Como integrar pessoas em um ambiente de trabalho que é, ao mesmo tempo, presencial, digital, acelerado e profundamente humano? A resposta passa pelo modo como o onboarding é desenhado pelo RH: menos como formalidade e mais como jornada cultural. Nessa lógica orientada pela inovação, a integração – que pode ser assíncrona e híbrida – se torna uma experiência mais diversa, que respeita ritmos individuais, conecta colaboradores em formatos diferentes e fortalece a cultura antes mesmo do day one. Quando a integração é reduzida a um evento rápido e engessado, o resultado é um protocolo que não acolhe nem informa. Aqui, porém, não falamos apenas em dar significado à chegada, e sim em avançar para um modelo escalável, humano e estratégico, capaz de alimentar o orgulho de pertencer desde o início.

A primeira grande virada de chave é reconhecer que o onboarding é uma parte importante da estratégia de gestão de pessoas, e o RH precisa dedicar-se a torná-lo significativo e acessível. Mesmo hoje, ainda há empresas tratando o processo de integração como um checklist apressado, com direito a crachá, apresentação rápida, tour pelo escritório e fim. Mas cultura se experimenta, não se “entrega” como um kit de boas-vidas. A inovação entra justamente nesse ponto ao permitir que o onboarding aconteça de diferentes formas, sem se limitar a protocolos.

O colaborador é protagonista

Mas o que muda, na prática, quando o RH opera o onboarding como jornada e não como evento? Muda o tempo, muda o tom, muda o impacto. O colaborador deixa de ser um convidado para se tornar parte de uma narrativa maior. E isso não tem nada a ver com mimar ou idealizar o ambiente, e sim com reconhecer que pertencimento não nasce de um organograma, e sim de símbolos, ritos e conversas.

No modelo assíncrono, por exemplo, o onboarding não depende de que todos estejam no mesmo lugar ou no mesmo horário. Já no híbrido, é possível combinar momentos presenciais e digitais, síncronos ou assíncronos, criando uma experiência mais adaptada ao ritmo atual de trabalho. Uma coisa é certa: independentemente do formato, essa é uma abordagem que parte do entendimento de que cultura não se transmite por protocolos, mas por comportamentos, narrativas e símbolos capazes de dar sentido à jornada do colaborador. Não à toa, para Fabiana Guimarães, líder de Talent Acquisition na epharma, esse movimento reposiciona o RH como agente de transformação organizacional, já que passa a influenciar cultura e engajamento com o apoio de dados, tecnologia e empatia.

Personalização, dados e retenção como resultado

Trata-se de uma função mais sofisticada, que envolve acolher e arquitetar jornadas, ao mesmo tempo em que ajuda o novo talento a entender o papel que vai desempenhar e por que aquilo importa. Nas palavras de Fabiana, “ao transformar o onboarding em uma jornada personalizada e orientada por propósito, o RH reforça seu papel estratégico, promovendo inovação não apenas em processos, mas na forma como as pessoas se conectam à empresa e constroem significado no trabalho”.

Na teoria, integrar parece simples; já na prática, exige sensibilidade, método e uma compreensão profunda de que cada cultura é única – e, por isso, não existe um manual universal. Então, eis aqui a pergunta-chave: como criar um onboarding que realmente faça diferença para quem chega? A epharma encontrou sua resposta quando percebeu que o formato tradicional já não acompanhava nem o ritmo do trabalho contemporâneo nem as expectativas da nova geração de talentos.

Como explica Fabiana Guimarães, o caminho foi adotar um onboarding assíncrono, digital e acolhedor, alinhado à realidade híbrida da empresa e sustentado por tecnologia, trilhas gamificadas e uma arquitetura clara de experiência. “Percebemos que o formato tradicional, centralizado e síncrono, nem sempre garantia a mesma qualidade de experiência para todos, especialmente em um contexto de times distribuídos e diferentes ritmos de aprendizagem”, afirma.

Jornada contínua x treinamento linear

Nesse modelo, a autonomia não é tratada como gentileza, e sim como método para que cada colaborador avance no próprio tempo, sem perder coerência nem contexto. É esse equilíbrio entre personalização e consistência que torna o processo mais poderoso, porque reduz ansiedade, amplia a clareza e evita que a cultura se perca entre as lacunas do processo. “Substituímos a lógica de um treinamento único e linear por uma experiência contínua de integração e aprendizado”, complementa a líder de Talent Acquisition.

Façamos, agora, um exercício rápido de imaginação. No primeiro dia de um novo colaborador, em vez de encarar uma sala lotada e apresentações em sequência, ele inicia uma jornada que não termina no day one. Inicialmente, ele tem acesso a conteúdos diários sobre missão, valores, cultura e ferramentas; já nas semanas seguintes, participa de trilhas sobre áreas e produtos. Além disso, entre um módulo e outro, pesquisas curtas e feedbacks contínuos ajudam o RH a ajustar rotas, melhorar linguagem e aprofundar aprofundar temas. “Esses insights são usados para ajustar a jornada em tempo real, seja adaptando o formato de um módulo, ajustando a linguagem ou aprimorando o suporte ao colaborador”, complementa.

Tudo assíncrono, acessível e com propósito. E cada detalhe importa, porque o onboarding é um momento sensível na experiência de quem chega – e um processo malconduzido pode, sim, afastar talentos antes mesmo do primeiro feedback.

Flexibilidade

Para Fabiana, é nesse intervalo inicial que se formam as percepções de cuidado, clareza e pertencimento. “Essa estrutura garante que, mesmo com a flexibilidade do formato assíncrono, todos vivenciem a cultura epharma de maneira genuína e integrada, fortalecendo o senso de pertencimento e propósito desde o início”, reflete, destacando que a personalização não desorganiza o processo de integração – ela o orienta.

Mas esse modelo funciona? Os resultados indicam que sim, e não apenas no papel. Segundo a liderança da epharma, o consumo de conteúdos aumentou 800% desde a adoção do onboarding assíncrono, enquanto o turnover no período de experiência foi simplesmente zerado, algo raro em um mercado tão tensionado. “Esses resultados comprovam que investir em tecnologia e personalização é investir em pessoas. Quando o colaborador encontra um processo de onboarding que respeita seu tempo, desperta curiosidade e reforça o propósito da empresa, o engajamento cresce de forma natural”, resume.

Por trás desses números há uma lógica simples e potente: quando o RH trabalha para dar sentido ao onboarding, o aprendizado atrai o colaborador pela sua clareza e conexão com a cultura da empresa. Na prática, quando vivencia algo assim, tem mais segurança e motivação para permanecer e crescer dentro da empresa. Além disso, há também uma reflexão importante sobre tempo. Enquanto o mercado ainda insiste em integrar pessoas em um único dia ou semana, a epharma entendeu que essa jornada cultural precisa ser mais generosa, podendo durar até seis meses.

Híbrido, humano e orientado por propósito

Se integrar já é um desafio no singular, imagine quando o onboarding precisa funcionar para múltiplos times, diferentes contextos de trabalho e ritmos distintos. Nesse cenário, o RH é convocado a pensar menos como área de apoio e mais como designer de experiências. Na BASF, essa virada já aconteceu. Segundo Lívia Osbi, diretora de Pessoas para a América do Sul, o onboarding não pode, jamais, ser encarado como um mero ritual introdutório, mas como um componente estratégico de cultura – e, por isso, precisa ser híbrido, acessível e capaz de engajar perfis diferentes sem perder coerência.

Entretanto, bem sabemos que nem todo mundo chega da mesma forma, no mesmo horário ou com a mesma bagagem. Por lá, a resposta para essa contenda veio com um modelo de onboarding híbrido, combinando momentos síncronos e assíncronos, presenciais e digitais, sem abrir mão do contato humano. A BASF partiu de uma lógica simples, mas que faz todo o sentido: se a jornada de trabalho já é plural, por que a integração seria linear?

Uma narrativa única para nove países

O desafio estava posto, tendo em vista a escala continental da empresa. Seria preciso entregar uma experiência consistente e, ao mesmo tempo, sensível às nuances de cada localidade.Foi essa equação que a BASF precisou resolver ao conceber o South America Campus, um modelo de onboarding híbrido e multicultural pensado para conectar colaboradores de nove países em uma mesma jornada.

Não à toa, o ponto de partida foi mais complexo do que parece: construir uma narrativa única sobre quem é a BASF – seus negócios, propósito e cultura – sem cometer o erro de homogeneizar realidades. Como lembra Lívia, essa era a peça-chave desse processo. Para viabilizar esse equilíbrio, a companhia não apenas redesenhou conteúdo, mas estruturou uma governança específica. A área de Employee Experience foi integrada diretamente a People Services, aproximando Recursos Humanos, Diversidade, Equidade e Inclusão e Saúde & Bem-Estar. Nas palavras da diretora, essa integração possibilitou uma jornada “transversal, inclusiva e humanizada, que respeitava tanto as diretrizes globais quanto as nuances locais”.

Esse é um ponto que vale sublinhar: quando onboarding e RH aparecem juntos na mesma frase, não estamos falando de checklist operacional, mas de cultura, inclusão e experiência humana. No caso da BASF, com DEI e Bem-Estar dentro da mesma engrenagem, o onboarding passou a funcionar como um espelho da organização. “O resultado foi uma jornada integrada que acompanhou o colaborador desde o processo seletivo até o onboarding, com experiências híbridas que uniam tecnologia, empatia e propósito”, resume Lívia.

Híbrido não é sinônimo de solitário

E como o híbrido ganhou forma na prática? A resposta envolve convivência entre mundos. De um lado, vivências presenciais, como visitas a unidades, speed dates e encontros de networking. De outro, experiências no metaverso que eliminavam barreiras geográficas e aproximavam pessoas em diferentes contextos. Imagine a cena: profissionais recém-contratados circulando por espaços virtuais, acessando conteúdos e tirando dúvidas, enquanto se preparam para uma visita presencial no dia seguinte. Segundo ela, esse tipo de composição, arquitetada pelo RH, fez o onboarding híbrido ganhar densidade. “Ao longo dos últimos três anos em que esteve ativo, mais de 650 colaboradores de nove países participaram do programa”, destaca a porta-voz da BASF.

Outro elemento interessante foi o cuidado com aspectos práticos. Coisas aparentemente simples como idioma, fuso horário e acessibilidade digital fizeram parte do projeto. Parece detalhe, mas não é. É o tipo de camada que o RH precisa considerar quando o onboarding se torna regional. Isso também dialoga com o que vimos na epharma: quando a tecnologia é aplicada com intenção e sensibilidade ao capital humano, ela escala cultura.

Cultura não se explica

Mas o que realmente chama atenção no case da BASF foi o trabalho da liderança. No South America Campus, o Comitê Executivo da América do Sul participou ativamente das sessões. Não para discursar, mas para conversar – contar trajetórias, abrir espaço para perguntas e expor vulnerabilidades. E o efeito simbólico disso é imenso. Como explica Lívia, “a presença ativa do Comitê Executivo humanizou a liderança e reforçou a transparência e a proximidade”.

Por lá, essa forte combinação de imersão virtual e momentos presenciais reforçou o senso de comunidade e ampliou o entendimento sobre o propósito do negócio. Lívia sintetiza esse espírito de forma potente: “Se as conexões químicas movem o negócio da BASF, as conexões humanas movem a cultura da empresa”. É uma frase que, por si só, revela o salto conceitual do onboarding quando o RH assume o papel de guardião de cultura e experiência, deixando para trás a função de executor de processos.

Questão de tempo

Outro recorte importante é o tempo. Enquanto boa parte das empresas ainda concentra onboarding em poucas horas, o South America Campus durava cerca de 100 dias e começava no preboarding. Em gestão de pessoas, o tempo conta demais. Ao inserir pessoas nessa antes mesmo do início formal, o programa ampliava o sentido de fazer parte da BASF. Lívia explica que “desde o preboarding, o novo colaborador era inserido em uma narrativa que reforçava propósito, pertencimento e clareza de papel”. É interessante perceber como essa lógica espelha a da epharma: ambos tratam o onboarding como jornada, não como evento.

Mas esse modelo funciona? Os dados sugerem que sim. Atingir NPS (métrica de satisfação) acima de 80 não é comum em processos de integração. Na BASF, esse resultado refletiu um desenho em que o RH e as demais áreas caminharam juntas criar uma experiência híbrida completa de onboarding, com tecnologia, liderança epropósito no mesmo plano. O projeto também opera em ciclo contínuo de feedback, o que permite ajustes finos a cada edição. “Isso assegura um ambiente de confiança e bem-estar psicológico, enquanto o conteúdo técnico e de negócio reforça a relevância da BASF para a sociedade”, pontua Lívia Osbi.

O reconhecimento externo também apareceu. O Campus conquistou o 1º lugar no Think Work Innovations e no Circuito Employer Branding 2024, ambos na categoria Employee Experience.

Onboarding como estratégia fundamental de RH

No fim das contas, o que a BASF e a epharma demonstraram é que onboarding só faz sentido quando coloca as pessoas acima dos protocolos. Ao aproximar Employee Experience, Diversidade & Inclusão, Bem-Estar e Recursos Humanos, as companhias deram um passo além, reposicionando o RH como protagonista da cultura organizacional. Um RH que inspira, conecta e influencia o negócio. Um RH capaz de transformar um rito de entrada em uma experiência profundamente humana e significativa.

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