A comunicação interna desempenha um papel essencial na construção de uma cultura organizacional forte e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. Para alcançar esse sucesso, é fundamental entender não apenas o conteúdo das mensagens, mas também como essas mensagens são transmitidas e recebidas pelos colaboradores em diferentes níveis da organização. Jhonatas Mendonça, Gerente de Comunicação Interna da SulAmérica, inspirado pelas ações realizadas na empresa, traz insights sobre como a comunicação pode ser uma ferramenta poderosa para engajar equipes, fortalecer a cultura organizacional e garantir que as mensagens-chave cheguem a todos de forma eficaz. Tudo de forma simples e sem ruídos.

Comunicação, um processo coletivo

Em primeiro lugar, ele recomenda, a comunicação não deve ser vista apenas como um esforço isolado da área de comunicação, mas como um processo coletivo e integrado em toda a organização. E a comunicação interna não deve ser encarada como uma responsabilidade exclusiva de um departamento específico.

Para Mendonça, “a comunicação é um processo que independe da área de comunicação interna”. Ele lembra que, dentro de uma organização, esse processo ocorre o tempo todo — através da liderança, das interações informais entre colaboradores, e até mesmo nas pequenas conversas durante o intervalo para o café.

“A liderança, quando fala com o seu time, representa a empresa. O executivo, quando se posiciona para dentro ou para fora, é a empresa que está falando e isso acaba reverberando na equipe”, enfatiza o executivo. Com isso, ele aponta que a área de comunicação não deve “brigar contra a realidade” da comunicação que já está acontecendo dentro da empresa, mas, sim, ajudar a criar um ambiente onde as mensagens-chave sejam reforçadas e alcancem os resultados desejados.

A forma também é importante

Outro ponto destacado por mendonça é a importância do “tom” na comunicação interna. A maneira como uma mensagem é transmitida pode impactar diretamente a forma como ela é recebida e entendida pelos colaboradores. “O que a gente diz comunica, mas como a gente diz também”, afirmou.

A SulAmérica, por exemplo, apostou na comunicação mais descontraída durante a pandemia, para captar a atenção dos colaboradores. “A gente estava apostando ali numa comunicação mais disruptiva, no sentido de ser mais focada no humor, para a gente chamar a atenção deles, com vários atributos de cuidado”, conta. Observou que, com o tempo, a informalidade na comunicação teve um impacto além do esperado. “A maneira como se estava dizendo repercutia, a gente encontrava executivos falando daquela maneira com suas equipes.”

Esse tipo de comunicação mais informal, mas ainda focada nos valores da empresa, ajudou a criar um ambiente mais aberto e colaborativo, o que foi especialmente importante em um momento de incertezas durante a pandemia.

Cacofonia de informações: como se destacar?

Mendonça também menciona a “cacofonia” que todos enfrentam no cotidiano. Com tantos canais disponíveis — WhatsApp, redes sociais, e-mails pessoais, entre outros — a comunicação interna das empresas precisa ser inovadora para conseguir chamar a atenção. No entanto, ele ressalta, inovar nesse quesito não significa, necessariamente, usar as últimas tecnologias ou ferramentas.

Ao falar sobre os canais de comunicação, o executivo compartilha o exemplo da SulAmérica: apesar de todo o avanço tecnológico e da criação de novas ferramentas, a empresa ainda depende amplamente do e-mail para se comunicar internamente. “Para o modelo de trabalho da SulAmérica, hoje, o principal canal é o e-mail”, disse. Embora a equipe tenha testado outras plataformas, como redes sociais corporativas, a dificuldade em migrar os colaboradores para novos canais criou um obstáculo para usá-los. “Quando se trata de comunicação, o grande ponto de inovação está na linguagem, na maneira como você está dizendo as coisas”, conclui.

A SulAmérica mantém uma taxa de abertura de e-mails de cerca de 80%, o que, somado à percepção de que a mensagem está sendo propagada, indica que o canal está funcionando, não há necessidade de forçar a adoção de novas ferramentas, segundo o executivo. Mendonça então destaca que, muitas vezes, “menos é mais”, e a simplicidade no uso dos canais pode ser mais eficaz do que buscar a inovação tecnológica apenas por uma questão de “moda” e contribuir para uma espécie de “infotoxicação”.

Simplicidade e mensuração: elementos essenciais para o sucesso

Outro ponto é a simplicidade na comunicação. Para ele, a comunicação interna precisa ser clara e direta, de modo que todos os colaboradores compreendam as mensagens de forma fácil e rápida. “O mais simples: quanto melhor você conseguir explicar o que você está fazendo para uma criança, maior a chance de atingir o objetivo”, enfatiza.

Além disso, ressalta a importância da mensuração. A área de comunicação interna não pode se dar ao luxo de agir sem saber os resultados de suas ações, ele recomenda. “Nada do que não pode ser mensurado deve ser priorizado.”

Novamente o e-mail da SulAmérica foi citado como exemplo: se tivessem apenas a alta taxa de abertura do correio eletrônico, sem outra métrica ou percepção de resultado, talvez devessem reconsiderar o uso de outras ferramentas de comunicação interna. “Se eu estou pedindo para a pessoa fazer algo e 80% está abrindo as mensagens, mas ninguém fez, a minha comunicação não funcionou”, disse, reforçando que a mensuração deve estar atrelada aos resultados concretos.

Descentralização da comunicação: empoderando a Liderança

Mendonça considera a descentralização da comunicação um conceito vital para o sucesso da comunicação interna. Para ele, é importante empoderar a liderança para que ela também seja responsável pela comunicação com suas equipes. “A gente precisa capacitar o líder para que ele possa falar no nosso lugar, mesmo que isso dê mais trabalho para a gente.”

Ele explica que, ao empoderar os líderes para se comunicarem diretamente com suas equipes, as mensagens se tornam mais eficazes. “Quando o líder fala, a mensagem chega de uma maneira mais direta e é mais efetiva”, afirma. No entanto, ele reconhece que esse processo exige mais trabalho da área de comunicação, que precisa garantir uniformidade nas mensagens, mesmo que os líderes usem diferentes estilos de comunicar.

Capacitação e o desafio da Média Liderança

O maior desafio para o executivo, no entanto, está na capacitação da média liderança. “A gente está sofrendo pressão das equipes de baixo, que não têm visibilidade de tudo, e da alta liderança, que está com a estratégia na mão”, explica. A média liderança é fundamental para garantir que as mensagens-chave cheguem aos colaboradores e, ao mesmo tempo, que a cultura da empresa seja preservada em todos os níveis.

Conclusão: a comunicação como pilar estratégico

O Gerente de Comunicação Interna da Sulamérica deixa uma mensagem para os profissionais de comunicação e RH. “A comunicação não é só sobre comunicar mensagens, mas sobre ter a intenção clara no que queremos comunicar”, afirma. Ele reforça que a área de comunicação precisa ser influente dentro da organização, ajudando a construir mensagens estratégicas e a garantir que elas sejam entendidas e disseminadas de maneira eficaz, tanto pela liderança quanto pelos colaboradores.

As informações apresentadas por Mendonça fizeram parte de explanação durante o evento Comunica Aqui: Caminhos para o Futuro da Comunicação com Colaboradores, realizado pela Progic e Indicafix no Milenium Centro de Convenções, em São Paulo, no final de fevereiro. Saiba mais sobre o evento aqui.