiência proporcionada e alinhar as expectativas com os gestores. Os resultados desse movimento são bastante claros: NPS (Net Promoter Score) acima de 90% já no primeiro dia, altos índices de engajamento nas pesquisas de clima e queda significativa na rotatividade nos seis primeiros meses. “Esse acompanhamento transforma o início da jornada em um período de construção sólida, onde o colaborador se sente visto, valorizado e parte de algo maior”, resume Marina.

Um dos ganhos mais visíveis foi o fortalecimento da cultura organizacional. A padronização do onboarding criou uma linguagem comum entre as unidades, independentemente de onde o colaborador esteja. Isso reduziu ruídos na comunicação, garantiu mais clareza sobre os processos internos e fortaleceu o senso de pertencimento. A proposta não foi apenas alinhar práticas, mas criar uma base simbólica para que cada novo talento soubesse onde está pisando. E, à medida que as conexões ganham força, a retenção de talentos também cresce. A lógica é simples, como bem aponta Marina: “quem é bem recebido tende a ficar, se desenvolver e disseminar a cultura da empresa”.

Além disso, Marina destaca como diferencial a conexão com o aprendizado desde o início da jornada, algo que elevou a percepção de valor em relação à experiência. Ao incluir os treinamentos da Universidade Corporativa no onboarding, o RH deu o primeiro passo para uma trilha mais autônoma e relevante. Cada conteúdo é pensado com base na área de atuação e acompanhado de perto pelo time de treinamento a fim de garantir o alinhamento com as metas do negócio. A mensagem, aqui, é clara: na Afya, aprender faz parte da cultura. “Também é uma forma muito direta de mostrar ao novo colaborador que seu desenvolvimento importa. A estratégia foi desenhada para despertar curiosidade e incentivar o protagonismo no aprendizado”, finaliza.

Em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo e acelerado por resultados, o papel do RH na criação de experiências mais humanas e de valor se torna ainda mais estratégico. Para a gerente de Cultura e Engajamento da Afya, o time de RH tem a responsabilidade — e a oportunidade — de (re)desenhar experiências que traduzam a cultura da empresa em cada detalhe. “Nossa atuação precisa equilibrar processos bem definidos e escaláveis com acolhimento genuíno e escuta ativa.” No fim das contas, o que se constrói vai além de um bom processo de onboarding: é o início de uma relação duradoura, que começa do jeito certo.

Onboarding com representatividade na Transpetro: o RH como articulador de inclusão e engajamento

Se a Afya mostrou como o RH pode ganhar força ao integrar recrutamento e onboarding em uma jornada estratégica com apoio da tecnologia, a Transpetro trouxe à tona outro ponto essencial da inovação em gestão de pessoas: o acolhimento como parte dessa abordagem. Por lá, a experiência dos novos colaboradores começa com o compromisso de representar e respeitar a diversidade desde a primeira interação. Não à toa, o case foi destaque no Melhor RH Innovation na categoria Onboarding, ficando na segunda posição.

E quando esse cuidado se materializa em ações concretas, com espaço para escuta, inclusão e um onboarding desenhado com intencionalidade, o que se constrói é mais do que uma adaptação a um novo ambiente. É uma chance real de criar vínculos. “Isso é essencial para promover um sentimento de pertencimento e engajamento entre os novos colaboradores desde o primeiro contato”, crava Aline Fernandes Cardoso, gestora de Diversidade, Equidade e Inclusão da Transpetro.

Em vez de um onboarding genérico, a Transpetro se propôs a transformar o evento de ambientação em uma experiência diferenciada, com foco na representatividade. O objetivo era integrar pessoas diversas e criar um ambiente onde todos se sentissem não só à vontade, mas reconhecidos. Para isso, o RH fez questão de envolver as diferentes áreas da empresa para construir uma jornada coerente com os compromissos de diversidade e inclusão. Aline explica que era imprescindível ir além da apresentação institucional: para ela, o onboarding deve ser encarado como uma oportunidade para mostrar que na empresa há espaço para acolher diferentes histórias e formas de ser. Alimentação inclusiva, materiais acessíveis, salas de apoio e símbolos de representatividade foram alguns dos pontos trabalhados.

Segundo a gestora, o trabalho foi conduzido por um grupo multidisciplinar, com encontros periódicos e um cuidado coletivo para que cada detalhe do onboarding refletisse, de fato, os valores da Transpetro. Logo de cara, os painéis sobre diversidade, cultura e neurodiversidade mostraram aos recém-chegados que a ambientação não era um simples encontro de boas-vindas, mas um momento de escuta e reflexão sobre as diferenças. Um reflexo claro da cultura que a empresa quer ver acontecendo na prática, todos os dias. “São temáticas que ajudam a sensibilizar os colaboradores sobre a importância do respeito à diversidade e a criar um espaço onde todos se sintam valorizados e respeitados como são”, reflete.

RH como ponte entre estratégia e pertencimento

Ao articular comunicação, saúde, logística e liderança nesse processo, o RH da Transpetro demonstrou, na prática, que inovação em gestão de pessoas se faz com acolhimento e boas doses de colaboração. O resultado foi um onboarding mais sensível, participativo e plural, desenhado a muitas mãos, com o RH no papel de articulador da cultura — e não só de executor. Para Aline Fernandes, cabe ao RH garantir que diversidade e inclusão, além de outros aspectos culturais, estejam presentes em toda a jornada do colaborador — do recrutamento, passando pelo onboarding, até as vivências diárias de cada time. Quando isso acontece, o pertencimento se fortalece naturalmente.

Não por acaso, as pesquisas internas realizadas após essa nova experiência apontaram resultados bastante positivos, com altos níveis de satisfação em dimensões como engajamento, clima e pertencimento. Segundo Aline, o “orgulho de ser Transpetro” apareceu com força nos relatos dos novos empregados, indicando que o impacto foi real e, também, emocional. “A abordagem inclusiva e acolhedora facilitou a integração dos novos empregados, aumentando a satisfação e a produtividade no ambiente de trabalho”, conclui. É por isso que, quando o início dessa jornada é pensado com cuidado, o ciclo da experiência do colaborador tende a ser mais estável e potente.

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