O digital conquistou força no dia a dia das pessoas e empresas influenciando a maneira como os profissionais lidam com o trabalho. Surgiram novas relações profissionais, rotinas e formas de fazer carreira e com o onboarding não seria diferente.

Em tempos pandêmicos o processo de integração do colaborador à cultura da empresa e à sua equipe torna-se mais difícil devido ao distanciamento físico. A possibilidade de criar relações pessoais de forma presencial com seus colegas e o momento do “cafezinho”, que proporciona encontros casuais e trocas entre uma reunião e outra, deixaram de existir para muitos profissionais tornando mais complexo o aspecto de interação e sociabilidade no trabalho.

Diversos recursos e ferramentas têm sido utilizados buscando diminuir essa distância entre empresa e colaborador e entre os próprios funcionários. Kits de boas-vindas, happy hour virtual, videoconferências, tutoriais, plataformas de treinamento e uso de realidade imersiva são algumas delas.

Visando compreender como as empresas têm realizado o onboarding durante a crise sanitária, a MELHOR entrevistou alguns gestores para saber mais detalhes de como esse processo tem ocorrido.

Como tem funcionado o onboarding digital?

– Gerusa Pires, gerente de Pessoas e Cultura da Conectt Math

Antes da pandemia, tínhamos um onboarding híbrido, assim como o R&S. No caso da integração, profissionais de localidades em que não havia um representante do time de Pessoas e Cultura passavam por todo o processo de contratação a distância, mas em seu primeiro dia eram recebidos pelo líder ou algum colega de referência para entrega do “Welcome Kit” e apresentação ao ambiente, sendo que a integração institucional já era feita de forma remota.

Atualmente, estamos pilotando nosso Programa de Onboarding 100% Digital, que envolve envio de documentação e entrega do “Welcome Kit” na casa do novo colaborador. Todo o resto do programa também ocorre remotamente.

Nosso programa está dividido em Onboarding Institucional, que contempla integração com a empresa, o negócio, a cultura e os programas de RH, além de preparação para o uso de equipamentos e ferramentas de trabalho, e em Onboarding na Função, que inclui integração com o líder, apresentação de área, dos projetos, clientes, da função, do alinhamento de papel e das expectativas, bem como a interação com o “padrinho”, que acompanhará o profissional ao longo dos seus primeiros tempos na organização.

Após o Onboarding na Função, o novo colaborador entra no ciclo de acompanhamento de experiência, com encontros semanais com liderança, RH e padrinho.

– Daiane Peretti, gerente de Pessoas do Olist

Conseguimos adaptar nosso modelo presencial quase totalmente para o remoto. O onboarding institucional dura dois dias e meio e participam dele todos os novos colaboradores, independentemente da área de trabalho.

A integração começa com as boas-vindas do nosso CEO. Em seguida, fazemos uma dinâmica para que as novas pessoas se conheçam e damos uma aula sobre o nosso segmento de atuação (e-commerce). Depois, apresentamos a história da nossa empresa, a missão, a visão e os valores.

Começa então a integração com as áreas, em que um representante de cada setor da companhia aparece no onboarding para explicar o que a sua área faz. Quando todo esse processo acaba, os novos funcionários vão para a integração funcional, dentro dos departamentos em que irão trabalhar. Nessa etapa, usamos uma plataforma com trilhas de treinamento, o Skore.

– Camila Schneider, head de Gestão de Pessoas da Sputnik

Hoje podemos alinhar e engajar os colaboradores através de diversas ferramentas como videoconferências, microlearnings, realidade imersiva e outras. Todas elas vêm para deixar os colaboradores ainda mais próximos, mesmo que estejam distantes fisicamente, facilitando o processo de integração da cultura organizacional.

A nossa integração funciona da seguinte forma: adaptamos o nosso kit de boas-vindas e, além dos mimos, enviamos para a casa dos colaboradores o computador e adaptador. Começamos o primeiro dia de trabalho com uma reunião com a nossa CEO Mariana Achutti dando as boas-vindas e compartilhando um pouco do histórico da empresa.

Depois fazemos uma atividade de check-in com todos os colaboradores para uma recepção geral. Também apresentamos nossos objetivos, propósito, valores, metodologia e estruturas da organização através de mecanismos interativos e microlearnings, além de mostrarmos as ferramentas que usamos no dia a dia através de tutoriais.

Normalmente, finalizamos esse processo com videoconferências com os gestores específicos de cada área para as pessoas se sentirem acolhidas e entenderem como funciona o cotidiano de cada departamento.

– Carolina Dassie, CEO da Hisnek

Contratamos uma especialista em UX Research e no onboarding digital dela fizemos um happy hour virtual para apresentá-la para toda a equipe. O que faríamos presencialmente fizemos no virtual, para que haja a interação na equipe e para que ela já comece a se sentir parte do time.

O que se observa em termos de perdas e ganhos?

– Gerusa Pires

Como estamos em fase piloto, ainda é cedo para sabermos exatamente quais são as perdas e os ganhos. Porém, já imaginamos que ao implantarmos um onboarding virtual perdemos até certo ponto em interação, ainda que nossos rituais estimulem a troca diária e constante entre as equipes. Sabemos que o online não substitui os contatos presenciais. Conseguimos formar vínculos e estabelecer relações no digital, mas claro que é diferente, especialmente para quem está chegando na empresa.

Os ganhos já percebemos que são o conforto e o sentimento de pertencimento do profissional que, ao entrar em uma empresa, recebe na sua casa todos os equipamentos para o trabalho e diversos mimos embalados para presentes com cartões de boas-vindas como gestos de atenção e carinho. Mesmo à distância e em testes, percebemos que nossa integração já está proporcionando uma experiência positiva ao novo colaborador e isso é atingível presencial ou remotamente, dependendo de nós enquanto organização para fazer acontecer.

– Daiane Peretti

Tivemos apenas ganhos. Com as entrevistas remotas, a pontualidade dos candidatos é maior, já que estão menos suscetíveis a adversidades pelo caminho, como trânsito e acidentes.

– Camila Schneider

O processo remoto de recrutamento e seleção tornou-se mais barato, rápido, assertivo e ainda dá mais oportunidades para que mais candidatos participem do processo. Manualmente, seria bem mais difícil analisar cada currículo, cruzar com as informações do candidato ideal e dar feedbacks para todos os participantes.

Porém, as contratações equivocadas são bem comuns nas empresas e podem gerar um custo mais alto para elas como a perda de bons profissionais e prejuízos para o ambiente organizacional. Para evitar esse tipo de falha, é importante desenvolver uma cultura com uma prática de recrutamento contínuo e investir em ferramentas que sejam adequadas para encontrar a pessoa certa.

– Carolina Dassie

Para mim, a grande vantagem é a possibilidade de não se limitar à contratação de pessoas que possam vir presencialmente ao escritório. Quando não há essa limitação aumentamos a chance de encontrarmos talentos para o time.

Além disso, há uma economia no valor do investimento ligado ao aluguel físico do escritório, dado que não há necessidade de termos posições para todos os colaboradores. Em relação às desvantagens, elas podem ocorrer se não houver a preocupação em proporcionar conexão entre os membros do time remotamente