Para enfrentar a pandemia do coronavírus, o Mitsubishi UFJ Financial Group (MUFG) quebrou paradigmas. Trocou sua atuação clássica por uma fórmula de trabalho heterodoxa O que, no caso de um grupo com DNA japonês, se trata de algo especial.  

Com sede em Tóquio e 3 mil escritórios em mais de 50 mercados pelo globo, o MUFG é um dos maiores bancos estrangeiros do mundo. Nas Américas, cerca de 80% dos funcionários já estão trabalhando remotamente. Aqui no Brasil, o número é quase total.

Logo após declarada a pandemia do novo Coranavírus,  a matriz do banco destinou uma ajuda emergencial de US$ 3 milhões para apoiar seus funcionários, clientes e instituições sociais na primeira fase dessa crise.

Na linha de frente da ‘operação home office’ no Banco MUFG Brasil está Alexandra Roth, Diretora de Recursos Humanos e Comunicação Corporativa Brasil e América Latina.   

“Nós somos uma empresa japonesa; portanto, com uma série de mitos sobre trabalho a distância. Desde ano passado, estávamos em uma jornada de implementar vários programas, que eram embrionários na empresa. Com a necessidade, todos sofreram uma aceleração. Nem nos nossos sonhos mais loucos, a gente imaginou que essa base e esse ferramental em caráter piloto se prestariam para um trabalho 100% remoto”, conta.

No período de uma semana, todos os funcionários que não tinham equipamento já estavam com laptops novos; todos os computadores foram configurados e os 250 colaboradores foram para casa em ponto de bala para trabalhar.

“Foi um processo muito intenso, mas lindo de ver. A liderança estava focada e com a missão muito forte de proteger o bem-estar dos funcionários. A gente percebia as pessoas se sentindo valorizadas, tirando selfie com o laptop novo. Foi um momento de muito orgulho. Percebemos, ali, que o que estávamos testando como um projeto piloto funcionava. E funciona. Hoje estamos todos trabalhando de maneira remota”.

Sobre os novos desafios, a estratégia desenhada para manter a liderança segura e equipe coesa, a força-tarefa das áreas e a comunicação entre as unidades na esfera global, Alexandra nos conta a seguir.

Passado o primeiro momento, como está indo o processo do trabalho remoto?

O desafio do trabalho remoto é como fazer cada um se sentir pertencente a uma comunidade. A gente vem trabalhando forte em nos comunicar com as pessoas. Para isso, temos uma parceria super forte com a área de comunicação interna. Procuramos manter as pessoas informadas.

Quais são as maiores dificuldades, do ponto de vista mais prático?

Temos enormes desafios. Não é tão fácil, por exemplo, ter a capacidade de recursos visuais que gostaríamos. O vídeo ajuda muito, mas consome um monte de internet. Não conseguimos ter esse “face-to-face” virtual. Então, procuramos trabalhar com recursos alternativos para manter o contato.

Programamos uma rotina na qual fazemos duas calls de 15 minutos por dia, de manhã e à tarde. Chamamos de “touch face”. Mesmo sem update de negócio, queremos saber como cada um se sente, como cada um está.

Incentivamos muito o contato, pois sabemos que o papel do gestor, nesse momento, é o de manter a equipe atualizada e amparada.

E o que vocês fazem para dar esse suporte aos funcionários, além das calls diárias?

Nosso fornecedor está muito antenado às necessidades do plano médico que adotamos na empresa. Assim, conseguimos oferecer desde médico na tela até psicólogo na tela.

O corporativo dos Estados Unidos lançou alguns programas que adaptamos para a América Latina, então tem um programa de days off, que são dias para tirar — que não são férias e nem são descontados — caso tenha alguma dificuldade logística, criança em casa ou um idoso para quem precisa fazer compras.

Num outro programa, as pessoas podem pedir reembolso de equipamentos complementares, que tornem o home office mais agradável. Você fica na frente do laptop o dia inteiro e a mão já não consegue mais teclar. Então, pode comprar um teclado novo e pedir reembolso. Esse equipamento depois vai ficar para você.

A gente vai conversando com as pessoas sobre isso. Essa semana, por exemplo, vamos lançar uma campanha na qual elas vão gravar um vídeo de um minutinho dizendo “como estou?”, “como é meu ambiente de trabalho e como eu me adaptei?”.

E foi engraçado, quando eu gravei o primeiro vídeo. Estava meio desesperada com meus filhos, que estão estudando em casa, meu marido, que está trabalhando em casa e o cachorro que late. Eu gravei na cozinha, com pratos e cacho de banana… O vídeo mostrou a vida como ela é.

Não sou a única que está passando por isso. Estamos encontrando diferentes maneiras de manter o contato. Nosso presidente mandou um e-mail contando como ele está e agradecendo a todo mundo pela disponibilidade. Dentro desse limão todo, a gente está fazendo uma boa limonada.

Ontem, o RH e o Jurídico estavam trabalhando juntos e foi muito positivo. Aí fizemos uma happy hour virtual para dar o abraço (também virtual!) da vitória. É você fazer esse negócio de se dar um tempo para fazer o que você faria naturalmente no escritório. Isso não pode perder.

E falando das parcerias do RH, você pode me contar um pouco como as áreas estão unindo forças e colaboração?

É num momento de crise que a gente vê as parcerias florescerem, ou não. Um exemplo recente, que me senti super orgulhosa, foi a vacina contra gripe a gente dá para os funcionários do escritório em uma clínica parceira.

Para preservar as pessoas, conversamos com o administrativo, o jurídico, a comunicação interna e fizemos uma campanha de vacinação dentro do estacionamento do nosso escritório, em drive-thru.

Com hora marcada pela internet, funcionários e seus familiares, e os terceiros, receberam a vacina com organização e proteção. Mas isso só foi possível porque todo mundo estava imbuído em fazer funcionar. E esse é o espírito que a gente tem sentido.

Depois do primeiro momento de emergência, começamos a fazer a regularização de coisas que implementamos. Estamos gerando protocolos. Um deles é que todos devem assinar o seu acordo de trabalho remoto on-line, para evitar que as pessoas mandem papel, usem o courier. O jurídico está trabalhando em conjunto com a gente para isso. São diversos caminhos, sem falar em todas as campanhas de comunicação interna.

O MUFG Brasil tem um comitê de crise?

Sim. Criamos um comitê de crise que é multidisciplinar, um “multi-tudo”. Tem gente de operações, tem gente de tecnologia, de RH, de jurídico, de comunicação, tem o nosso presidente, os dois vice-presidentes, a pessoa de risco.

O objetivo maior foi, primeiramente, organizar nosso trabalho remoto. Desde as tomadas de decisão em torno de equipamento, formato e implementação, mandar o pessoal para casa, até o help-desk em casa. Como a gente trabalha tudo isso, como tratar um caso confirmado da doença, qual o protocolo a seguir para contatar essa pessoas e todas com tenham se relacionado; todo o processo de envio de mensagens, campanhas…

No começo, nos víamos todo dia às 17h30, virtualmente. Agora a gente continua se vendo, mas duas ou três vezes na semana, porque considera que está num modus operandi de business as usual.

Vocês têm a intenção de manter parte da equipe em home office, depois que a crise do coronavírus passar?

Aqui tem dois aspectos. O que a gente conquista, não abre mão. Então, sim, estamos pensando com muito carinho no que aprendemos até aqui — e que funciona. Também estamos considerando o bem-estar daquele funcionário, que talvez more muito longe e passe três horas de seu dia em transporte. Como a gente pode ajudar essa pessoa e se a sua função pode ser feita remotamente. Tem que ser analisada a combinação indivíduo e função.

Na verdade, estamos pensando em como vai ser o retorno, de modo geral. Participei de reuniões essa semana com um pequeno comitê e começamos a conversar sobre como seria essa volta.

Está tudo muito incerto. Mas o que a gente sabe é que não vai voltar como sempre foi. Temos que repensar, por exemplo, as questões físicas. O coronavírus ainda estará circulando. Como manter distanciamento dentro do escritório? Que tipo de equipamento de proteção a gente precisa ter? Parece um assunto remoto, mas não podemos nos dar ao luxo de não pensar no assunto. E é nisso que estamos pensando agora.

O MUFG é um banco muito grande, espalhado em diversos países. Vocês fazem trocas de experiências?

Sim, trocamos muito e aprendemos também. Tenho responsabilidade sobre a América Latina, então, participo de calls semanais regionais com Canadá e Estados Unidos, e eu representando América Latina.

Uma vez por semana, pelo menos, é feita uma reunião com os RHs dos países latinos — Argentina, Chile, Peru, Colômbia, México e Brasil. Conversamos sobre os nossos aprendizados, dividimos nossas melhores práticas e onde elas são possíveis de serem implementadas.

Você pode concluir falando o impacto de todas essas mudanças sobre os colaboradores e seus líderes?

É muito estranho, mas você pode estar mais próximo estando longe. E essa é uma lição aprendida enorme para todas as organizações. De que proximidade não é distância física, necessariamente. Mas, sim, de cada um se sentir valorizado e respeitado.

Temos recebido mensagens de alguns funcionários que me deixam com muita esperança. Eles dizem que nunca sentiram tanto orgulho do pertencer.

A gente teve de lidar com um caso de coronavírus. Estamos todos bem, mas decidimos que iríamos tratar diretamente com todas as pessoas desse caso e todas as que ela teve contato. Então, ligamos, fizemos acompanhamento quase no corpo a corpo virtual.

E escutamos das pessoas: “Nunca pensei que o RH iria ligar para perguntar da minha família, se eu estava precisando de alguma coisa, se podiam me ajudar com entrega de supermercado”.

Na vacinação, demos álcool gel para cada funcionário. Uma funcionária que mora muito longe me falou sobre a alegria da sua mãe ao levar o pote de álcool gel para ela. “Eu nem consigo te explicar, de verdade, super obrigada”. Foi uma ideia do pessoal de administração que cuida do nosso estoque. E foi muito apreciada.

Quando tudo isso acabar, acho que a gente não vai voltar igual. Os pequenos detalhes vão fazer cada vez mais a diferença. O mundo não vai mais ser o mesmo e eu tenho muita esperança de que muita coisa vai estar melhor. [Inês Pereira]